小蜜蜂家政公司档案管理制度

小蜜蜂家政公司档案管理制度第一章总则第一条为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司可持续发展提供服务，特制定本制度。第二条公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章文件材料的收集管理第四条公司指定专人负责文件材料的管理。第五条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理或行政部审阅后归档。第六条一项工作由多个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。第七条会议文件由行政部收集。第三章归档范围第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。第九条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十一条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十二条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十三条本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第四章归档要求第十四条档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。第十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。第十八条档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第十九条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。不得涂改。第五章档案管理人员职责第二十条按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。第二十一条按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。及时统计上报行政部或总经理。第二十二条档案管理员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第六章档案的利用第二十三条公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者要填写《借阅单》，档案管理人员人员允许后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由行政部签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。第二十四条档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报行政部处理。第二十五条必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。第二十六条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。第二十七条必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。第二十八条档案不准转借，必须专人专用。第二十九条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第七章信件、行政公函、图像资料管理第三十条公司所有信件收发、行政公函、图像资料进出必须经到前台签字，注明时间、地点等详细信息。第三十一条任何人不得在未经当事人同意的情况下私自拆看信件。第三十二条当事人不在，应立即告知当事人。当事人授权后打开信件。第三十三条收发信件产生的费用需提供票据才能报销，财务应做好详细记录。第三十四条凡加盖我公司公章的文体均属于行政公函范畴，必须按照行政公文格式行文，不得随意行文。第三十五条外送资料、行政公函涉及保密内容的需专人负责，严格按照保密制度实行，无关人员不得打听或向该负责人索要。第三十六条出现废弃合同、协议（加盖我公司公章，客户因为某些意见不统一而修改的视为废弃），当事人应当原件交回行政部，涉及保密内容的直接交总经理，实行统一销毁。如有违反，造成的一切损失由当事人负责。第八章档案的销毁第三十条档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁。第三十一条档案销毁，必须严格进行审查。第三十二条经过审查确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。第三十三条档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。得到总经理批复方可执行。第三十四条批准销毁的档案，应及时焚毁或做其他处理，专人行销，专人监销。销毁完毕，监销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。第三十五条档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。第三十六条需销毁的档案保存时间不得低于2年。第九章附则第三十七条本制度即日起开始执行。