酒店行政部管理手册

第1页共69页第一部分行政部部门概述一、部门概述行政部是酒店重要的职能部门之一，协助总经理处理日常工作，协调各部门认真及时的贯彻公司的各项工作决策和指令，代表总经理协调处理酒店各类行政事务。行政部负责不断推动酒店管理与服务水平的提高。同时，沟通酒店与社会的联系及内部各部门的关系；督促检查总经理指示的落实情况，汇总整理酒店经营管理信息；负责管理酒店的文秘、档案、资料、接待来访及公务用车管理等项工作，为总经理的经营管理作好服务。二、部门组织结构图第二部分岗位说明书一、行政部经理岗位职责岗位名称：行政部经理所属部门:行政部行政部经理行政主管行政文员驾驶员第2页共69页直属上级：总经理直属下级:行政部主管附属下级:行政部全体员工班次：行政班工作时间：8：00～12：00；13：30～17：30岗位定位：受总经理的委托，负责公司行政、工作的管理。协调处理酒店内、外各方面的关系，协助总经理监督、检查酒店各部门对各项规章制度的执行情况；做好酒店文件、车辆及酒店印章的管理，学习研究有关方针，政策贯彻落实领导的指示，为领导的工作决策提供规范的可靠依据。职责与工作任务：1.部门内部管理(1)组织制定酒店行政管理的各项制度和工作计划，并监督执行；(2)制定行政各项经费预算，严格控制酒店各项行政经费的支出；(3)合理组织、安排行政会议,办公文书处理等各项行政事务；(4)接待并配合政府相关部门的检查工作；(5)代表酒店参加政府有关部门召开的会议，并向总经理汇报会议内容；(6)做好各部门的行文登记、传递、记录、归档等工作；(7)编制酒店行政财产、物资的采购申请，报总经理批准后由采购部采购；(8)负责酒店公章证照、办公印章的保管和使用登记工作；(9)对部门低值易耗品、固定资产进行登记汇总和定期核查；(10)组织制定酒店各部门、各岗位、各项服务的绩效考核标准，并执行；(11)组织做好办公车辆的合理调度及驾驶员的日常管理工作；(12)传达酒店的方针政策，下达上级的命令；(13)完成领导交办的其他工作；2.部门间协作(1)负责酒店各部门办公用品的保管、发放和登记工作；(2)与工程部协作，做好部门设施设备的维护保养工作；(3)与财务部协作，做好各类办公费用的缴纳工作；(4)协助保安部做好安全防范工作，并签订安全责任书；(5)督导、检查各类办公会的决议落实情况；(6)做好与其他部门之间的沟通、协调和密切配合.任职资格：教育水平大学本科以上文化程度，有社会学、心理学和管理学的基础。工作经验5年以上相关岗位工作经验，3年以上酒店同岗位工作经验。工作能力1．具有丰富的人事、行政管理经验，培训工作经验；2．有能处理突发事件的能力；3.并有较强的计划、组织、协调和人际交往能力。健康状况要求五官端正，身体健康，年龄28岁以上。其他热爱酒店工作，有较强的事业心，具有领导才能，关心员工，热爱员工，为员工办实事，办事公道，实事求是。日常工作检查检查地点进行时间检查内容及标准核查媒介第3页共69页会议室会前20分钟1.会场布置符合会议主题；2.会议资料准备齐全。《每日工作检查表》会议室会中1.参会人员出勤情况；2.参会人员纪律。《每日工作检查表》各部门营业、办公区域工作时间1.各部门管理人员的工作；2.各部门卫生情况；3.各部门员工纪律及出勤情况；4.各部门员工服务质量；5.后勤部门管理符合酒店规定；6.会同财务部对各部门单据、经费情况审批、核查；7.检查各部门对领导安排的其它事宜的完成情况。《每日工作检查表》行政办公室工作时间1.卫生清洁符合标准；2.部署工作落实情况；3.设施设备正常运转；4.各类资料分类存放；5.核实会议纪要；6.酒店各类文件往来情况。《每日工作检查表》车辆停放处工作时间1.车辆是否整洁、完好；2.车辆门窗安全；3.车辆油箱能保证当日用油；4.随车各类证件、工具齐全；5.司机无嗑睡、兴奋等不适于驾驶的状态；6.车辆停放在规定位置；7.检查车辆加油记录；8.车辆各类证件按时年鉴；9.驾驶员各类证件按时年鉴；10.用车申请单按时送至财务部。《每日工作检查表》说明：每检查完一个到位点后，应将检查时间、质量达标情况、责任人、检查人等登记在《部位质量检查表》中。二、行政部主管岗位职责岗位名称：行政部主管所属部门:行政部直属上级：行政部经理直属下级:附属下级:行政文员班次：行政班工作时间：8：00～12：00；13：30～17：30岗位定位：配合行政经理做好酒店行政管理工作，跟进各部门工作配合协调，保持保量的完成企业内刊及板报工作的制作，及时完成督导事务，并进行有效反馈。职责与工作任务：第4页共69页1.组织接待与办公文书编制、保管工作；2.组织各类会议并对会议决议进行催办和检查工作；3．办公用品督管；4.证照督管；5.组织酒店内刊编辑工作；6.部门员工考勤和值班安排；7.督导下属员工日常工作开展；8.组织完成其他各项行政事务工作；9.完成领导交办的其它工作。任职资格教育水平大学专科以上学历。工作经验3年以上行政管理经验。工作能力1.熟练使用电脑及其他办公室自动化仪器；2.熟悉掌握政府部门和公司各项规章制度；3.有计划、组织、领导、协调、控制、督导能力和独立工作能力。健康状况要求年龄25岁以上，身体健康，精力旺盛，仪表端庄。其他1.有感召力和凝聚力，成熟老练；2.有责任心、事业心和自信心；3.勇于开拓，敢于竞争。日常工作检查检查地点进行时间检查内容及标准核查媒介办公室工作时间1.卫生清洁符合标准；2.部署工作落实情况；3.设施设备正常运转；4.各类资料分类存放；5.酒店各类文件往来情况。《每日工作检查表》说明：每检查完一个到位点后，应将检查时间、质量达标情况、责任人、检查人等登记在《部位质量检查表》中。三、行政文员岗位职责岗位名称：行政文员所属部门:行政部直属上级：行政部经理直属下级:附属下级:班次：行政班工作时间：8：00～12：00；13：30～17：30岗位定位：协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务。职责与工作任务：第5页共69页1.负责公司文件收集、归档、保管工作；2.及时传递总经理下发的文件，并跟进执行情况；3.及时送批各部门需呈批的文件，及时领取已批示的各类文件；4.根据上级领导指示，起草文件、信函等；5.接待访客；6.负责本部门办公用品的管理；7.负责总经理召集的各类会议记录工作；8.关注各类设备的运行，并保证完好；9.受理各部门用车申请并做好出车台账及汇总工作；10.及时跟办上级委派的其它任务。任职资格教育水平大专以上文化程度或同等学历；工作经验两年以上星级酒店相关工作经验；能力要求1.执行力强，有责任感，自我约束能力强；2.能处理一般文件、函电和资料，具有较好的协调能力；3.有良好的文字组织能力，能撰写各类应用文稿；4.熟悉行政部的各项规章制度；5.熟练操作电脑、熟悉办公软件应用；6.普通话流利，熟悉掌握英语听说读写能力。健康状况要求身体健康、相貌端正，年龄22~30岁。其他四、驾驶员岗位职责岗位名称：驾驶员所属部门:行政部直属上级：行政部经理直属下级:附属下级:班次：行政班工作时间：8：00～12：00；13：30～17：30岗位定位：负责酒店车辆的管理工作。职责与工作任务：1.严格遵守交通安全法律法规，做到安全行车；2.根据用车申请单的安排出车，做好出车记录；3.每日清洗、检查维护车辆，保证车辆正常运行；4.每月向上级领导送达车辆外出统计表，向财务部送达用车申请单，报销车辆维修、加油等费用；5.负责车辆小故障的简单维修，及时上报不能解决的故障，安排修理；6.负责运送车辆到指定地点维修，保存并提交维修费用明细；7.协助车载物品的搬运和送货；8.协助办理车辆牌照、年检、保险理赔等事项；9.负责本人驾驶执照的年检和参加体检；10.完成领导交办的其他工作；任职资格：第6页共69页教育水平高中以上文化程度。工作经验5年以上驾驶员工作经验。能力要求1．有驾驶执照；2．熟悉各类交通法规；3．掌握丰富的车辆保养知识。健康状况要求五官端正、身体健康，身体状况符合司机要求，男性，30岁左右其他热爱本职工作，善于与人相处，工作上热情周到，有礼貌、业务熟练，思维敏捷，尊重上级。第三部分工作步骤与标准一、行政经理每日工作步骤与标准部门：行政部职位：行政经理工作项目：酒店各类会议召开程序与标准工作步骤标准核查媒介注意事项1.会议通知(1)根据会议内容提前通知相关人员会议时间、地点、内容等；(2)由会议召集部门通知参会人员提前准备各类会议所需要的资料；(3)各类例会由召集部门下发通知；(4)会议地点除每周例会会议室外，其他会场提前向销售部提交“会议室使用申请单”申请使用；(5)如会议临时有变更，应在酒店例会时通知或紧急电话通知。《会议室使用申请单》、《会议纪要》(1)除例会会议室外，任何会议室必须由销售部统一安排；(2)下达会议通知时必须清楚明了。2.会议室准备(1)酒店例会会议固定在酒店附楼607会议室每周一、三、五早晨8：30分召开（特殊情况除外）；(2)根据会议内容和人数等情况提前安排人员进行准备；(3)提前半小时检查会议室环境卫生及各项准备工作是否到位；《会议检查表》、《参会人员名单》3.会议召开(1)会议召开前10分钟检查参会人员的到位情况，及时通知未到人员；(2)通报会议组织者参会人员到位及缺席状况；(3)监督参会人员手机及其它通讯工具是否按要求处于“静音”或关机状态；(4)认真做好会议记录。《签到表》、《处罚单》、《员工手册》(1)不允许别人代签到；(2)如实通报缺席人员状况。4.整理会议纪要(1)根据会议记录整理会议纪要；(2)将整理后的会议纪要交会议主持人审阅；(3)将审阅后的会议纪要下发给各参会人员；(4)将会议纪要（录音）进行分类存档。《会议纪要》会议纪要简明扼要。第7页共69页5.会后跟进质量管理部门根据通知检查会议决议执行、落实情况。《质检日报表》、《会议纪要》会议决议执行情况及时通报工作项目：文件往来程序与标准工作步骤标准核查媒介注意事项1.公文拟定(1)按时拟定所需文件；(2)经总经理审批后下发、张贴2.文件签收(1)所有上报文件由行政文员签收；(2)收到文件后仔细清点、按类登记。登记应注明收文日期、文号、来文单位、事由等；(3)各部门呈总经理涉及办公用品及金额的文件须经行政经理审核后决定是否呈送总经理；(4)所呈文件按类别呈报总经理。《收文登记簿》(1)酒店所有正式文件按酒店文件统一标准格式；(3)专递文件（含机要件、挂号件）要注意把好“三关”：a.外查关，对信函外包装进行检查，如发现破损应注明，同时查看与发文薄或回执单是否相符；b.验户关，核对投递清单上的件数与实收件数是否一致；c.验收关，对一些紧急件，注明收件时间，以分清责任。3.文件上报(1)行政经理审核后的文件，如需呈报总经理由专人立即呈报；(2)不需呈报总经理的文件，需有行政经理的处理意见并及时反馈给相关部门；(3)主管部门下发酒店的文件，行政文员做好登记后即刻呈报总经理。《文件处理意见单》文件处理需公平公正。4.文件回复、下发(1)处理后的文件由行政部专人下发；(2)接受部门专人签收；(3)处理后的文件如需抄送（抄报）其他部门（人员），一并由上报部门送达。《发文登记簿》(1)如需装封，应正确填写封套后，并严密封缄；(2)视情况加盖骑缝印章。5.文件存档(1)处理后的文件由发文部门分类存档；(2)行政部根据部门进行存档；(3)文件所抄送，抄报的部门酌情存档。各部门档案部门档案要妥善保管、定期检查。第8页共69页6.文件反馈(1)及时将文件中的要求做出反馈；(2)以会议汇报的形式回复。《备忘录》、《会议纪要》反馈及时。工作项目：酒店各类证照办理程序与标准工作步骤标准核查媒介注意事项1、准备材料提前咨询各相关证照办理流程、携带的资料，确定办理时间；2.证照办理携相关人员到证照办理处办理。3.证照存档(1)做好登记，留意证照期限；(2)按照证照类型，分类存档。工作项目：档案管理程序与标准工作步骤标准核查媒介注意事项1、档案范围界定凡酒店经营管理活动中形成和使用的，