【装修公司】行政管理手册

行政管理手册XX装饰工程有限责任公司目录目录1资产管制度3一、图书３二、档案４三、固定资产４四、办公用品７员工行为规范８是个职业人汇集的地方，职业人就应该有职业人的行为和礼仪规范。作为职业人，每一名员工都可以并且应该做到以下规范８一、个人仪表维护８1.仪容８2.着装８3.仪态９二、相关场所行为101.办公室102.会议室113.办公楼走廊114.户外11三、工作关系处理111.与上司112.与下属113.与同事124.与客户125.与异性12四、禁止行为条例121.玩忽职守122.侵犯他人133.欺骗、盗窃、赌博134.煽动肇事13五、常用礼仪规131.通讯13接待162.拜访163.会谈（谈判）1617车辆管理制度18出差管理制度20接待管理制度24会议管理制度26印章管理规定28文档管理实施办法31采购管理制度33目录35附录1客户接待单35附录2专题会议执行单36附录3例会执行单０附录4特殊物品采购单１附录5一般物品采购单２职位说明书３行政部岗位职责９第一条资产管理制度一、图书：1．制度的目的及适用范围1.1制度的目的：为了更好地利用图书资源，方便员工借阅，也便于更好地管理图书。1.2制度的适应范围：集团总部各部门、各设计分部、各外埠分公司。2.负责部门公司行政部3.制度内容3.1部门如需要购买图书，应事先向行政部提交购书申请书面报告，报告中须列明购书用途、书名、数量、价格等内容；3.2行政部根据购书申请审核图书库存，如无，在购书申请上注明后上报总裁，待总裁批准后，由行政部办理购书事宜；3.3图书购买后，行政部会同财务人员办理入库手续。依据入库单据，行政部进行图书登记工作；3.4行政部每月15日、30日对图书进行盘点，并将盘点表上报总裁；3.5各部门借阅图书必须有部门负责人签字确认后方可借阅（借阅时间不超过十天）；3.6部门保管人对图书负有保管责任，要认真记录借阅登记手续；3.7图书借阅者要爱惜图书，到期归还，并保证所借图书的完整、干净，若有损坏照价赔偿。3.8所借图书丢失，除照价赔偿外，另外按图书价格数额给予罚款。3.9借阅人如调动或离职，在交回所借图书后方可办理调动、离职手续。二、档案1、项目归档要求：一个项目完成之后归档内容要有电子版与打印版各两套其中各个版本中的内容要包括：目录、合同、各个工作环节中的计划书、调研报告、成果报告、验收证明、作业过程中以时间为顺序的所有往来的商务要约。填写项目归档交接单，一式两份，档案交接人与资产管理员各执一份。2、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经相关主管批准。借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，因保管不慎丢失或毁损要及时追查，并报告主管部门及时处理。档案手册丢失一套处以5000元罚金，试用期员工查阅档案只能在档案室，不得借出。档案分为电子版本及打印版本，不得外借电子版本，如有需要经公司常务副总批准方可借出，公司决策委员会领导除外，但应做好详细的借阅登记。三、固定资产资产借用为正常上班时间，如遇节假日借用资产，应由借用人在前一个工作日借出。要借用投影仪、相机、录音笔等请提前一天申请，也好提前做准备。归还时要保证清洁、设备内文件都已导出，否则造成文件丢失概不负责。对所借用资产请仔细检查有无缺损（失）情况，若发现应及时声明，否则归还时的资产缺失由借用人负责赔偿。公司的档案、照片档案、摄影资料、幻灯片、摄影器材、投影仪等贵重物品要精心使用、妥善保存，发生损坏及丢失须按原价2倍赔偿。耐用品资产管理规定耐用品资产为企业赖以营利的主要器具，在企业财产中占有相当大的比例，拥有一定规模的资产是开展生产经营活动的前提和基础。资产结构是否合理，使用是否有效，管理是否严谨，直接关系到企业的经营成果。因此，加强资产的管理与监控，在企业的经营管理中具有非常重要的意义。为了保证资产的安全和良好状态，充分发挥其使用性能，本着既有利于公司业务的开展，又符合勤俭办企业的原则，特制定本规定。一、耐用品资产的范围及标准凡由公司出资购置的单位价值在200元以上，使用年限在一年以上的物资设备都列入公司耐用品资产（其中包括固定资产）的范围。包括各种电子设备、仪器、通讯设备、运输工具、办公家具、机械设备等类别。二、耐用品资产的管理职能行政部为公司耐用品资产（实物）管理的职能部门，负责承办资产的登记、购置、调配、使用管理、维护、更新处理、检查等各项管理工作。三、耐用品资产的监督职能财务部对耐用品资产管理进行监督。负责对其中的固定资产购置进行预算控制，对已批准的购置项目进行款项划拨，对固定资产购置实际支出费用的核准，对固定资产台帐的整理与核查管理，以及对固定资产折旧的计算。四、耐用品资产使用管理责任制耐用品资产管理实行部门经理负责制。各部门经理对本部门资产的数量、质量、管理制度落实情况需经常进行监督检查。五、耐用品资产管理内容㈠资产的登记本公司所有耐用品资产都必须进行登记，填写《公司耐用品资产登记表》,对每一项资产按使用部门分类保存，并统一编号、张贴标记。㈡资产台帐的建立1、根据公司现有的耐用品资产情况，由行政部组织有关人员进行清查，填写《公司资产清查汇总表》，整理后存档。每半年按财务部固定资产台帐，逐一对公司的固定资产进行对照核查。2、根据需要并经领导批准配发的各类办公设备，有关人员必须做到精心爱护、正确使用，保证机器设备处于良好的工作状态。当各部门经理及相关负责人发生工作变动时，必须按耐用品资产登记表对所负责管理资产进行清点，准确无误后，交接双方在登记表上签字确认，对资产的管理权利与职责同时发生转移，若帐物不符，则由原负责人对不符事项作出解释，并办理相关赔偿、登记工作然后交接。㈢资产的购置1、公司各部门应根据实际工作情况，需要购置资产时，须填写《公司资产购置审批表》。由行政部审核情况、确认价格，上报总裁审批签字后方可购置。2、购置权限：行政部为资产的购置部门。原则上其他部门无权购置，遇特殊情况时可由其他部门购置，但必须由行政部派人监督执行。3、购置程序：行政部在总裁批准后的三个工作日内，按要求进行购置。购置的设备由行政管理部门负责验收，审核实物与发票所列数量是否相符，设备性能、质量是否符合技术要求，是否与申报内容相符。审验合格后由经手人及验收人在原始单据上签字，报至财务。财务部按单据结算。4、资产购置后，行政部应及时将新购资产登记至公司耐用品资产登记表并编号备案。㈣资产的维修、更新和报废1、耐用品资产在使用过程中，由于磨损会发生故障或局部损坏。为了恢复和保持资产的良好使用性能，必须经常保养及时修理。凡对保养修理有明确规定的机器设备，则按规定执行。使用部门应及时向行政部提出设备维修申请，由行政部负责检修，对于发生费用的报请领导批准后进行。2、当资产使用到一定程度时，就丧失了使用价值，使用部门要及时提出更新申请，由行政部核实情况，提出审批意见报有关领导批准后方可进行更新重置。3、对报废资产的处置。资产的报废由行政部提出申请，报财务部审核，报总裁审批。报废资产的变卖收入统一交财务部门按会计制度处理，不得挪作它用。行政部在公司耐用品资产登记表中进行注销。㈤资产的调配资产的调配由行政部协助使用部门负责办理。对调入、调出的资产，使用部门与主管部门互相配合，确保正常移交。㈥资产的盘点每半年对公司所有的耐用品资产进行清查盘点。由行政部负责实施，汇总报表由财务部进行审核，呈报总裁审阅。㈦对资产非正常损坏的处置“非正常损坏”是指除正常磨损和自然力作用以外的原因使资产造成的损坏，一般是由于使用人的过失造成的。当发生资产非正常损坏后，责任人必须写出详细的书面报告，所属部门根据责任人过失的性质，造成损坏的严重程度，提出具体处理意见，包括行政处分、经济赔偿、辞退、追究刑事责任等，报公司领导审批后执行。㈧资产的保险保险只针对固定资产，为了在固定资产遭到意外损坏时减轻公司的损失，对那些易受意外损坏的（例如汽车）必须到保险公司投保。四、办公用品1、资产管理员应及时检查办公用品，以每月集中采购一次为原则，将购买计划汇总交采购主管，由采购主管负责将所需办公用品购回。2、公司新聘工作人员的办公用品，由行政部根据人员岗位需求配备办公用品并提供办公用品清单及文件柜钥匙，以保证新聘人员的正常工作,离职时如不能归还，扣除100元。3、除不能回收的一次性办公用品可以继续领取外，其他办公用品因个人丢失或其他原因（非正常使用寿命的）不再发放，由个人自己负责解决。4、资产管理员要做到办公用品库存适当、开支适当、库存完好，要建立账单，严格执行出入库手续，每月定期与财务对帐保证帐实相符。物品出库必须填写“办公用品领用单”，由领取人员签字。5、各种小件（如订书针、装订条、装订页、胶水、回形针、笔芯、剪刀等）将在指定地点放一个专用柜子直接用就可以了，用完之后请放回原位。员工行为规范是个职业人汇集的地方，职业人就应该有职业人的行为和礼仪规范。作为职业人，每一名员工都可以并且应该做到以下规范：一、个人仪表维护1.仪容女性仪容——指甲不宜过长，涂指甲油时宜用淡色系；——淡妆上岗，不宜把头发染成怪异颜色；不宜用过于浓烈、刺鼻的香水。男性仪容——不提倡留胡须，不允许刺青和纹身；定期修剪鼻毛，禁止在鼻子上打孔和戴饰物——头发的长度不宜过耳遮目，不宜剪怪异发型或染成怪异颜色；——不宜留长指甲；注意颈部和耳部的卫生。眼镜——眼镜要保持清洁；——工作场所不宜戴墨镜。2.着装服装——服装要经常保持清洁，衣服破损应及时修补或更换；——上班时间不允许敞胸露怀；——上班时间不得将外衣脱下穿着内衣；——如无特殊情况，衣袖不可挽起，袖口应扣紧。鞋袜——女士鞋跟高度不宜超过4厘米；——不要随意脱鞋；不应赤脚穿鞋；不应钉金属鞋掌；不准穿拖鞋上班。配饰——领带图案应根据场合、个人气质而定；领带打好后，长度应到皮带扣处；——领带应平整、清洁，不应破损或歪斜松弛；领徽、胸针等饰物应与场合、身份相适宜；——女士在工作中应尽量减少佩带首饰，基本原则为：少而精，简洁大方，兼顾形体；——男士不允许佩戴耳饰和过于花哨的手链等饰物。胸牌——员工上班时间和与客户沟通时要按规定佩带胸牌；——胸牌不准随意修改、涂抹或转借他人，如有丢失或损坏应及时补办。3.仪态站立——抬头挺胸、腰板挺直、微收下颌；——男士：两腿并拢或平行分开与肩同宽，双手自然下垂于身体两侧或在身前、身后交叠；——女士：脚跟并拢、两脚呈V字分开，或成丁字步站立，身体微向前倾，双手在身前自然交叠。行走——双目平视、双肩平稳，步态稳重、步履均匀，双手自然摆动；——男士与女士同行时，相跟距离不可太近，男士居左或道路的外侧；——与位尊者同行，以右为尊。坐姿——男士：上身挺直、两肩放松，抬头挺胸、正视对方，两脚、两膝平行分开且比肩稍窄；——女士：收拢裙角、慢慢坐下，坐定后上身微微前倾，两脚、两膝并拢，向左或向右稍倾，双手自然放于膝上；——入座后不要歪斜身体或抖动腿脚，不要把腿翘到桌子上；二、相关场所行为1.办公室——办公用品摆放整齐；便条纸不允许到处粘贴；——废纸不允许乱扔；公文包、背包不允许摆在台面上；——自备水杯，尽量不使用一次性的纸杯、塑料袋和一次性用品，降低对环境的污染；——没有定稿的资料最好不要打印；——不允许在办公时间闲聊；不允许在办公时间吃零食（包括早餐）；——请不要高声喧哗；各类娱乐活动、打打闹闹、高歌猛笑最好在业余时间进行；——不要泡网聊天或玩游戏；——累了困了，请在午饭后在自己的桌子上趴一会，千万不要在上班时间趴在桌子上；——办公场所禁止吸烟；不允许坐在办公桌上；——各类文件注意分类存放，防止丢失；——讨论重要或保密事务时应考虑适当环境；——无论开门与否都要先敲门，经过允许后方可进入；——离岗或下班时注意收拾台面、座椅归位，关闭电器、电脑主机、显示器、门窗、电灯，这样既节约能源，也确保了安全。2.会议室——会议前必须将手机调试到振动、静音状态或启用其他功能；——不做