XXX公司会议管理办法0901(1)

LOGO制度名称：会议管理办法制度编号：2020年XX月XX日发布签发：会议管理办法第1页（共10页）目录目录.........................................................1第一章总则.................................................2第二章职责与权限...........................................2第三章会议分类.............................................2第四章会议原则.............................................2第四章会议程序.............................................3第五章会议纪律.............................................5第六章附则.................................................6附件1：固定会议.............................................7附件2：会议签到表...........................................8附件3：会议纪要模板.........................................9附录：制度编修情况记录单....................................10会议管理办法第2页（共10页）第一章总则第一条目的及依据为为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司范围内会议的管理。第二章职责与权限第三条人力行政部是公司会议的归口管理部门，主要负责：（一）公司级会议的筹备、组织、召开、会务安排等全过程管理，做好会议督办与反馈。（二）负责公司级会议文件、材料、会议纪要等资料的准备、收集、编制、立卷存档。（三）负责公司内会议室统筹管理，协调会议室的安排。第四条公司其它各部门负责本部门承办会议的筹备、组织、实施、会务管理以及会议的落实与反馈等工作。第三章会议分类第五条按照级别公司会议分类如下：（一）公司级会议：周工作计划会、周工作总结会、年度工作总结会等。（二）专题会：主要指因销售、计划、质量、成本、进度等专项问题，需要跨部门沟通的沟通会、研讨会、碰头会等。（三）部门级会议：主要指各部门召开的每日早会、周例会等。（四）其它会议：包括临时会议、座谈会等其它会议。第四章会议原则（一）小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议管理办法第3页（共10页）会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。（二）会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。（三）会议纪要遵照“谁组织，谁记录”的原则。（四）会议纪要跟进落实遵照“谁组织，谁跟进”的原则。第四章会议程序第五章会议程序主要包含以下环节：(一)确定会议议题与议程(二)发布会议通知(三)会务准备(四)会议召开(五)整理会议纪要或决议(六)相关领导阅改、签批(七)发布、跟踪、执行会议纪要第六章确定会议议题与议程召开会议前，主办部门应与公司主管领导沟通，确定该次会议的议题，出席或列席人员，沟通会议议程安排。向人力行政部报备、协调会议室安排及会场布置。第七章发布会议通知(一)通知内容应包括：时间、地点、参会人员、议题、议程安排。(二)发布方式：除部门级会议或临时性会议外，一般应以书面或电子形式进行通知。(三)发布时间：会议通知应提前拟定，并于会议召开前1天发布，固定周例会无调整的，不再另行通知。(四)参会确定：出席会议人员应通过书面或者电子方式确认是否能会议管理办法第4页（共10页）如期出席，并作出相应安排。(五)参会人员接到通知后，应充分准备。如有必要，应提供发言主题的书面材料，并提前报送人力行政管理部备案打印，确保会议效率和质量。第八章会务管理(一)签到表(二)根据需要布置会议场所座次布局及桌签(三)会议需要设备的准备与调试（电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、投影仪、幻灯片或白板及白板笔）(四)茶水、茶具等根据会议内容和性质的不同进行相应的准备。第九章会议召开(一)会议召开过程应严格遵守会议纪律。(二)主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。(三)会议召开过程中，主办部门应做好相关会议记录。如有需要，做好录像与录音工作。(四)会议发言应控制时间，言简意赅，切忌长篇大论，反复累述，发表与会议议题无关的言论。(五)会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。(六)属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。第十章整理会议纪要、决议会议管理办法第5页（共10页）(一)公司重要会议均需由主办部门在会后整理会议纪要。如需对公司内部发布，应参照《公文管理办法》执行。(二)会议纪要编制注意事项：1.全面反映参会人的观点及会议结论。2.准确记录与会人意见，不能以个人喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点。3.会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出。4.涉及到工作内容安排的必须有明确的责任人、完成时间。第十一章相关领导阅改、签批会议纪要整理完毕后，应呈送分管领导进行审阅。如有存在争议点，与相关部门及领导确认后，进行修订、签批。第十二章发布并归档主办部门应于会议结束1天内，将通过签批的会议纪要发送给相关领导、部门负责人，同时上传电子版至内部工作交流平台，并监督、跟踪实施。第五章会议纪律第十三章会议纪律(一)指定专人负责签到。主持人提前5分钟到会，与会人员提前3分钟到会，并在《会议签到表》上签到，不得无故迟到、早退或缺席。对于公司级会议，如有特殊情况不能按时到会，请假人员应向主管领导说明事由，经批准向人力行政部备案。(二)公司级会议要求参会人员必须穿着白色衬衫、深色西裤、深色皮鞋，部门级别会议暂不做具体要求，参照员工日常行为规范执行，其他会议如有特殊要求，另行通知。(三)开会时间须关闭手机或调整至静音状态，不得在会场随意走会议管理办法第6页（共10页）动。(四)会议发言不宜过长，内容不得偏离议题，力求主次清楚，言简意明，发言内容不可出于个人利益或对他人有人身攻击。第十四章奖惩(一)定义1.迟到。所有参会人员必须提前3分钟达到会议室，未按时间到达的计为迟到。2.早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。3.缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。(二)处罚1.无正当理由迟到、早退每次处50元的罚款，实时缴纳。2.无正当理由缺席每次处以100元的罚款，实时缴纳。3.凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由会议通知人承担，实时缴纳。第十五章保密事项1.会议组织者及参会者均对会议内容负有保密责任，重要会议应事先做好保密防范措施；对涉密会议要制定保密工作预案。2.与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。3.涉及到秘密事项的会议纪要和决议，记录员应在指定场所整理，并且严格按照会议要求发送会议纪要或决议，控制知悉范围。第六章附则第十六章本办法自董事长/总经理签发之日起生效。第十七章本办法由公司人力行政管理负责解释。会议管理办法第7页（共10页）附件1：固定会议序号会议名称主题时间主持人参加人1早会（本周计划会）计划本周工作内容每周一08:30人力行政部公司各部门主管、副总经理、董事长、助理2总结会总结本周工作内容与问题每周六13:30人力行政部公司各部门主管、副总经理、董事长、助理附件2：会议管理办法第8页（共10页）附件2：会议签到表会议签到表表单编号：会议主题会议主持人会议时间会议地点迟到/早退/缺席人员人员签到序号参加人员签名部门序号参加人员签名部门116217318419520621722823924102511261227132814291530会议管理办法第9页（共10页）附件3：会议纪要模板会议管理办法第10页（共10页）附录：制度编修情况记录单制度基本情况制度名称XX管理制度生效日期：20XX年月日制度编号XKYX-XXXX-1XX-V1-20XX编写及修改情况记录单编修对象版号编修日期撰稿人修订概要XX管理制度V120XX年月XXX……