青苹果物业公司行政部工作手册

z市z物业服务有限公司行政部工作手册目录一、前言…………………………………………………………………………..3二、部门职能……………………………………………………………………..5三、公司组织架构………………………………………………………………..6四、部门组织架构………………………………………………………………..7五、部门员工岗位说明书………………………………………………………..8六、部门制度……………………………………………………………………..9七、部门日常工作流程及公司相关工作流程…………………………………..39八、奖惩标准…………………………………………………………………….46z市z物业服务有限公司行政部工作手册一、前言欢迎您加入z市z物业服务有限公司行政部。本部门主要工作职责是：1.协助各部门办理员工的入职、转正、升职、离职等手续，并负责做好员工档案的存档以及管理工作；2.完成上级领导交办的其它工作；3.会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作；4.负责办公用品采购计划的制定及物品的领取和管理；5.人员的考勤情况；6.负责文档资料的建立和管理；7.文件的发放/收取存档工作；8.负责人员的用餐卡的发放；9.熟悉各工作岗位的工作职责和操作流程；10.协助各部门做好月度预算，并呈送行政中心审批；11.负责部门月度报销（通讯费、交通费）；12.负责一般文件的起草和行政人事文件的管理；13.负责月度总结/计划/培训计划的汇总、呈报工作。本工作手册根据公司有关规定制定，旨在列明公司的组织架构、部门组织架构、部门相关工作职能、员工岗位职责、部门相关制度和工作流程、奖惩标准等规则及制度，为员工提供有关权利、责任和义务的详尽资料。请各位员工详细阅读本工作手册，并清楚了解可享有的各项权益，应掌握的技术技能及应遵守的规例流程，使公司日常工作能得以系统化且顺利地进行。物业公司负责本手册的修编和对其有关条款的解释。此外，公司将根据相关政策法规及公司相关工作变更情况对本手册予以及时更新。我们衷心期望您能尽展所长，与z共同进步，共同成长，共同成功，共创z事业新的辉煌！二、部门职能部门名称物业行政直属上级物业总监外联单位无内联部门z房地产公司、物业公司、z会、后勤部职能概述协助行政部门完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作部门管理权限决定督办上级领导安排给各部门的工作任务进行监督建议对各部门的工作提出相关建议职能模块职能细则上传下达传达上级领导指示，将领导指示传达到各部门协调工作协助行政中心每月举办的员工生日活动协助各部门做好月度预算协助各部门做好月度考勤报销交通费、通讯费的报销归档通知的归档合同/协议的归档人员资料的归档办文呈批表的归档考勤的归档工作联络单的归档人事工作员工的入职、转正、升职、离职手续的办理来访客人的接待通知的签收和发放月度用餐计划办公用品的采购，发放工作文件的呈送月度班表的安排月度考勤工作绩效考核人员的考勤情况人员日常/月度/年度考核三、公司组织架构名称z地产组织机构图编码HR-001版本2010年05月版页次1/1修改状态修订版层次决策级管理级督导级员工级民业集团安康地产组织结构图相关说明本机构图是依照公司目前情况，并考虑到公司可持续发展的因素而设置的；本方案还有待根据公司发展状况而不断完善，经确认后为试行版。编制人员李海燕审核人员张鸿基批准人员李志民编制日期2010-05-04审核日期2010-05-05批准日期四、部门组织架构总经理董事长财务中心行政中心预算组审计监察部项目工程部拓展部销售财务物业财务项目财务部策划部物业公司工程维修部环境卫生部客户服务部礼宾部销售部售后服务部质安组资料室保安队绿化施工会所施工水电施工装饰施工测量施工杂工电工班塔吊班机械班区段施工材料采购部会所财务副总经理物业办安康地产相关工作工作关联公司常务副总经理总经办副总经理营销中心会所副总经理招标部开发部技术部法务部施工组后勤行政物业行政行政部会所行政人力资源部仓库物业总监五、部门员工岗位说明书z市z物业服务有限公司职位说明书第一部分：基本信息职位编号：职位名称行政助理所属部门行政部职等职级行政助理直接上级物业总监直接下级无编写日期第二部分：工作概要该职位设置的主要目的作用协助物业总监完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作第三部分：工作内容（十条以内，简明扼要）主要职责职责描述建议考核指标日常工作的办理协助各部门办理员工的入职、转正、升职、离职手续等资料，并负责做好员工档案的存档以及管理工作上传下达完成上级领导交办的其它工作会务安排会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作办公用品的采购及发放负责办公用品采购计划制定及物品领取管理人员业绩考核人员的考勤情况、考核文档的建立及管理工作负责文档资料的建立和管理预算的整理协助各部门做好月度预算，并呈送行政中心审批报销工作负责部门月度报销（通讯费、交通费）文件的起草负责一般文件的起草和行政人事文件的管理呈报工作负责月度总结/计划/培训计划的汇总、呈报工作第四部分：工作关系对内合作部门z房地产公司、物业公司、z会、后勤部对外联络关系无第五部分：任职资格教育程度中专专业背景计算机与文秘经验年限1年以上技能技巧电脑语言能力粤语、国语身体条件健康性格及素质性格开朗，诚实，具有较强的责任心以及沟通能力其它无第六部分：工作条件及个人发展工作天数(周)6工作环境室内、室外工作强度中等向上职位平行职位向下职位制表人：部门审核：行政中心审批：六、部门制度物业公司汇报制度一目的：规范管理模式，保证汇报渠道通畅。二范围：适用于集团本部及所属二级公司。三公司实行逐级负责制，由下而上逐级请示汇报，部门人员向部门负责人请示汇报，部门负责人向公司负责人请示汇报。四工作请示一事一报，一般是直接向直接上司汇报。不要一事多头或交叉请示、报告。五请示、汇报一般逐级进行，特殊情况下，可越级上报，事后向直接上司再报。六各级人员向上级汇报时，不仅要报告情况，而且要提出对问题的看法及解决方法。七各级负责人，在接到下级请示汇报或报告能立即回答的应当天答复，需研究解决的要讲明批复期限。己明确要求报告期限的必须在期限内完成，不能完成时，须及时请示。八请示、汇报的事项，需备案或需其他部门（人）协助的，应用文字形式。九公司各级管理层对直接下级或间接下级布置任务或下达命令，受令者完成与否，都要在规定时间内复命。十、如执行人在执行开始后发现有困难或阻力，应努力去克服；如确实有不可克服的困难，执行人无法按时、按标准完成，要“立即”向下命令者复命，讲明不能完成任务的困难或原因。如已完成任务，也要复命。“立即”：公司规定为不超过四小时。安全保密制度一、总则1、目的：保护公司商业秘密，维护公司合法权益，适应激烈市场竞争，促进公司长期稳健地发展。2、公司秘密：指关系到公司的安全和利益，在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项。3、公司秘密的组织管理方式：统一管理、逐级负责。4、适用范围：本规则适用于集团本部及所属二级公司。公司所有员工都有义务和责任保守公司秘密。二、保密范围1、公司秘密涉及的范围.1.1公司经营、发展战略中的秘密事项。1.2公司重大决策中的秘密事项。1.3公司尚待付诸实施的各种方案、项目。1.4公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性研究报告、公司重要会议决议、主要会议纪录和重要决定中的秘密事项。1.5公司财务报告及各类财务报表、统计报表。1.6公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。1.7公司员员工人力资源档案、薪酬收入等资料。1.8管理系统如:管理模式、各种制度、文件等。1.9公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。1.10维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济案件中的秘密事项。1.11其他经公司确定应当保密的事项。2、一般性决定、决议、通知、行政管理资料等内部文件或资料不属于保密范围。三、密级分类及知晓范围1、公司秘密密级分为二类：绝密、机密。2、绝密级秘密：2.1绝密级密秘是指与公司生存、经营、人力资源有重大利益关系，如泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项。2.2绝密级主要包括：1）公司股份构成、投资情况及其载体；2）公司总体发展规划、经营战略、营销计划和策略、商务谈判内容及其载体、正式合同及协议文书、成本及利润率；3）董事会和总经理确定的按绝密密级处置的公司内部重要决定及重要会议纪要；2.3绝密级秘密知晓范围：董事会成员、总经理、副总经理、总经理助理、财务部总监。3、机密级秘密3.1机密级秘密是指与本公司的生存、经营、人力资源有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的事项。3.2机密级主要包括：1)尚未确定的公司重要人力资源调整及安排情况，人力资源部对员工的绩效考核材料；2)公司与外部高层人士来往情况及其载体；3)财务专用印签、帐号，保险柜密码，月、季、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，计算机开启密码，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置；4)公司产品的价格策略；5)获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策；外事活动中内部掌握的原则和政策；6)公司部门经理以上管理人员的家庭住址及外出活动去向；7)客户档案及相关资料；3.3机密级秘密知晓范围：部门经理级别以上的管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员，允许知晓与本工作相关的机密事项。四、保密措施1、属于公司秘密的文件、资料的制作、传递、使用、复制、保存和销毁，要进行重点控制和规范，由相应的接触人负责保密。2、员工在公司任职期间的工作成果归公司所有。3、公司员工不得在私人交往或公共场所谈论公司秘密或以其他方式传递公司秘密。4、掌握公司秘密的人员在工作变动时，应即时办理交接手续，并按规定权限签字。5、司机对领导在车内的谈话要严格保密。6、保密期间的秘密文件、资料采取以下保密措施：6.1非经批准，不得复制或摘抄；6.2属于非知晓范围内的人员，未经批准，不得借阅；6.3秘密文件、资料的收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；6.4秘密文件、资料采取专柜存放，到期归档；6.5对外交往合作中需要提供公司秘密事项的，应报经总经理批准；6.6公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告人力资源行政总监，人力资源行政总监须立即作出相应处理。五、保密环节1、文件打印1.1由文件原稿提供部门负责人签字，签字人对文件内容负责任，不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围、打印份数。1.2文员要做好登记，打印完毕后所有文件废稿应全部销毁，计算机存盘视情况应删除或加密码保存。2、文件发送2.1文件打印完毕，由行政专员转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。2.2严禁让未转正员工发送保密文件。2.3保密文件应交由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员。2.4发文部门下发文件应认真做好发文登记，对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。3、文件复印3.1原则上保密文件不得复印，特殊情况由总经办批准。3.2复印件只能交给部门负责人或其指定人员，不得交给其他人员。3.3复印废件应即时销毁。4、文件借阅保密文件只限下发范围内人员借阅，必须经借阅方负责人、所属副总经理或总经理签字批准。提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印、向无关人员透露。确需摘抄、复印时，须经签字并注明。5、会议5.1会议召集部门应认真做好到会人员签到、材料发放登记工作。5.2会议录音由行政部指定人员。六、保密规范要求1、各部门负责人要对本部门保密工作负责，要把保守公司秘密列为日常工作。2、各部门要按秘级分类，清查本部门的涉密事项，明确直接责任人予以登记，并向行政部提交清单备案。3、员工与公司脱离劳动服务关系后的保密义务，员工从与公司脱离劳动合同关系时起，对公司秘密事项的保密期限为二年，如因违反《保密制度》对公司造成危害的，公司将追究其责任。七罚则1、涉及公司秘密泄露的，由公司行政部或总经理安排对泄露事项进行组织调查和取证工作，一经查实，在遵循《员工奖惩制度》的基础上给予责任