房地产公司各部门工作衔接示意图(11doc)-(1)

河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第1页共11页各部门工作衔接示意日期：2018年8月15日项目部门间衔接内容具体要求备注1.行政事务类1.1活动组织1.2车辆调派1.3公文管理部门日常往来函件由部门保存，重要函件或以公司名义发出的函件由行政部存档。工程部部根据公司活动要求制定活动方案及工作分工派发各部门物业公司：项目部：营销部：其它部门：绿化部负责活动现场绿化气氛的布置，环境部负责现场环境卫生的清洁，安管部负责现场安全保卫工作，住户中心负责接待工作，物业工程部负责现场水电接驳、灯光照明和电器设备的安装和管理；负责小区外环境的配合，会同安管部做好相关施工管理工作；负责现场广告宣传、气氛布置、接待等相关工作；根据实际工作分工安排执行。发文部门公司审批申请部门盖章行政部存档申请抄送用车部门提出申请镇内用车提前30分钟申请镇外用车提前半天申请前台文员安排行政办行政办主管河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第2页共11页1.4资产管理公司固定资产的申购和管理，必须纳入资产管理体系，部门领用出仓时，《出仓单》仓库一联、财务部、行政部各一联，作为建立资产台帐和监督、盘点的依据。1.5办公文具管理各部门文员做好本部门办公用品的申购和发放管理，根据实际情况，以旧换新，原则上每月发放一次，新入职员工文具配备由部门申领，行政办审核发放。1.6费用控制1.7物品申购管理此处“物品申购”适用于日常办公用品和工程施工材料外所有公司物料和资产的零星采购2.人事类2.1人事招聘对人员较多、流动相对较大的部门，如物业公司，人事部须于每月2日前向该部门提供上月该部门入职、转正、离职的人员名单。使用部门申购公司审批采购部财务部仓库组错误!未找到引用源。财务部台帐登记、资产编号；错误!未找到引用源。使用部门领用；错误!未找到引用源。行政部监督；出仓每月10日前采购到位各部门每月28日前提交下月公司办公用品计划汇总采购部董事办批准行政部入仓出仓/领用每月25日前提交下月部门办公用品计划汇总制定每月采购计划和费用，进行申购行政部财务部每季度公司各部门费用发生情况行政部分析分析/分发发给相关各部门负责人使用部门申购行政部复核董事办批准采购流程程资产管理采购部用人部门提出申请人事部根据公司审定的人员架构进行审核，招聘到位用人部门河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第3页共11页2.人事类2.2培训工作2.3考勤统计3.电脑资讯类3.1网络安全管理*所有电脑硬件配置，必须经行政办、电脑资讯部复核，董事办审批3.2维修保养*对使用率高的电脑系统（如大门岗电脑）每个月进行检查检测，及时解决问题，保持正常运行。3.3网站管理*行政办负责网站更新资料的汇总把关，电脑资讯部进行维护、内容上传；*重要事件通过审核后1天内上网发布电脑资讯部各部门安全备份使用部门维修申请电脑资讯部定期保养各部门资讯汇总行政部复核电脑资讯部发布董事办审定用人部门人事部每月1次新员工入职培训部门内部岗位技能培训人事部(考核，归档备案)各部门每月3日前初步统计上月考勤人事部复核，每月8日前汇总考勤情况每月8日前汇总后勤扣费、报销情况财务部河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第4页共11页4.成本核算/预结算类4.1预结算材料单价4.2结算资料*设计变更、签证单等有关资料在工程变更时由工程资料室交预算部等相关部门传阅知悉；结算时提供整套资料以便结算工作展开，详见9.4部分“工程变更”。*财务部依据合同、招标说明、补充说明等条款进行复审，如果几方审核的结果存在较大的差异，财务部应组织进行对数。4.3工程相关招标文件的编撰*对外工程招标涉及的内审资料、图纸、招标文件由工程部统一发放。5.合同管理5.1各类合同编撰*合同前期编撰根据各专业不同由董事办分派相应部门进行，如工程类由预算部跟进，设计合同由规划技术部跟进，采购合同由采购部跟进；*抄送工程部为行政部负责跟进。双方签署盖章总资料室存档建立材料数据库预算部定期/不定期市场调查、询价预算部技术资料工程部资料室询价图纸(内审后)规划技术部预算部编撰各部门会签董事办审核各部门会签(含财务/律师)董事办确定合作单位相关部门编撰采购部抄送工程部资料室董事办审定需工程部跟踪工程财务部复核施工单位提交结算书及有关资料审核并提供工程签证单等资料审核并提供工程变更单等资料监理方审核董事长签署监理方预算部审核施工单位对数监理审核结果施工单位公司内部审核结果对数财务部复核一式两份工程指挥部规划技术部河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第5页共11页6.业务办证类6.1公司经营证件*公司经营证件办理包括：房地产公司/物业公司“营业执照”、“资质证”、“外商投资企业批准证书”、“代码证”的年审、变更以及物业公司“物价收费许可证”、“二次供水卫生许可证”等相关证件；*财务相关证件包括：“贷款卡”、“税务登记证”、“财政登记证”、“外汇登记证”的年审、变更等；*各类证件原件存总档案资料室，对各证件的办理期限互为提示；*各部门协助包括车辆、办证费用、相关资料等。*业务部跟进办理规划验收、综合验收。6.2财务相关证件6.3商品房买卖合同备案、房产证的办理6.4各类开发审批报建6.5商品房预售许可证办理6.6竣工备案办理竣工备案业务部业务部办理总档案资料室证件的年审办理期限各部门提供协助办理完毕总档案资料室存档规划技术部工程部资料室董事办方案定版、出图业务部办理总档案资料室存档工程部资料室业务部办理设计/施工单位/监理/勘探总档案资料室存档资料完善财务部财务部办理总档案资料室证件的年审办理期限各部门提供协助办理完毕总档案资料室存档规划技术部业务部相关资料的提供各部门提供协助办理完毕总档案资料室存档、抄送工程部资料室规划技术部工程指挥部业务部办理总档案资料室存档进度配合资料提供营销部营销部办理营销部办理房产证总档案资料室河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第6页共11页7.财务类7.1公司经营销售报表*每次审核盖章的房屋贷款合同、商品房买卖合同营销部提交清单（房间号码、业主名称、合同金额、按揭金额等）7.2投资成本核算、监控职能*对日常工作中的预结算管理，财务部履行二审职能；*财务部参与项目开发的策划、总体投资与分析，并履行成本核算和监控职能；*各部门有关工程费用的产生、变更均由财务部进行审核，董事办批准。7.3日常事务8.采购方面8.1办公材料采购管理*无申购计划的，除特殊情况外将不予采购、入仓、出仓。8.2工程材料采购管理*此处所指工程材料包括各种甲供材料和园建绿化苗木等；*相关物资（如机械）的使用说明书、保修卡一并入仓，并由仓库组统一交使用部门领用。每日17:00前提交收款收据、日报表、认购书营销部每月初5日内提交当月资金计划表、上月办证跟踪表、上月销售汇总表财务部董事办审核、汇总资料归档预算部完成预结算编制董事办审定规划技术部前期规划和投资分析财务部审核资料归档行政部每月8日前提交员工考勤、宿舍扣费财务部上月员工奖罚情况汇总采购部每月10日前采购到位各部门每月28日前提交下月公司办公用品计划汇总采购部董事办批准入财务总仓领用按时按质采购到位董事办批准财务部仓库组入仓使用部门领用，出仓采购部相关部门参与验货每月25日前提交下月部门办公用品计划汇总制定每月采购计划和费用，进行申购行政部工程指挥部根据现场进度和合同提前30天申购财务部复核财务部复核规划技术部部采购部预算部复核复核询价、议价、比价，采购计划和费用(同时)行政部领用河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第7页共11页8.采购方面8.3材料款的支付*特殊情况无订立合同需支付定金的，可先行借款，凭对方开具的发票或收据核销。9.规划设计/工程管理方面9.1各项规划设计方案*财务部、业务部参与项目开发前期的策划和方案调整，有利于成本控制。*财务部需了解方案进度，参与部门会审，并掌握最终总体方案、经济指标、总图等相关资料。9.2设计费的给付9.3工程事务联系方面*现场进度和同步资料的控制由工程部跟进根据合同约定、对方付款要求进行材料款(包括预付款/定金)的支付申请和复核采购部(采购到位)财务部财务部董事办批准复核采购部回单供货商付款签署技术处理意见书预算部、档案室设计发标内部评标合同流程董事办审定发出中标通知确定中标方设计展开规划技术部相关部门会审/设计调整设计方最终方案董事办审定规划技术部设计方出图规划技术部工程部资料室图纸分发报建流程施工单位监理方工程部现场负责人部改规划技术部监理方施工单位技术方面抄送(涉及费用方面)工程部资料室回复设计方申请董事办审批财务部规划技术部财务部规划技术部制表返回给付财务部河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第8页共11页9.规划设计/工程管理方面9.4工程变更(外单位提出)9.4工程变更(内部提出)*物业公司或其它部门发现需进行变更的，内部沟通由规划技术部联系设计出具方案，公司审核同意变更后，工程部负责现场整改事宜跟进。9.5工程验收方面（包括隐蔽工程验收和原材料的检验）*规划技术部在技术性验收中作为主导部门并负责签字，材料的采样应有规划技术部人员参加，送检陪同由监理、工程部负责9.6工程款的审批监理款的申请拨付参照此流程。规划技术部设计方施工单位提出变更要求监理方工程部资料室规划技术部预算部财务部董事办施工单位监理方工程部报验联合验收施工单位监理方工程部现场负责人申请工程部资料室根据合同复核制表董事办审批复核财务部给付规划技术部预算部水电工程部资料室财务部预算部、总档案室施工单位监理方抄送原件预算部财务部董事办监理方工程部资料室预算部档案室要求变更部门规划技术部设计方提出变更要求施工单位监理确认签章验收意见由监理整理下发施工单位监理、工程部落实整改三部联合复检河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第9页共11页9.规划设计/工程管理方面9.7竣工资料9.8图纸审核10.营业销售类10.1营销资料、方案的获取此处所指方案具体包括：项目规划方案及说明、户型设计（含停车场）方案；销售模型制作由规划技术部跟进，营销部配合。10.2物业管理资料提供及服务合同签署管理*相关资料在方案确定并经规划、建设等政府职能部门审批后1个月内及时提供营销部、物业公司；其中《住宅质量保证书》《住宅使用说明书》由规划技术部完成并提供给物业公司制定《前期物业服务合同》。*已签订的物业服务合同（物业公司/业主）在交楼前30天由营销部移交回物业公司。规划技术部营销部方案确定并经规划、建设等政府职能部门审批后业务部物业公司物业管理统一口径营销部业务培训业主签署物业公司业务部总体规划报建完成通知相关部门提供资料施工方整理提交工程部接收监理审核图纸会审联合相关单位、部门监理方、工程部组织会审意见由施工单位整理发放图纸内审规划技术部组织联合相关单位、部门内审意见由规划技术部整理发放物业服务合同移交总档案资料室物业公司河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第10页共11页10.营业销售类10.3销控各项资料统计方面11.物业管理类11.1前期物业管理设施设备的移交和接管*“资料”包括但不限于设施设备、土建、给排水、水电表位置分布、总体规划图等各项图纸、说明书、技术参数，以及各设施设备合同关于“保修期”、“施工单位”等约定和条款等；*楼宇部分重要的设施设备进行安装时，由工程指挥部出具工作协办单明确介入时间及方式等，以便物业公司提前介入，作后续跟进。技术方面问题由规划技术部衔接。11.2水电、电话、电视等配套设施的开通和相关职能部门的衔接经董事办审批后次日营销部每月销售、转名情况登记表每月销售情况统计表每月欠款催收进度表每月资金计划表每月销售人员佣金计提表财务部每月5日前董事办汇总图纸暂测面积售价表每日销售情况统计表、认购书/登记书复印件测绘所出具相关面积后次日每天17时前规划技术部沟通协调开通物业公司规划技术部工程指挥部技术交底/培训，资料移交物业公司会同施工单位对水电表底数进行确认业务部河北宏安建筑工程公司各部门对接流程第11页共11页11.物业管理类11.3绿化园林的移交和接管*验收参与单位包括规划技术部、工程部、施工单位和物业公司；*“图纸资料”包括《土建竣