公路工程建设项目档案管理规范

31总则1.1为了进一步贯彻《公路法》、《档案法》及《档案法实施办法》，规范公路建设单位公路工程项目档案管理，确保公路工程项目档案的完整、准确、安全和有效利用，为公路的建设、使用、养护、改建、扩建服务，根据上级有关规定、办法，结合我局公路建设实际情况制定本办法。1.2公路建设项目竣工档案是指新建和改建公路工程自项目的立项开始直至竣工验收全过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。1.3公路建设项目档案是公路建设的真实记录，是公路建设和管理的重要依据，各有关单位要按照统一领导、统一管理档案的原则，切实做好公路建设项目档案工作。本办法规定了公路建设单位公路工程项目技术档案管理条例、职责及控制措施，及文件材料的形成、积累、整理和归档，档案的汇总整理、验收和移交的一般原则。2规范性应用文件交通部2004年3号令——《公路工程竣(交)工验收办法》交通部交办发[2004]446号关于印发《公路工程项目竣（交）工验收办法的通知》交通部交办发[2001]390号关于印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》4国家档案局、国家计委1988年国档[1988]4号文《基本建设项目项目档案资料管理暂行规定》DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范自治区计委、自治区经委2002年印发的新档发[2002]21号文《新疆维吾尔自治区建设项目(工程)竣工档案验收办法》新疆交通厅公路工程质监站2005年出版的《公路工程施工技术资料汇编》1996年高管局印制的乌鲁木齐—乌奎高速公路公路《竣工文件编制办法》GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》自治区建设工程质量安全监督总站编制的《建设工程施工验收及技术资料编制指南（上、下册）》3档案管理职责3.1根据统一领导、分级管理的原则、档案行政管理部门和上级主管部门依法对公路建设单位竣工档案工作进行监督和指导；公路建设单位档案部门对各有关业务部门、施工、监理部门的工程竣工文件材料的立卷归档工作进行监督、指导、检查。3.2公路建设单位负责统一管理公路工程项目档案工作，业务上接受上级档案管理部门的指导与监督。3.3公路建设单位档案部门负责对竣工资料的指导、检查、验收工作。3.4各项目执行办公室按照本“编制办法”负责对施工、监理和5其他有关单位竣工资料的管理工作进行监督检查、组织整理和编制交、竣工资料。3.5各项目监理单位应将竣工文件编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一，对施工单位进行监督管理。3.6各设计、施工、监理单位均应指派专人负责档案工作，根据建设单位的要求在各自职责范围内做好与建设项目有关的文件形成、积累、整理和归档工作。3.7公路建设单位和各公路项目执行办要建立档案管理网络体系，层层建立档案管理岗位责任制。从立项到竣工，每个工作程序要明确档案管理责任单位和责任人。3.8公路建设项目档案工作是公路建设的重要组成部分，公路建设单位应切实负起具体管理档案工作的责任，将其纳入公路建设工作的全过程，明确档案工作分管领导，建立与工程档案工作相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定档案管理制度，并负责组织、协调和指导项目设计、施工、监理单位的项目竣工文件编制和项目档案管理。4档案管理控制措施4.1公路建设档案工作应于公路建设同步，即所有公路建设项目，从立项就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，应加补充协议，要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求；按照合同管理的原则检查工程进度与施工质量时，对工程进行考核和评比6时，要同时检查工程档案的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。4.2公路建设单位施工单位须将基建工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作，纳入施工管理和考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。建设局专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定工作、参加各单项验收和工程项目总验收。4.3公路建设项目档案工作质量是公路建设质量的一个方面，从立项、审批、勘察设计、施工、监理、交竣工验收各个环节都要有相应的项目档案。对于未能按要求完整、成套、系统地完成项目档案整理和编制工作的，按合同上有关规定办理。5文件材料的形成、积累、整理、归档和移交5.1公路建设项目文件材料要字迹清楚，图面整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书写材料（如圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸等）书写、绘制。归档文件材料应为原件。5.2施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，按规定在工程交工验收前编制好竣工图，“竣工图纸”由施工单位负责编制，施工单位负责人复查，监理单位审核，设计代表对于变更部分审查、属实、签认，其内容包括竣工说明、图纸部分以及竣工数量表。竣工图纸在绘制完毕，加盖竣工图章、竣工图章内各方签字7完毕以及竣工图框栏各方签认完毕后再复印两套，方可合格及制作电子档案；各单位“各项竣工表格”、“施工总结”由各施工单位负责编制，“监理总结”由监理单位负责编制，全线审核由各级监理单位负责，及其汇总统计工作由各项目执行办负责。5.3公路建设单位各承办处、室，设计、施工（包括主承包、分包）、监理单位应在各自职责范围内做好于公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按本《编制办法》中第二部分“归档范围、归档号及保管期限”的要求，将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。5.4公路建设项目形成的全部文件在归档前必须由文件形成单位（建设、设计、施工及监理单位等）进行系统整理。其分类组卷应做到科学合理、充分，保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合本《编制办法》中第三部分《档案案卷质量标准》的规定，‘归档号、归档范围及保管期限’应依照第二部分“归档范围、归档号及保管期限”的要求执行。5.5施工、监理单位在竣工文件编制和整理、立卷后，应依次由施工单位、监理单位、质检部门、监理部门、档案部门对档案的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，并签字确认后按要求制作光盘档案三套，并将两套光盘档案、纸质档案随总归档目录一并提交公路建设单位档案室，办理最终交接手续。5.6各设计、施工、监理单位应在公路建设项目交工验收前，工程完毕三个月内，将项目立卷归档的文件材料向公路建设单位档8案室送审移交;机关各职能处、室应在项目交工验收完三个月后收集、整理项目前期资料，符合本“办法”要求后，竣工验收前三个月内移交公路建设单位档案室，并办理手续。公路建设项目档案由公路建设单位负责进行组织、汇总，待项目竣工验收结束后，统一向公路管养单位移交，移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。5.7公路建设单位负责组织对全部工程归档文件的汇总整理，并根据本《编制办法》指导案卷的编制工作。5.8在交工验收时，由建设单位负责给公路养护单位移交一套竣工图纸，数字化档案制作完毕后，由建设单位负责给公路养护单位移交一套原始档案。公路建设单位向公路养护单位移交档案时，应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并完备的清点、签字等交接手续。5.9公路建设项目的前期文件材料、竣工验收文件及管理性文件依照本《编制办法》中第二部分“归档范围、归档号及保管期限”由各承办部门、处室来整理，成卷。办完的文件材料在竣工验收前、审计完毕后三个月内完整、系统、成套的向档案室移交。未办完的或正在执行中的文件材料在项目交工后三个月内按照规定的程序向档案室移交。征地拆迁文件、招投标文件及评标文件、合同及合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件，工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。公9路工程设计文件材料包括初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等应由建设单位有关承办处、室，按项目、阶段、单位和分部工程、专业分别整理、组卷。分阶段先暂时存入档案室，待竣工验收时汇总完善，办理最终移交手续。5.10公路建设单位各承办处、室，有专人负责业主的竣工文件档案工作。形成从保管、利用、整理、移交的各个环节的专人负责。5.11工程项目档案归档单位应根据公路建设单位提供的项目档案分类编号规则以及项目实际情况、设计、制定统一的项目档案分类编号体系；依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案整理情况说明。5.12竣工验收以后，在大中城市规划区范围内的重要建设项目，公路建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。5.13各施工、监理单位在工程质量评审完，竣工资料编制符合“编制办法”要求后，领取“数字化档案制作通知单”，并由项目执行机构及档案管理部门签认后，在公路建设单位指定点制作数字档案；数字化档案制作完毕后一并纸质档案提交公路建设单位档案室，填写“科学技术档案移交签证单”和“科学技术档案案卷归档目录”一式四份，签证单，先由项目执行机构，再由档案10管理部门及公路建设单位主管领导签字，方可有效。6档案验收6.1公路建设项目在进行竣工验收前，必须进行档案专项验收。档案专项验收由档案、交通行政管理部门和建设机构组织进行。6.2在组织公路建设项目竣工验收时,验收委员会应有档案行政管理部门派员参加。在竣工验收报告中，应有档案工作章节，在竣工验收鉴定书中要有档案情况的评价。6.3档案专项验收前，公路建设单位应组织机关各职能处、室，施工、监理等有关单位的负责人，工程管理、工程技术负责人，进行档案的自检工作，并做档案专项验收工作。6.4专项验收时验收组着重抽查项目档案的归档情况。抽查档案案卷总数量的10%。评价档案完整、准确、系统性情况后，写出专项验收意见，对存在的问题提出改进要求，限期整改。建设、设计、施工、监理单位按验收组提出的改进意见在竣工验收前加以改进。6.5公路建设项目进行质量审定时，档案部门应对竣工档案进行全面检查、验收。项目工程质量审定内业资料审查记录表，见附件1、2、3。