公文写作技巧详解

公文写作技巧详解公文的定义：在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。先了解几个定义公文处理工作：指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的原则：一是应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。二是必须严格执行国家保密法律、法规和公司保密制度，确保国家秘密和企业秘密安全。先了解几个定义常用公文文种主要有决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等9种。公文的种类决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。文种适用范围意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要信息或情况。报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，答复上级单位的询问或交办事项、上报有关材料等。公文适用范围请示：适用于向上级单位请求指示和批准。批复：适用于答复下级单位请示事项。函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。按照行文方向可分为：上行文、平行文、下行文行文规则根据受文单位确定是上行文、下行文还是上行文，简单的来说就是确定文种和公文格式。行文规则向上级单位行文时，应遵循以下规则：1.必须上行文，用请示、报告或意见文种。2.原则上主送一个上级单位，根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位，但不得抄送发文单位本部和下级单位。3.请示应一文一事。针对下级单位报来的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见，不得原文转报。行文规则向上级单位行文时，应遵循以下规则：4.报告不得夹带请示事项。5.除领导直接交办事项外，不得以单位名义向上级单位领导报送公文，不得以个人名义向上级单位报送公文。5.向市委市政府行文，行上行文，分管领导会签，公司主要领导签发。即，分管领导签发后，由公司总经理签发。行文规则向平级或不相隶属的单位行文时，应遵循以下规则：1.平行文，用函、意见或纪要文种。通知文种也可用于平级或不相隶属的单位之间行文。例如：公司内部部门与部门之间、事业、行政单位召集召开会议，就以通知的文种。行文规则向平级或不相隶属的单位行文时，应遵循以下规则：2.公司系统内平级或不相隶属的单位之间的重要行文，应抄送共同的上级单位。3.为了减少发文数量，同一单位的部门之间（公司内部各部门之间），一般不相互行文，可通过工作联系单或使用协同办公系统中的“任务协作”功能等方式商洽工作。行文规则向下级单位行文时，应遵循以下规则：1.下行文，用决定、通知、通报、批复、意见或纪要文种2.对本单位所属下级单位的重要行文，应抄送本单位的上级单位。向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。行文规则向下级单位行文时，应遵循以下规则：3.除上级单位或公司领导有明确指示外，原则上禁止转发上级公文。确需转发的文件，应严格按照转发类公文的规范格式并在上级来文注明的印发传达范围内转发。行文规则上行文：下级单位给上级单位行文。使用的文种有报告、请示、意见。下行文：上级单位给下级单位行文。使用的文种有决定、意见、通知、通报、批复、纪要。行文规则平行文：不相隶属的单位或平级单位之间的行文使用函。通知、通报、纪要、意见等文种，在有些场合也用在平行文中。例如：会议通知。意见文种比较特殊，可上行、可平行、也可下行。行文规则主要由起草、部门审核、其他部门会稿（可选）、办公室秘书核稿、分管领导会签（可选）、分管领导签发、文书编号、文印室排版、拟稿人校对、印刷、用印、转版、分发等环节组成。发文流程1.起草：拟稿人根据领导授意或发文需求和受文对象确定文种、草拟文件内容。起草公文内容要准确体现发文单位意图，做到简洁明了、主题突出、表述准确、观点鲜明，格式规范、层次清晰、结构严谨。公司文，要站在公司的角度撰写，例如给市政府一份请示，就不能我们财务部角度提请协调什么事情；部门文，要站在部门、专业管理的角度撰写。部门文可对内、对下，不对上、不对外。发文流程2.部门审核：主要审核公文格式内容是否正确。即行文规则是否正确（文种、公文形式）、主（抄）送单位、体例格式（层级）、文字表述、标点符号等内容是否正确，专业术语是否规范，专业数据是否准确。在审核无误后，部门领导要签署审核意见，并明确需要的会稿的单位和会签领导及签发领导。发文流程3.其他部门会稿（可选）：涉及其他部门职权范围内的事项时，公文主办部门应在行文前事先征求相关部门意见；如不能取得一致意见，主办部门应及时将相关意见报本单位领导裁定。在线下取得一致意见后，正式行文时还需送相关部门会稿。发文流程3.其他部门会稿（可选）：涉及其他部门职权范围内的事项时，公文主办部门应在行文前事先征求相关部门意见；如不能取得一致意见，主办部门应及时将相关意见报本单位领导裁定。在线下取得一致意见后，正式行文时还需送相关部门会稿。发文流程1.特急文件24小时内办结；2.紧急文件48小时内办结；3.不标急文件168小时（一周内）内办结。公文办理时限（一）关于公文标题由发文单位名称+关于XXX事项+的文种等三要素组成，三者缺一不可。发文单位名称可用全称或规范化简称，例如：“XX公司”，部门文为“XX公司XX部”。事由应该准确精炼概括公文的主要内容，从标题可一目了然指导公文的大概事项。实例讲解（一）关于公文标题标题一般不使用标点符号，仅在特定的情况下可使用引号、书名号、顿号、破折号、括号等符号。联合发文单位与单位之间，用空格，不用顿号。实例讲解（二）关于公文排版这里主要从标题、主送单位、正文和落款介绍1．公文标题。采用2号方正小标宋体字，一行或多行居中排布，但最多不超过三行，字数不超过50字；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。实例讲解（二）关于公文排版2．主送机关（受文单位）。一般用全称或规范化简称，编排于标题下空一行居左顶格位置，最后一个机关（单位）名称后标全角冒号。采用与正文一样的字体和字号。实例讲解（二）关于公文排版3．公文正文。采用3号方正仿宋体字。正文的结构层次，一般不超过四层，层级序数依次按照“一、”“㈠”“1．”“⑴”标注。其中：一级标题方正黑体_GBK三号二级标题方正楷体_GBK三号三级标题方正仿宋_GBK，三号4级标题方正仿宋_GBK三号。实例讲解（二）关于公文排版在实际使用中，层级少的可跳过2级，直接使用3级、4级。例：一、一级标题中文数字与文字之间用顿号（一）二级标题数字与文字不标注符号1.三级标题数字与文字之间用下标小圆点（1）四级标题数字与文字不标注符号实例讲解（二）关于公文排版4．公文落款。特别注意！落款若刚好落在单独的空白页上，需通过调整体整版面，使落款与正文在同一页面。简单说，就是落款（印章）不能在单独空白页上。实例讲解（三）公文规范用语公文用语应使用规范汉语和行业规范术语表述。需要使用简称及缩略语或外国语言文字的，应在文中首次出现时以括注形式标注简称及缩略语或准确的汉语注释；公文中未经注释，不得使用非规范化简称及缩略语；实例讲解（三）公文规范用语公文用语应使用规范汉语和行业规范术语表述。公文中出现的数字、标点符号、计量单位或电力行业术语等，应严格按照国家和系统内的标准书写、使用，符号应该统一。实例讲解1．公文正文中的单位称谓。公文主送（受文）单位、发文单位等，必须使用单位、部门全称或规范化统称和简称。其中：在下行文中，自称一般用单位、部门的全称、规范化简称或周知的习惯性称谓（以示严肃）。如“XX公司”“XX公司办公室”“。而不用“我公司”“我部门”等第一人称。对称一般用“你公司”“你单位”“你部门”（以示坚决），而不用受文单位、部门的名称。（三）公文规范用语在上行文中，自称一般用“我公司”“我单位”等第一人称（以示真实），而不用发文单位名称。对称一般用受文单位名称或规范化简称（以示敬重）。而不用“你公司”“你部门”或“贵公司”“贵部门”等。实例讲解（三）公文规范用语在平行文中，自称一般用“我公司”“我单位”等第一人称（以示真实），而不用发文单位名称。对称一般用“贵公司”“贵单位”“贵委”“贵办”等（以示礼貌），而不用“你公司”“你部门”等。实例讲解（三）公文规范用语特别注意！在公文中，“我公司”不得简化为“我司”，“你公司”不得简化为“你司”，避免与国家部委的司（局）混淆。各部门行公司文时，是代表公司行文，需站在公司的角度草拟公文内容。实例讲解2.公文中的领导职务称谓关于在职领导，下行文一般用“姓名+职务”，如“李某某总经理”；上行文一般用“职务+姓名”，如“总经理李某某”。关于离任领导，单位仍存在的一般用“单位+原+职务+姓名”，如“某某公司原副总经理某某”；单位已不存在（或已更名）的一般用“原+单位+职务+姓名”，如“原XX公司某某某”。实例讲解2.公文中的领导职务称谓关于领导与负责人，在单位内部公务活动中，单位负责同志一般称“公司领导”，部门负责同志一般称“部门负责人”；在单位对外公务活动中，地方党委政府和有关部门负责同志一般称“某某市委领导”“某某市政府领导”“某某局领导”，本单位的负责同志一般称“公司负责人”“某某部负责人”。实例讲解3.公文常用起首语、结束语起首语。就是公文的第一段。主要是表达行文的依据、目的、缘由等，为下文铺垫。一般用“根据XXXX”“按照XXXXX”“为了XXXX”“为XXX”“由于XXXX”等。实例讲解3.公文常用起首语、结束语结束语。公文最后的结尾（最后一段）。请示一般用“妥否，请批复。”报告一般用“特此报告。”“专此报告。”协商工作函一般用“请予函复。”“请予支持为盼。”请求批准函一般用“请予批准为盼。”“请予研究函复为盼。”答复意见函一般用“特此函复。”下行文布置工作完毕即可，不加结束语。实例讲解（三）常用公文格式和注意事项1.通知特点：应用广泛，是使用频率最高的文种；内容单纯，行文简便灵活；有针对性，具有明确的主送单位；作为下行文时，有执行性；在需要同时知晓上级单位时，可抄送上级单位。通知大都要求贯彻执行，适用范围广，周知的事项是具体的，措施要求是明确的，有下一步工作意见和要求，具有约束力和执行性。实例讲解通知可分为：公布性通知、指示性通知、事务性通知和会议性通知。实例讲解指示性通知：上级单位对下级单位提出工作指示、要求而使用的通知，以阐明上级单位的主张和要求，具有严格的指挥性。事务性通知：就工作中的管理体制、组织机构、工作分工、文件处理、办事手续等具体事宜进行公布时而使用的通知。如《XX省人民政府办公厅关于成立XX省XXX领导小组的通知》。实例讲解会议性通知：发布召开会议、告知会务事宜的通知。会议通知，一般限于对下级单位，有时也用于平级或不相隶属单位。严格来说，平级单位或不相隶属单位之间应使用邀请函，特别是邀请地方党委政府领导出席会议，必须使用邀请函。会议通知要突出三要素，即时间、地点、事项要交代清楚。事项包括：参加对象、注意事项等。实例讲解任免性通知：发布有关人事任免、人员聘用。如，《XX公司关于张三等五位同志职务任免的通知》。转发性通知：转发非下级单位来文而使用的通知。实例讲解批转性通知：转发下级单位来文而使用的通知。被批转的来文基本上是下级单位的请示、报告、意见，又以报告、意见最多。正文部分要简要说明原由、组织过程和相关意见要求。实例讲解通知格式和写作特点：（1）在正式行文中，标题不能省略内容而只写“通知”两字。必要时，可使用“紧急、补充”作为限定。（2）一般有特定的主送单位。即执行的单位（对象）。（3）正文一般由通知缘由、通知事项、执行要求等要素组成。（4）通知应重点突出，条例清晰、简明扼要、操作性强。实例讲解2.报告主要特点：汇报性、陈述性、总结性。（1）汇报性。自下向上的信息反馈，是下情上传的重要工具，是纵向联系的重要形式，是上行文。（