项目文件编码及文档管理手册

第1页共16页中粮置业投资有限公司项目文件编码及文档管理手册（试行版）（第二版/2010-3-04）文件认可行为签署日期编制审核批准授权中粮置业投资有限公司第2页共16页目录1.引言2.文件归档2.1电子文件归档2.2书面文件归档3.文件编码系统3.1文件编号（编码）系统3.2项目参与单位编号（编码）表4.文件收发程序4.1地址和邮件4.2来件受理过程4.3发函过程4.4承包商文件提交5.图纸管理5.1图纸分类5.2图纸接收5.3图纸发放5.4旧图存档6.借阅管理7.标准格式和表格附录1预算合约部文件归档系统结构图附录2招标阶段文件存档目录附录3经济文件存档内容附录4项目文件编号（编码）表附录5项目参与单位编号（编码）表附录6文件收进流程附录7文件发放流程第3页共16页1.引言1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。2.文件归档程序2.1电子文件归档2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。2.2书面文件归档书面文件的归档原则：2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、项目预算合约部文件夹沟通管理文件夹合同控制文件夹文件模版文件夹参与单位通讯录发文记录收文记录投资估算文件夹合同文件夹合同变更管理文件夹记事管理文件夹设计变更文件夹工程洽商文件夹现场签证文件夹内部文件传阅单工作联系单格式付款台帐工程类文件夹采购供应类文件夹咨询类文件夹经济文件招标计划合约规划第4页共16页归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。2.2.2根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。2.2.5发文：发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；2.2.6收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。2.2.7其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。下面是预算合约部文件归档系统目录。1.合同1.1设计类1.1.1建安总承包设计1.1.2精装修设计1.1.5市政及附属工程设计1.1.6其他设计合同1.2咨询类1.2.1监理合同1.2.2造价咨询合同1.2.3招标代理合同1.2.4其他工程咨询合同1.3工程类1.3.1建安工程总承包合同1.3.1.1招标文件和中标单位投标文件1.3.1.2合同文件1.3.1.2.1合同1.3.1.2.2变更文件1.3.1.2.2.1设计变更1.3.1.2.2.2工程洽商1.3.1.2.2.3现场签证1.3.1.2.2.4业主指令1.3.1.2.2.5图纸会审1.3.1.2.3日常往来函件第5页共16页1.3.1.2.3.1工作联系单1.3.1.2.3.2其他往来文件1.3.1.3经济文件1.3.1.3.1经济审批文件1.3.1.3.1.1设计变更1.3.1.3.1.2工程洽商1.3.1.3.1.3现场签证1.3.1.3.1.4工程款支付1.3.1.3.1.5主材调价文件1.3.1.3.1.6材料设备认价文件1.3.1.3.1.7零星工程报价文件1.3.1.3.2材料、设备审批单1.3.1.3.3材料设备品牌变更审批单1.3.2消防工程分包合同1.3.3精装修工程分包合同1.3.4市政及附属工程合同1.3.5园林景观工程合同1.3.6其他工程类合同1.4采购类1.4.1空调设备1.4.2电梯设备1.4.3橱柜供应及安装1.4.4其他采购合同1.5前期类2.会议纪要2.1咨询例会2.2监理会议纪要2.3其他例会3.其他3.1询价文件3.2内部传阅文件3.3招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。）2.2.2所有书面文件归档方法详见附录1《预算合约部文件归档系统结构图》。2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。2.2.4经济文件需存档附件详见附录3《经济文件存档目录》。2.3书面文件检索2.3.1文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。第6页共16页3.文件编码系统3.1缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。3.2文件编号（编码）系统3.2.1文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：YS-QS--09-001“YS”为文件发出单位缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。询价文件需要单独编码，编码方式为：X-QS-09-001“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。其他文件编码详见附录43.3项目参与单位编号（编码）详见附录54.文件收发程序任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则预算合约部有权要求其修改后重新提交。4.1地址和邮件4.1.1邮件和书面文件需寄往预算合约项目办公室地址4.1.2传真需发至预算合约项目办公室传真号4.1.3邮件上需明确注明相关收件人4.2来件受理过程4.2.1预算合约部的所有来件均由文档控制员收取，并盖上日期和传阅印戳。盖戳后的文件交给部门领导供其审阅。预算部经理于日期印戳处及处理该文件的合适人选旁注明“执行”、“传阅”或“抄送”。通常，来件由一人负责跟进，需要时其余人员负责协办。负责跟进的人进行以下操作：(a)将该文件复印并立即发给指定执行人签收；(b)将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。4.2.2如果条件许可，文档控制员需使用登记本来记录每天收到的文件，以供查询。第7页共16页4.3发函过程4.3.1发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系单》，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。资料员在对方签收后将文件副件归档，并进行发文电子目录登记。4.3.2预算合约部成员在传阅文件时应及时处理，小心保管，避免传阅滞后或文件遗失。4.3.3如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人于每天上午10：00前来将原件取走，并在文件发放登记单（见附录）上登记签字。4.3.4如文件为内部信件，则由文档控制员统一复印、分发，原件存档。4.4承包商文件提交4.4.1承包商应按照规定的程序和格式提交文件。5.图纸管理5.1图纸接收5.1.1正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期5.1.2移交预算合约部的图纸需有工程部确认的工作联系单和图纸目录5.1.3文档控制员或经办人需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录标注一致后，方可签字接收。5.1.4工程部转送我部图纸原则上不少于3套，报部门领导批示，批示后给相关工程师阅，工程师阅后由资料员存档1份、转咨询公司2份。5.2图纸发放5.2.1文档控制员需按要求准确发放图纸给指定单位，需要份数以部门规定或部门负责人授权为准。5.2.2图纸发放需配有工作联系单和图纸目录，指定单位签字接收后方可取走。5.3旧图存档5.3.1一旦有新图纸发行，文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图纸中，做好图纸变更管理记录。6.借阅管理第8页共16页外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅单》，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。借阅人应妥善保管借阅文件，不得涂改、撕毁，并应按时归还。7.标准格式和表格7.1工作联系单7.2内部传阅单7.3公司文件传阅表7.4借阅登记簿7.5发文登记簿7.6收文登记簿7.7资料销毁记录7.8档案标签第9页共16页附录1预算合约部文件归档系统结构图预算合约部文件归档系统结构图说明：收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。发文：按发文编号顺序存档。业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）。顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。文件归档系统设计类合同咨询类合同其他类合同前期类合同采购类合同工程类合同1.总承包合同精装修工程市政工程空调设备电梯监理合同造价咨询合同其他工程合同建安设计精装修设计园林景观设计幕墙设计其他设计合同招标代理合同其他咨询合同园林景观市政及附属工程设计1.1招标文件1.2合同文件1.3经济文件其他询价文件内部传阅文件1.3.1经济审批文件1.3.2材料、设备审批单1.3.3材料、设备品牌变更审批单1.3.1.1设计变更1.3.1.2工程洽商1.3.1.3现场签证1.3.1.4工程款支付1.3.1.5主材调价文件1.3.1.6材料设备认价文件1.3.1.7零星工程报价文件会议纪要咨询例会监理例会其他例会1.2.1合同1.2.2变更文件1.2.3日常往来函件1.2.3.1工作联系单1.2.3.2其他来往文件设计变更工程洽商现场签证图纸会审业主指令第10页共16页附录2招标阶段文件存档内容招标阶段文件存档目录阶段序号文件名称资格预审1工程招标图纸及技术说明（工程部发函）2资格预审文件初步定版(内部文件传阅表)3资格预审文件初步定版(外部文件传阅表)4资格预审文件招标工作小组决议(附:文件传阅表（资格预审文件);资格预审文件编制说明)招投标阶段5招标文件初步定版(内部文件传阅表）6招标文件初步定版(外部文件传阅表）7招标文件及资审结果招标工作小组决议(附:招标报名情况;资格预审评审报告；文件传阅表（招标文件);招标文件编制说明——由测量师提供8招标文件及资审结果招标领导小组决议9备案招标文件1正1副（求实提供,有备案号）10答疑文件和招标文件补充文件1正1副（有备案号）定标阶段11中标人招标工作小组决议(附:招标投标情况报告)12中标人招标领导小组决议合同签署阶段13项目公司内部请示、报告14合同文件内部流转会签单15项目公司合同会签表保函16预付款保函17支付保函18履约保函19保修保函20调试保函其他21承诺函（对外存档）、补充协议22授权委托书招标代理机构提供资料一招标公告阶段1招标公告表2招标公告发布单3招标人委托登记表4招标方式登记表5招标公示网页打印页二资格预审阶段6资格预审文件7资格预审文件备案表8资格预审评审专家登记表9资格预审评审报告10资格预审情况书面报告11招标资格预审结果登记表第11页共16页三招标阶段12招标文件13标底（如果有）14招标文件备案表15北京市建设工程评标专