会议策划与组织

会议策划与准备会议策划与组织——山西国际商务职业学院张丹阳15034676704目录页会议策划的流程会议日程、议程会议方案过渡页项目二会议策划的流程会议策划与准备第一节会议策划的流程会议策划是会议的总体构思搞清楚“想法”搞清楚“思路”会议地点的选择会议的整体规划会议策划与准备会议策划的流程搞清楚“想法”会议主办方收集相关资料议题、议程、要点想法目的预算会议策划与准备会议策划的流程搞清楚“思路”会议筹备组策划步骤时间推进节点与上级沟通会议策划与准备会议策划的流程会议地点的选择可供选择清单综合考虑会议类型与场所搭配亲临现场实地考察会议策划与准备会议策划的流程会议的整体规划讨论落稿再讨论修正再讨论•头脑风暴法•名义小组讨论•电子会议•群体互动细化到执行层面•工作时间进程表•任务分工表•物品清单•成本分析表会议策划与准备会议策划1.成立会议机构2.会议选址和布置3.会议食宿服务4.会议文件的准备5.会议后勤保障6.会议游览和联谊服务会议策划与准备会议策划1.成立会议机构、人员选择会议机构材料组秘书组组织组技术组宣传组后勤组保卫组会议策划与准备会议策划1.成立会议机构、人员选择人格特质迈尔斯-布里格斯类型指标外/内向型（E/I）领悟/直觉型(S/N)思维/情感型(T/F)判断/感知型(J/P)会议策划与准备会议策划外倾型E内倾型I与他人相处精力充沛独自度过时光精力充沛行动，之后思考思考，之后行动喜欢边想边说出声在心中思考问题易于“读”和了解；随意地分享个人情况更封闭，更愿意在经挑选的小群体中分享个人的情况说的多于听的听的比说的多高度热情地社交不把兴奋说出来反应快，喜欢快节奏仔细考虑后，才有所反应重于广度而不是深度喜欢深度而不是广度会议策划与准备会议策划领悟型S直觉型N相信确定和有型的东西相信灵感和推断喜欢新想法—除非它们有实际意义为了自己的利益，喜欢新思想和概念重视现实性和常情重视想象力和独创力喜欢使用和琢磨已知的技能喜欢学习新技能，但掌握之后很容易就厌倦了留心具体的和特殊的；进行细节描述留心普遍的和有象征性的；使用隐喻和类比循序渐进地讲述有关情况跳跃性地展现事实着眼于现实以一种绕圈子的方式着眼于未来会议策划与准备会议策划思维型T情感型F退后一步思考，对问题进行非个人因素的分析超前思考，考虑行为对他人的影响重视符合逻辑、公正、公平的价值；一视同仁重视同情与和睦：重视准则的例外性被认为冷酷、麻木、漠不关心被认为感情过多，缺少逻辑性，软弱认为圆通比坦率更重要认为圆通与坦率同样重要只有情感符合逻辑时，才认为它可取无论是否有意义，认为任何感情都可取被渴望成就而激励被为了获得欣赏而激励很自然地看到缺点，倾向于批评会议策划与准备会议策划判断型J知觉型P做了决定后最为高兴当各种选择都存在时，感到高兴有“工作原则”：工作第一，玩其次（如果有时间的话）“玩的原则”：现在享受，然后再完成工作（如果有时间的话）建立目标，准时地完成随着新信息的获取，不断改变目标愿意知道它们将面对的情况喜欢适应新情况着重结果（重点在于完成任务）着重过程（重点在于如何完成工作）满足感来源于完成计划满足感来源于计划的开始把时间看作有限的资源，认真地对待最后期限认为时间是可更新的资源，而最后期限也是有收缩的会议策划与准备会议策划组织组外倾、领悟、情感、知觉ESFP会务管理组外倾、领悟、思维、判断ESTJ后勤组外倾、领悟、思维、判断ESTJ秘书组外倾、领悟、情感、知觉ESFP宣传组外倾、直觉、情感、知觉ENFP技术组内倾、领悟、思维、判断ISTJ财务组内倾、领悟、思维、判断ISTJ保卫组内倾、领悟、思维、判断ISTJ会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置大型会议——大都市培训活动——专业培训中心、旅游胜地研究和开发会议——安静场所企业经销商年会——风景名胜重大奖励和表彰——知名会场交易会和新产品展示会——交通便利会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置考虑预算营利性非营利性——政府会议、专业学术会议、经销商会议营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算，并据此选择合适的会议举办地。同样地，在考虑会议举办地时，会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内，但对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置商务型酒店度假型酒店市中心市郊会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：·报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；报价房应是后选名单中较好的一个；对报价方拟订的合同条款基本接受。会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置亲临现场实地考察会见能做决策的人。对方建议的日期去进行参观不要出于个人原因再次参观酒店；以一个普通客人身份还是以贵宾身份前往考虑另一家酒店作为“备选”。会议策划与准备会议策划课桌式（教室式）•有桌有椅，适合讲座、培训等会议策划与准备会议策划剧场式•只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的会议策划与准备会议策划U型台•U型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会议，适合小规模会议或研讨会博鳌亚洲论坛会员大会会议策划与准备会议策划鱼骨式•像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会会议策划与准备会议策划圆桌形圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议圆桌会议的由来博鳌亚洲论坛青年领袖圆桌会议会议策划与准备会议策划圆桌形圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议华商领袖会议策划与准备会议策划其他种类•会议的形式不是固定不变的，有时会有多种会议类型混用，如双U，就是把U型和课桌式结合一起；按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。会议策划与准备会议策划宴会型会议策划与准备会议策划鸡尾酒会会议策划与准备会议策划签字仪式•较为特殊的会议种类，适用签字类型的发布会，一般摆台分为台上台下两种。会议策划与准备会议策划会见式•是由贵宾接见而来，档次较高会议策划与准备会议策划除了以上常见的会场布置类型外，还会出现如T形、E形、多U形等。不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息，在布置前一定要与会议策划者详细探讨。会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第一，环绕式的座位安排。在会场中不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排，比较人性化，没有明显的地位区分，大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严谨的会议会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第二，散座式的座位安排。散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置，这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排，适合私下的沟通和交流，当然，这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第三，圆桌式的座位安排。在会场上摆放有一张圆桌，请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中，可以不用拘泥诸多的礼节，主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是主座就可以了。面门为上、以里为尊，这就是圆桌式座位安排的基本原则。会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第四，方桌式座位安排。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在长方形桌子的短边，或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第五，主席台式座位安排。在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须排座次、放座次牌，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。会议策划与准备会议策划一、会议/会见的座次安排长形座会议席次安排会议策划与准备会议策划会议策划与准备主席台人数为偶数会议策划与准备主席台人数为奇数会议策划与准备会议策划一、会议/会见的座次安排内宾接待席次来宾随从主人随从来宾主人会议策划与准备会议策划一、会议/会见的座次安排主席团席次背景板主席台演讲台主席团会议策划与准备会议策划二、宴请的座次安排宴请席次安排－正常摆位5号嘉宾6号嘉宾副主陪2号嘉宾1号嘉宾4号嘉宾3号嘉宾8号嘉宾7号嘉宾主位9号嘉宾10号嘉宾会议策划与准备会议策划二、宴请的座次安排宴请席次安排－主宾身份高于主人5号嘉宾6号嘉宾副主陪主人2号嘉宾4号嘉宾3号嘉宾8号嘉宾7号嘉宾主宾9号嘉宾10号嘉宾会议策划与准备会议策划司机秘书2号首长1号首长小轿车司机首长秘书面包车（中巴）会议策划会议食宿服务一、对备选会议住宿机构的考察1.依照标准，对本地的住宿供应机构进行筛选2.对备选住宿机构进行考察比较3.确定定点住宿供应机构调查汇总太原市会议住宿机构会议策划会议食宿服务二、会议住宿房间的预定1.与住宿供应机构签订预定合同2.寄送会议通知（邀请函）和住宿登记卡（申请表）3.收到住宿登记卡（申请表）及时回复确认4.会议特殊客房的预定会议策划会议食宿服务三、参会人员入住期间的住宿服务参会人员的入住服务会议期间的住宿服务会议结束的延迟退房服务会议策划会议食宿服务一、会议用餐地点、用餐方式的安排1.会议用餐地点的选择餐饮场所的大小餐饮场所的环境厨房路径会议策划会议食宿服务一、会议用餐地点、用餐方式的安排2.对用餐时间早中晚3.主要会议用餐方式围餐式自助式半自助式分餐式餐劵购餐式会议策划会议食宿服务二、每餐菜单的确定和酒水的安排1.确定每餐的菜单道数与分量花色品种多样性具有地方特色具有时令特征照顾参会人员的特殊用餐要求2.会议餐饮的酒水安排会议餐饮2014两会委员吃什么3月2日，北京，政协经济界和农业界的驻地，记者探访委员驻地餐饮，政协委员们吃自助餐，用餐以简单为主，餐品比往年少了许多。凉菜三种，水果两样，肉菜有鸡腿，扣肉和小炒，没有酒。现场制作的有担担面、糊塌子、卷烤鸭。会议餐饮2014两会委员吃什么会议餐饮2014两会委员吃什么会议餐饮2014两会委员吃什么会议餐饮2014两会委员吃什么会议餐饮2014两会委员吃什么会议餐饮2014两会委员吃什么会议餐饮2014两会委员吃什么会议餐饮2014两会委员吃什么会议策划会议食宿服务三、餐饮服务其他注意事项1.提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数2.辨认进餐者身份3.注意与会议供餐机构的随时沟通与协调4.做好引导工作5.考虑到不能按时用餐的参会人员会议策划会议食宿服务四、会间茶歇的安排与服务1.会间茶歇的安排时间、地点、茶点2.会间茶歇的服务会议策划与准备会议策划4.会议文件的准备会议通知开幕词、闭幕词讲话稿其他会议文件会议文件的准备会议通知会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。是我国党政军各级机关乃至企事业单位、群众团体经常使用的公文文种，是应用写作中常见的一种文体。布告形式书信形式会议文件的准备会议通知关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：一、出席会议人员各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)处长各1名。军队出席会议人员的通知由省军转办另发。二、会议时间、地点会议定于6月18日在南京双门楼宾馆(南京市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月