锐合ERP系统管理员手册

系统管理员说明：系统设置（人事系统，CRM系统，进销存系统，权限系统），组织架构设置，人员信息录入，商品分类，商品录入，流程管理，打印管理，数据维护，权限设置，价格设置，报表统计。客户拥有者变更，公司组织架构调整读者域更新等。1、进销存系统设置(标题路径:七、系统管理员1、进销存系统设置)产品设置：对整个系统的商品信息的基础设置。注意事项：基础信息设置中如果有发生业务的选项，以前切记不要删除，基础信息设置在系统运行过程中如果有变化，只能累加不能随便修改与删除，否则之前的原始单据将无法查看。1)产品类别设置功能描述：商品类别的定义，分类可以多级。操作说明：点击进销存系统模块的“系统设置”菜单，在展开的树中点击“产品设置——产品类别设置”，左边的工作区刷新后出产品类别设置的视图，点击根类右边的页面刷新后可以进行录入；【增添】点击“增添”按钮下面自动增加一空白行，在空白行中输入对应的数据即可；【删除】选中一条或多条记录，点击[删除]按钮，然后点击[保存]；注意：增添和删除操作都需要保存后才能生效；如果分类无法删除，就必须先把此分类底下的商品全部删除完毕后，才可以删除此分类。注意事项：类别编号最好不要以“0”开头，如果要删除分类，请选择分类的复选框，单击[删除]后再单击[保存]。如果发现分类需要删除，却删除不了，首先删除分类底下的所有商品，然后就可以删除分类。a)产品录入功能描述：首先根据分类录入商品基本信息，开单时直接选择，速度快，准确性高。操作说明：点击进销存系统模块的“系统设置”菜单，在展开的树中点击“产品设置——产品录入”，左边的工作区刷新后出产品分类的视图，点击分类右边的页面刷新后可以进行录入；【增添】点击“增添”按钮后，弹出产品信息的录入窗口，产品编号系统产生，可以修改；【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；注意事项：不能在根类下录入商品；录入商品时要先设好品牌；b)产品结构定义功能描述：产品结构定义是为商品的拆分/组合业务处理，定义产品的结构组成。操作说明：如果要定义商品的结构定义，点击[增添]，首先选择主商品编号，然后选择定义字商品编号和数量。主商品一个是由以下子商品各一个组成的。c)计量单位设置功能描述：定义录入商品的计量单位。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择产品设置——计量单位设置”，【增添】点击“增添”按钮下面自动增加一空白行，在空白行中输入对应的数据即可；【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；d)品牌商设置功能描述：录入商品的品牌商信息。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择产品设置——品牌商设置”，点击[增添]，录入基本信息后，点击[保存]，如果中途放弃，点击[退出]。【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；e)仓库设置功能描述：录入进销存业务涉及到的库房名称。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择库房设置——仓库信息设置”，点击[增添]，录入基本信息后，点击[保存]，如果中途放弃，点击[退出]。【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；注意：库房的可读人员，定义谁都访问和阅读此库房的权利。比如：A库房读者域中定义了此人，B库库房读者域中没有定义此人，那么此人就看不到库房B，只有和A库房有关的单据此人可以看到可以办理出入库，他不可能出入和B仓库有关的商品，避免商品错出。2)入库方式功能描述：定义入库的各种方式，最后可以按照入库方式统计入库的商品。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择库房设置——入库方式设置”，点击[增添]，录入基本信息后，点击[保存]。【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；注意事项：是否系统默认，自己定义的方式请选择否，以后还可以修改，如果选择是，此设置就写入系统中，这个界面就看不到，以后就再不能删除修改了。3)出库方式功能描述：同上定义出库的各种方式，最后可以按照出库方式统计出库的商品。定义方法如上。4)送货方式功能描述：定义商品出库的送货方式。操作说明：可以点击[增添]，定义送货方式。确定后[保存]。【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；注意事项：如果销售定单上选择送货方式为[自提]，则出库后不生成送货单。其他方式的送货方式可以生成送货单。5)安全库存定义功能描述：设置每个库房，每个仓库存放商品的库存上下限，当实时库存如果低于库存下限，或高于库存上限时，系统有报表提醒：商品库存上下限报警。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择库房设置——安全库存设置”，点击[增添]，选择库房名称，选择商品，定义库存上下限数量，点击[保存]。【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；6)车辆设置功能描述：定义公司的车辆信息，在商品送货生成送货单时，可以选择车辆，登记车辆的送货信息。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择库房设置——车辆设置”，点击[增添]，选择逐个录入车辆信息：车号，车型，颜色，司机，备注。点击[保存]。【删除】选中一条或多条记录，先点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；7)供应商设置：功能描述：供应商档案管理—增加、修改供应商的基本信息，并设置相关联系人、供应商账号等。操作说明：点击进销存管理的“系统设置”菜单，在展开的树中点击“供应商资料”，系统会刷新右边工作区域，出现已经设置的供应商资料视图。【搜索】在搜索栏里输入关键字，点击查询按钮，可以实现对该关键字的查询；【增添】点击“增添”按钮，系统弹出“供应商操作”界面：其中供应商名称（必填）、电话（必填）；基本信息保存后，可点击【相关联系人】按钮可以设置相关信息；【保存】点击[保存]按钮，保存该供应商基本资料；【删除】选中一条或多条记录，点击[删除]按钮；8)发票类型设置：功能描述：定义发票类型和相应的税率。开采购订单，销售订单时根据不同的发票类型计算未税价格。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择客户设置——发票类型设置”，点击[增添]，录入发票名称，定义税率。点击[保存]。【删除】选中一条或多条记录，点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；9)付款方式设置功能描述：定义做付款结算的付款方式，收款结算时的收款方式。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择客户设置——付款方式设置”，点击[增添]，录入付款方式和描述信息，比如：支票，现金，电汇，承兑等。点击[保存]。【删除】选中一条或多条记录，点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；10)费用类型设置功能描述：定义费用类型，财务的费用科目，做费用单的时候选择费用类型，可以按照费用类型统计。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择财务设置——费用类型设置”，点击[增添]，录入费用名称和描述信息，点击[保存]。【删除】选中一条或多条记录，点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；11)收入方式设置功能描述：定义财务做收款时的收入方式，比如：销售收入，维修收入，服务收入，税点收入等方式，银行资金统计的时候可以按照收入方式进行统计。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择财务设置——收入方式设置”，点击[增添]，录入费用名称和描述信息，点击[保存]。12)支出方式设置功能描述：定义财务做收款时的支出方式，比如：采购支出，费用支出，其他业务支出等方式，银行资金统计的时候可以按照支出方式进行统计。操作说明：如同以上收入方式的操作。13)银行帐户设置功能描述：设定公司的银行帐户，库存现金可以设置一个虚拟帐户，也可以根据业务需要设置延期帐户，对结帐户。系统在付款单，付款结算单，收款单，收款结算单，资金收入单，资金支出单，资金转账单，费用单中可以直接关联银行帐户，帐户信息汇总，明细，流量，收入/支出等帐户信息统计报表。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择财务设置——帐户信息设置”，点击[增添]，如下界面录入帐户名称和其他信息，点击[保存]。界面数据项说明：帐户编号：定义帐户的编号，比如：ZH001，ZH002等。可以用字母和数字定义，切忌：不要以数字零开头。帐户属性：有延期，非延期选项。如果选择非延期就是正式帐户，如果选择延期就是定义的延期帐户，处理延期支票时使用。所属部门：帐户的所属部门，通常都选择总公司所属部门。帐户名称：清晰明了的定义，措词一看就知道是哪个帐户的。比如：工商银行，建设银行银行名称：具体的银行名称，比如：工商银行知春路支行。地址：银行的具体地址描述。可读人员：可读人员定义可以阅读此帐户权限的人员，如果不定义其他人都看不到此帐户名称。【删除】选中一条或多条记录，点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；定义帐户编号，最主要简单明了定义帐户名称，定义帐户属性（延期，非延期），定义所属部门，银行名称，地址。和可读人员。14)帐龄区间管理功能描述：定义不同的帐龄区间，帐龄分析报表可以统计在那个帐龄区间内收款的概率高与低的对比。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置”菜单，选择财务设置——帐龄区间设置”，点击[增添]，如下界面录入帐龄的起始和结束天数，点击[保存]。【删除】选中一条或多条记录，点击[删除]按钮，然后再点击[保存]；15)系统参数设置功能描述：定义系统参数。操作说明：点击进销存系统模块的“基础信息设置---系统参数设置。注意事项：以下参数如果有业务的情况下，就不允许修改了，系统使用前根据实际业务着重考虑，设置好。允许负库存：允不允许库房数量为负数的设置。(一般我们不推荐客户启用此项功能)是否开单库存报警：如果库房数量不够或者没有此商品允许开销售订单的设置。如果不选择则如果库房数量不够或没有时，允许开销售订单，只是无法出库。如果选择，则开销售订单时就提醒。系统成本计价方式：移动加权平均，批次计价，先进先出，后进先出选择一种。产生应付帐款：采购订单审核产生应付款，入库单审核产生应付款。产生应收帐款：销售订单审核产生应收款，出库单审核产生应收款。默认数量小数位数：定义数量显示保留的小数位数。0，1，2，3，4默认金额小数位数：定义金额显示保留的小数位数。0，1，2，3，4月份统计截至日期：按照自然月有28，30，31，系统默认最多见的30。销售预计收款日期提醒：设置提前几天进行预计收款日期的提醒，系统首页提醒。单据号生成规则：根据流水号（流水递加）；按自然月（每月按照时间显示，单据号以每月一个单元单据号递加）；按自然日（每日按照时间显示，单据号以每日一个单元单据号递加）。数字显示格式：不带分组号，带分足号。比如：12，3000以千为单位分组显示。超库存是否允许销售单保存：是，否。是（如果销售单数量大于业务库存，销售单允许保存，只是不能出库）；否（如果销售单大于业务库存，销售单都不允许保存。）采购产生发票：是，否。定义系统是不是产生应付发票。销售产生发票：是，否。定义系统是不是产生应收发票。税率为零的自动核销发票：是，税率为零的自动开发票。那么造成单据无法反审。否，不自动产生发票，需要手动核销发票。2、CRM系统设置(标题路径:七、系统管理员2、CRM系统设置)1)下拉框设置：定义客户基本信息的各种设置项。其中新客户时间段定义几天标识提醒，让用户可以看到近几天产生的新客户。过期后标识自动消失。2)区域行业设置：定义客户的区域和行业，分父地区，子地区，父行业，子行业。3)审核设置：按照组织架构上级设置客户的审核人员，客户可以由潜在客户转成正式客户时审核，或正式客户如果修改了客户帐期和信用额度，保存，也需要领导修改审核，才可以开销售订单时选择此客户，要不然显示为审核状态。4)用户自定义档案：在客户信息界面如果感觉没有涉及到的项，可以由用户自己定义填写，选择等内容。5)更新读者域：如果人员部门离职，部门变更，调整组织架构等后，要做更新读者域动作，