采购管理操作手册-wxl

2012宁武林天丽2012-09-11采购管理操作手册深圳天汽车用品有限公司ERP操作手册深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次1/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订1.0目的:为了使公司ERP\销售管理操规范化。2.0范围:公司ERP的采购管理模块操作。3.0参考文献3.1U8系统实施方案3.2U8系统帮助文件4.0内容:.项目主题作业内容1．销售管理操作流程NYNY部门活动说明输入输出关键监控点采购部录入供应商相关信息采购部录入供应商调价单客户调价单客户调价单总经理检查供应商调价单准确性。客户调价单审核后的客户调价单PMC请购申请请购需求请购单生产订单物料来源于MRP。PMC审核请购单请购单审核后的请购单采购部根据请购需求确认供应商,形成采购订单审核后的请购单采购订单采购部采购经理审核采购订单,总经理审批采购订单。评审采购订单审核后的采购订单采购部经理审核采购部根据PMC要求或供应商状况,变更采购订单审核后的请购单变更后的采购订单采购部采购经理审核,总经理审批变更后的采购订单。变更后的采购订单审核后的采购订单采购部经理审核杨总审核下达采购请购单采购请购单审核调价单维护供应商档案维护深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次2/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容1．销售管理操作流程NNYY部门活动说明输入输出关键监控点供应商供应商接到天丽的采购订单后进行备料生产天丽采购订单送货单仓库点货,检查供应商所送货物是否为我公司的订货,数量是否超过未执行完毕的采购订单,签收送货单参照采购订单录入到货单,打印,并报检供应商送货单签收的供应商送货单到货单品质部品质部根据检验标准检验仓库到货物料到货单检验结果品质部检验发现不良品时,通知采购员到货单检验结果品质部经检验合格的物料通知仓库收料检验结果检验合格处理仓库收料员将经过检验合格的物料转移给仓库正式入库检验结果检验合格处理仓库办理正式入库,保管员根据到货单和检验单核实物料数量,并在实物上粘贴批号、并将物料存放指定位置采购入库单收料审核销售出库单后才允许产品发出。仓库入账,实物核对后在ERP系统中审核采购入库单。采购入库单采购入库单应收会计参照销售发货单生成销售发票并复核销售发货单ERP系统销售发票纸质发票下达采购订单应付管理采购发票采购到货采购订单审核采购入库深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次3/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容2．供应商档案2.1进入U8系统后点击转到,在下拉菜单中选择“基础设置”,进入基础设置后再进入“基础档案”如图进入“供应商档案”,路径为:基础设置—基础档案—客商信息—供应商档案如图中箭头所示,进入客户档案页面。2.1.1供应商档案页面说明:供应商档案页面分为菜单区、供应商分类区、档案显示区,如下图。操作界面打开客户档案页面说明菜单区：编辑工具菜单档案显示区：已建好的客户档案在此显示供应商分类区：深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次4/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容2.客户档案2.1.2供应商档按材料别进行分类,且只有采购及有权限的人员查看到,维护权限也只有有维护权限人员才能修改。2.1.3菜单区说明::打印设置:选项设置:打印（打供应商档案例表）:打印预览(打供应商档案例表预览):供应商档案例表输出为exl档案:查询供应商档案:在例表中查找:刷新例表:调整例表显示栏目:计算信用度(有信用控制):合并供应商档案:批量修改:全部选择:取消选择(全不选):新增供应商档案:修改供应商档案:删除供应商档案2.2供应商档案维护操作:2.2.1点击增加进新增供应商编辑页面,对其内容进行编辑,包含基本、联系、信用、其它四个页签如下图菜单区：编辑工具菜单页签指示区：显示所选定的编辑页签内容编辑区：跟据不同的页签显示不同的编辑内容，兰色字体为必录项深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次5/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容2．客户档案2.2.2菜单区（编辑工具菜单）说明:编辑后保存编辑后保存并进入新供应商页面删除供应商档案供应商的银行供应商地址供应商联系方式供应商开票台头2.2.3编辑区操作说明:2.2.3.1基本页签:基本页签是描述供应商的基本信息,供应商编码、供应商简称、所属分类、币种是属于必录项,其中供币种是自动带出人民币,所属分类是跟据所选分类自动带出（如下图）注:其他未标识的可按需求进行填写,也有的是点击后进行选择。如果此供应商已被使用,则供应商属性不能删除修改,可增选其他项上下翻页,每点一下翻一页,每点一下翻到首页或末页必录项,供应商骗码、供应商简称,需录入,必录项.供应商名称，需录入必录项，所属分类是跟据所选分类自动带出，也可点击后选择必录项，币种是点击后选择的供应商属性，请在采购、委外、服务三种属性中选择一种或多种，必须选深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次6/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容2．客户档案2.2.3.2联系页签说明分钟管部门:该客户归属分管的采购部门专营业务员:该客户由哪个采购员负责结算方式:在收付款单据录入时可以根据选择的供应商带出结算方式进而带出结算科目。电话、手机号码、呼机：可用于销售发票的客户电话栏内容的屏幕显示和打印输出。地址：可用于销售发票的客户地址栏内容的屏幕显示和打印输出如果供应商的地址有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的地址。到货地址：可用于采购到货单中到货地址栏的缺省取值，它可以与供应商地址相同，也可以不同。在很多情况下，到货地址是供应商主要仓库的地址。到货方式：可用于采购到货单中发运方式栏的缺省取值，输入系统中已存在代码时,自动转换成发运方式名称。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入发运方式码时用鼠标按参照键显示所有发运方式供选择,用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。到货仓库：可用于采购单据中仓库的缺省取值，输入系统中已存在代码时,自动转换成仓库名称。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入发运方式码时用鼠标按参照键显示所有仓库供选择,用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次7/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容2．客户档案2.2.3.3信用页签说明○1应付余额、最后交易日期、最后交易金额、最后付款日期、最后付款金额这五个条件项,是点击供应商档案主界面上的〖信用〗按钮,在应付款管理系统中计算相关数据并显示的。如果没有启用应付款管理系统,则这五个条件项不可使用。扣率:显示供应商在一般情况下给予的购货折扣率.信用等级:按照用户自行设定的信用等级分级方法，依据在供应商应付款项方面的表现，输入供应商的信用等级.信用额度:内容必须是数字，可输入两位小数,可以为空.信用期限:可作为计算供应商超期应付款项的计算依据付款条件:可用于采购单据中付款条件的缺省取值采购/委外收付款协议：默认为空,用户可以修改,从收付款协议中选择应付余额:应付余额指供应商当前的应付账款的余额ABC等级:用户可根据该供应商的表现选择A、B、C三个信用等级符号表示该供应商的信用等级。进口收付款协议:默认为空,用户可以修改,从收付款协议中选择其他应付单据收付款协议：默认为空，用户可以修改，从收付款协议中选择.最后交易日期：由系统自动显示供应商的最后一笔业务的交易日期最后付款日期:由系统自动显示供应商的最后一笔付款业务的付款日期最后交易金额：由系统自动显示供应商的最后一笔业务的交易金额，即在最后交易日期发生的交易金额最后付款金额由系统自动显示供应商的最后一笔付款业务的付款金额，即最后付款日期发生的金额。单价是否含税:显示的单价是含税价格还是不含税价格账期管理:默认为否可修改.如果用户选中,则表示要对当前供应商进行账期的管理.深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次8/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容2．客户档案○2应付余额、最后交易日期、最后交易金额、最后付款日期、最后付款金额在基础档案中只可查看,不允许修改,是点击主界面上的〖信用〗按钮,由系统自动维护。2.2.3.4其他页签说明:如下图所示.停用日期:输入因信用等原因和用户停止业务往来的供应商被停止使用的日期。停用日期栏内容不为空的供应商,在任何业务单据开具时都不能使用,但可进行查询。如果要使被停用的供应商放弃使用,将停用日期栏的内容清空即可。默认委外仓:该仓库用于指定该委外商倒冲领料的默认委外仓,在委外用料表的倒冲子件的默认仓库中,系统会自动带这里指定的默认委外仓。具体应用参见委外管理模块的委外用料表。变更人:新增供应商记录时变更人栏目存放的操作员与建档人内容相同,以后修改该条记录时系统自动将该记录的变更人修改为当前操作员编码,该栏目不允许手工修改。变更日期:新增供应商记录时变更日期存放当时的系统日期,以后修改该记录时系统自动将修改时的系统日期替换原来的信息,该栏目不允许手工修改.建档日期:自动记录该供应商档案建立日期,建立后不可修改。（如果以供应商资质审批方式加入的供应商,取该供应商录入供应商档案的时间）。备注:如果还有有关该供应商的其他信息要录入说明的,可以在备注栏录入可输可不输,可随时修改备注内容.默认委外仓:参照/手工录入,来源于具有委外仓属性的仓库档案,可随时修改.使用频度：指供应商在业务单据中被使用的次数.对应条形码中的编码：可以随时修改，可以为空，不能重复发展日期：该供应商是何时建立供货关系的。停用日期：输入因信用等原因和用户停止业务往来的供应商被停止使用的日期建档人:在增加供应商记录时,系统自动将该操作员编码存入该记录中作为建档人,以后不管是谁修改这条记录均不能修改这一栏目,且系统也不能自动进行修改.所属的权限组:该项目不允许编辑,只能查看;该项目在数据分配权限中进行定义深圳市天丽汽车用品有限公司TIANLIAUTOPARTS&ACCESSORIESCO.,LTD.采购管理操作手册文件编号页次页次9/40版本/版次发行日期No.日期修订内容制定审核批准12012/9/11新订项目主题作业内容3.1进入U8系统后点击转到,在下拉菜单中选择“业务工作”,进入业务工作后再进入“供应链”再进入“采购管理”如图进入“供应商存货信息”,找到供应商调价单,路径为:业务工作—供应链—采购管理—供应商存货信息—供应商存货调价单如图中箭头所示,进入客户价格。3.2供应商存货信息内有:供应商存货价格表、供应商存货调价单、供应商存货调价单例表、供应商存货调价历史。3.3.1供应商存货价格表:供应商存货价格表用于供应商存货价格的查询、调价。在填制采购单据（订单、到货单、发票）时,可以设置从供应商存货价格表中取价。供应商的属性可能为货物、委