财务报销制度

贵阳联合英华节能科技有限公司财务报销制度文件编号：LHYH-MI-11-01制定部门：财务部制定日期：2017-11-01版本/版次：A/2页数：15页(不包含封面)（受控印章）修订履历记录修订日期DCN.NO修正内容概要页次版次2017.11.01LHYH-MI-11-01第一次修订15A/2拟定审核批准1目的为完善财务管理，严格执行财务制度，结合公司的具体实际，特制定本报销制度。2范围2.1适用于公司全体人员。2.2本制度中费用指所有销售费用及行政管理费用。有做出预算的费用明细优先采用，在填写报销单时先填写预算费用明细再写具体报销事由、用途，具体包括：工资、业务提成（绩效奖励）、福利费、办公费、差旅费、通讯费+网费、快递费、业务招待费、运输费、关务费、参展费、广告费、投标费、售后服务费、佣金、应收款保费、财产保险费、营销网站费、客诉费用、市外项目前期费、样品费、测试认证费、知识产权维护费（专利费）、协会会费、审计、认证费、咨询顾问费、评估担保费、维修费、招聘费、培训费、社保费、住房公积金、房租、水电费、折旧费、车辆费用、其他等费用支出。3权责3.1财务部：负责各类经济业务借款及报销、付款制度的拟定，并监督各部门及人员按规定执行。3.2公司各部门经理以上人员:负责按此制度审核下级报销及借款、付款的真实性、合理性。3.3公司各人员:按此制度规定如实填写相关单据报销或借款，并按报销程序执行。3.4副总:负责此制度的审批。3.5总经理：负责此制度的核准。4作业内容：4.1暂借款及预付款审批4.1.1暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。借款时须按借款单要求填列各项栏目，并按规定审批权限审批后，由财务部付款。特殊事由出差（展会、会议或二人以上出差等）借款3000元以上者须有费用预算单，并由部门经理借款和报销。4.1.2预付款是指因公司业务的需要，需预先支付的各项商品款、货物的款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写[付款申请单](见11-0A)，向财务部出具采购申请单等材料，完备各项审批手续后，方可付款。4.1.3以上经济业务发生时，原则上尽量减少或者不领用空白支票，确实需领用空白支票的，由申请人填写领用空白支票申请，写明申请理由、具体用途和对应的供应商及开具支票的最高上限，申请书中应声明由于未按规定操作造成的损失由申请人本人负责，比照预算外费用报销流程签批后由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票存根上签收，出纳复印留底。支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。不得将空白支票交给其他单位或个人，支票交给对方前领取人要拍照或复印把照片或者复印件、复印件的扫描件交回或传送给出纳。作废支票须交回财务部留存。遗失支票，领取人必须及时报告财务部并登报声明作废，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿。4.1.4所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借付。确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务主管讲明原因，经同意后方可再借付。4.1.5经办人必须在出差返回公司两个星期内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。超出七天不结账者，财务部有权扣发经办人工资抵偿。如特殊情况时提前向上级领导反应情况才可报销款项。4.2费用报销4.2.1费用凭发票、财政票据、境外单位或个人的签收单、其他有效合法凭证报销，不得以收据或白条或用其他发票代替报销（特殊情况须事先经财务经理同意才能报销支付），以上报销发票、财政票据等合法凭证的内容包括日期、经济事项或商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，同一事项同一面值发票必须连号（如偏远地区未能提供发票，使用其它发票代替说明情况并经过上级领导审批），发票涂改、大小写不符、假发票、同一事项同一面值发票不连号以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。4.2.2报销费用时必须填写费用报销单或差旅费报销单，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、销售费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和其他补助在限额内填报。4.2.2.1汽车费用（不含个人汽车补助）：除提供相应发票外，还须提交派车申请单、出车记录单等附件，作为财务审核的依据。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。所有票据必须错落有致地整齐粘在报销粘贴单的相应位置上。且粘贴时应注意单据的粘贴位置，须将票据的有效信息（如时间、地点、金额等）显示出来，否则视为无效票据，不予报销。4.2.2.2票据粘贴不得超出粘贴单的左边界及上边界。粘贴票据应注意票据的厚薄均匀，左上角应留有适当的余量，便于凭证装订，及装订后查阅。所有报销单据必须用胶水贴牢，不得使用订书针、回形针等（可抵扣专用发票的抵扣联除外）。4.2.2.3一般情况下，公司提供了补助项目的费用不得再报销同类或者类似的费用。如遇特殊情况需报销的，应编制情况说明，列明时间、事由等，逐级审批，待批复后，方可报销相关费用。4.2.2.4通常情况下，非生产性物质采购比照非生产性物质采购管理办法及非生产性物质采购报销授权审批流程示意图的相关规定执行。比如对于统筹采购的费用（或物品），如办公用品（行政人事部门统筹）等，各部门不得自行购买，否则不予报销。如遇特殊情况，需部门自行采购的，须经相关统筹部门同意后，方可购买。采购回来的物品或货物，应及时通知相关统筹部门，并办理验收入库手续，方可办理报销事宜。对于手续不全的报销单据，财务部有权拒绝报销或者支付。4.2.3报销程序：比照费用报销及付款流程图试行规定执行4.2.3.1业务招待费用必须由分管部门经理签批，总额超过1500元的必须要总经理或副总和财务主管审批。4.2.3.2公司各部门应于每年第四季度根据业务需要制定本部门下年度费用预算并报财务部。财务部审查平衡后报公司总经理批准下达费用预算定额。年度费用预算执行过程中，财务部将视情况对费用预算做适当调整。4.2.3.3属预算外的支出和不宜执行费用预算管理的开支，必须提前向财务部申请，由财务部根据审批权限审批或报批。4.2.3.4各部门报销有签字权的为正职领导。部门正职离岗时，可以授权部门副职签字，并书面或者邮件通知财务部。如部门仅设正职单岗或副职单岗而离岗的，报请公司副总或总经理签批。部门经理以上人员签字模版要在财务部备案。4.2.3.5各部门正职本人业务报销须经公司分管部门主管签批；公司副总业务报销须经公司总经理签批；总经理业务报销由总经理签批。4.2.4公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。4.2.5办公用品的购置：由各部门根据需要和预算，编制采购计划报行政人事部审核汇总，按审批权限批准后，由行政人事部按计划统一购买，并建立实物账，详细登记办公用品的进、出情况。领用时，须填制领用单据，经部门经理签名批准后方可领用。4.2.6各部门在开支业务招待费之前，事前应经部门经理批准，如超过标准需经部门经理以上批准，否则财务部不予报销。具体标准财务部会协同行政人事部、销售部根据经济发展水平和物价指数等综合情况不定期做出调整。目前销售部业务招待费按客户类别进行管理，普通客户按人均不超过100元人民币额度据实报销，业务陪同人员算在内。重要客户按人均不超过200元人民币。其他部门接待客人按每人人均不超过100元为标准。报销招待费用200元以上的必须附结算清单（菜牌酒水等结算清单），否则财务部有权不予报销。招待费总额超过标准和人均标准超过标准的交际应酬费必须经总经理和副总审核签批后方可报销。招待客人时公司人数一般情况下不超过客人人数，司机填写就餐补贴不得参与宴请，报销招待费用时须注明客人人数及我方参与人员姓名（在报销单据上用铅笔注明），报销单应列明报销部门、报销人、报销时间、费用用途及金额等事项，涉及到专门项目的费用开支在备注中用铅笔注明，并将相应发票粘在费用报销单后面。在招待客户结束之后，若无特殊情况，部门经理级以下员工必须在两个星期内，部门经理级以上（含部门经理）员工必须在一个月内，按实际发生招待费填妥完毕《费用报销单》，已贴列整齐的相关正式合法票据，按规定审批后送财务部审批报销。遇特殊情况，如报销票据不全等，须于实际发生招待费一个星期内，经公司总经理/副总经理审批后，办理报销手续。对于票据不全或其他不符合规定的招待费，财务部有权拒绝支付或报销。业务招待费严格按照谁招待谁报销的原则执行，不得由他人或其他部门代报销。一经发现，财务部有权拒绝支付或报销，同时，将对当事人通报批评。若有实际需要并经过公司总经理签字批准，经办人员可凭签批过的借款单向财务部预支现金以作招待之用。在招待客户结束之后的两个星期内，经办人员必须凭签字确认后的合法票据报销，并办理现金或银行转账的结算手续。在多个部门交叉任职的人员，其招待费每次只能在一个部门报销，不得在不同部门重复或分拆报销。财务部每月或者每季度会定期分析每个部门业务招待费的预算执行情况并向各个部门经理推送数据。4.2.7公司员工外出办事，原则上不能乘坐出租车。若确因工作需要须乘坐出租车，要事先请示并经部门经理同意。所有的打的均须在报销单（或的士票背面）上注明原因及在的士票后面注明打的起始地点（使用APP网络叫车时，应打印纸质电子发票），因特殊需要租用车辆或包车时，经总经理及副总知晓情况并签字方可报销；未列明原因和起始地点的财务部有权不予报销。4.2.8所有车辆支出（油费、过路费、停车费、维修费、保险费等）必须由行政人事部负责及本部门经理签名方可报销，油费必须注明公里数据，过路费必须注明路径。如员工使用非公司车辆出差办事，可事先由行政人事部核定每公里耗油数，折算出每公里价格报财务部备案，其出差前由行政人事部确认公里数，出差后由行政人事部确认实际出差公里数后（私人用途除外），员工可以按1元/公里的报销油费补助，不得按加油数报销。4.2.9所有需报销的各种原始单据，原则上必须在单据所填日期的两个星期内报销。4.2.10物品采购报销须按公司ISO采购控制程序、库房管理程序、进货检验程序完备审批手续后办理报销。4.3差旅费报销4.3.1目前一般标准见下表，另有规定或经公司领导批准同意除外。展会期间，由行政人事部统一订房，可不受此限制，报销时由行政人事部经理签名，行政人事部有义务为出差人员订房，并执行节约为先的原则，无行政人事部经理签名确认的超标的房费一律不得报销。等级项目标准职务火车高铁飞机其他交通工具（不包括出租汽车）住宿标准/间市内交通费伙食补助费每天一般地区省级市一般地区省级市总经理、副总经理级软卧一等座公务舱按实报销300500按实报销120180部门经理、营销总监级硬卧二等座按实报销200300按实报销90120其他工作人员硬卧按实240按实二等座报销180报销60904.3.2出差报销必须附上经上级人员审批批准出差的出差申请单,未有此出差申请单的一律不得报销.4.3.3出差住宿费和交通费经部门分管领导批准后报销，超过标准部分经过总经理及副总经理批准后方能实报实销；伙食补助费实行包干的办法，个人不得另报餐费，贵阳市内出差符合规定的按标准（中午12：30以后，晚18：30以后可报销20元/餐）报误餐费，如出差期间的生活费是由公司统一支付，或者出差由对方支付或请客人吃饭，则不得报销相应餐费补助。4.3.3.1住宿费凭住宿发票和住宿结算清单，在规定标准范围内按实际住宿天数（在交通工具上过夜的不算）计算报销，未经批准的超标准的超出部分自理。住宿费标准是按二人一间标准来计算的，如二男则按标准住一间，如一男一女则按各住一间。住宿费、交通费以实际发生数与规定标准数两者间较少的金额报销，同时附上有关的住宿费及交通费发票。住宿费除提供发票外，需一并提供酒店结算打印的住宿结算清单，做为住宿发票不可或缺的附件。（如偏远地区条件限制无法提供发票和结算清单，使用其它发票代替说明情况并经过上级领导审批）4.3.3.2凡不符合乘飞机的人员乘座飞机的,报销时需由总经理或副总经理在飞机票上签