01XX物业5S管理规范

XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团5S管理规范主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的为了规范XX物业服务集团有限公司（以下简称“物业集团”或“集团”）现场办公环境，培养员工良好的工作习惯，促进公司质量管理体系建设以及提升员工职业素养，特制定本规范。2．适用范围本规范适用于物业集团本部、各区域物业公司（含辖内城市公司）。3．定义5S定义：5S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，简称5S。整理：将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的,把不必要的东西明确地、严格地区分开并尽快处理掉。整顿：对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐，明确数量，并进行有效地标识。清扫：彻底将自己工作环境四周打扫干净，办公设备异常时马上维修，使之恢复正常。清洁：指对整理、整顿、清扫之后的工作成果要认真巩固、维护，使办公环境达到最佳状态。清洁是前三项活动的坚持和深入。素养：努力提高员工的素养，培养主动积极的精神。素养是5S活动的核心，没有人员素质的提高，各项活动就不能开展，长时间的维持必须靠素养的提升。4．职责物业集团综合管理部牵头5S办公管理工作推进，负责检查检查各区域物业公司5S办公管理计划的落实。物业集团/区域物业公司综合管理部为5S办公管理检查小组牵头人，各部门负责人为检查小组组成人员，具体日常检查工作由综合管理部牵头，检查小组执行。物业集团综合管理部按照《5S检查表》对集团各部门5S执行情况进行抽查及总结，并对优秀部门或个人予以奖励。各区域公司按照双月或季度形式进行平台和项目5S执行情况推进检查，形成检查报告，并对报告整改项跟进落实，集团综合管理部将不定期对整改内容予以抽查，并对优秀区域公司予以通报表扬、进行奖励。5．5S执行标准工位（1）工位可放置电脑、正在使用的资料，文件筐、台历、电话、茶杯等办公必备用品，电脑电源线桌上及桌下要使用扎带扎好、排齐，要求摆放整齐，衣服、手套、包等私人物品不能放置于办公桌面，各工位挡板由公司统一配备绿植，员工有义务对绿植进行护理，保证绿植不枯萎、无黄叶，可参考《5S可视化标准》。如图所示：（2）员工抽屉管理第一层：办公用品及常用物品；第二层：文件文档；第三层：私人物品；一二层为检查范围应摆放整齐为主。（3）员工垃圾箱应置于桌洞/办公椅左侧或右侧靠边，垃圾不能溢出。（4）员工员工长时间离开位置（30分钟以上）或下班时，桌面物品归位，抽屉关好，椅子推至桌洞下，逐一确认后，在离开。（5）员工电脑显示器桌面、屏保画面、邮箱签名均按照公司下发模板进行设置，其中电脑桌面快捷方式8个入口，保证电脑桌面整洁，具体内容参照附件《5S办公桌面管理指引》。（6）员工员工在办公期间要求环境安静，保证电脑静音、手机振动，接打电话时轻声细语，如需进行工作讨论或接待客人请到会议室或洽谈室进行，避免打扰其他员工正常办公。会议室、洽谈室（1）员工会议室预订需按照小时进行预订，以便更好分配办公资源，如预订会议15分钟以上未进行使用，则可以分配其他部门进行预订。（2）员工会议室、洽谈室物品实施定位，如会议椅、纸巾盒、激光笔、投影仪、白板、白板笔、板擦等摆放在固定位置，使用完毕离开前请予以复位。（3）员工关于会议设备在召开视频、电话会议时，参会人员有义务保障设备完好无损，在会议结束后请及时退出电话、视频会议室，关闭投影仪，避免资源浪费。（4）员工参会人员会议中严禁迟到早退，会议开始前，所有与会人员须将手机调至静音状态，会议过程中禁止交头接耳、随意走动，如有紧急处理公务请到会议室外接打电话或电脑办公。打印区（1）员工办公室内公共物品如打印机、传真机、碎纸机等其他公共办公物品，定位于固定区域集中摆放。（2）员工员工使用公共物品应使用完毕及时复原归位，如遇故障等问题应及时同综管部/项目资产负责人予以联系，保障设施设备正常使用。（3）员工打印建议黑白反正面打印，打印机使用完毕及时归位。（4）员工员工应养成过期或废弃文件定期使用碎纸机粉碎习惯，切实做好保密工作。茶水间、休息室（1）茶水间员工宣传栏、企业文化宣传栏、报刊书籍等资料定期进行更换，同时员工在资料借阅后应保证资料完好并及时归还。（2）茶叶、奶茶等饮品填充量为器具的三分之二处。（3）桌椅使用完毕后请复位，休闲椅保证椅角两两相对摆放整齐。（4）茶水间饮品员工应按需自取杜绝浪费，在工作之余休息的小声交谈，避免影响其他同事工作或休息。仪容仪表（1）员工工作期间统一着工装，佩戴司标\工牌，不可擅自改变制服的穿着形式，私自增减饰物，不敞开外衣、卷起裤脚和衣袖。（2）周五物业集团\公司平台职能员工可着便装，要求整体自然大方得体，夏季严禁穿无领、无袖、短裤、短裙、运动服及色彩过于鲜艳的服装。（3）新入职员工在未领取统一工装前男员工着浅蓝或白色衬衫、深蓝或黑色西装、深色皮鞋及深色短袜、打领带；女员工着有领有袖衬衫或西服、西装裙或西装裤、女员工裙装长度应适中。（4）鞋：鞋底、鞋面、鞋侧保持清洁，鞋面要擦亮，以黑色为宜，无破损，勿钉金属掌，女士鞋为船鞋或鱼嘴鞋禁止穿凉拖或拖鞋上班。（5）语言：所有员工沟通均需说普通话，同事及上下级之间均使用“无总称谓”。前台（1）前台桌面保证物品整齐、整洁，对前台接待表、会议预订等表单及时整理归档，严禁私人物品堆放前台。（2）迎送同事：上下班着规定制服，制服整洁无破损污染，言行举止大方得体，面带微笑，每日上班前30分钟以站姿面带笑容向上班人员示意问候：“早上好”。下班后30分钟以站姿目送下班人员离去，并说“再见”。（3）电话接听：电话在三声内接听，先说：“您好，XX物业”，待来电者进行后续要求转接或询问事项后再进行后续操作事宜。（4）访客接待：当有客人来访时，应面带微笑起身，热情、主动问候：“您好，有什么可以帮您的？”，与客户沟通时，须起身站立、身体略微前倾、眼望对方，面带微笑，耐心的倾听客人的来意，根据客人的需求予以安排，对客人的咨询，应细心倾听后再做解答，解答问题要耐心，不能准确解答的应表示歉意“对不起，请您稍等，我了解一下再告诉您好吗？”，避免引起不必要冲突。办公环境要求所有办公区域包括工位、办公室、洽谈室、会议室、茶水间、文印室、卫生间、走廊等全部禁烟，如有需要可至吸烟区吸烟。6．工作要求管理要求覆盖全员，至上而下形成良好的思想意识和行为习惯。持续改进，通过实施5S持续改进现场品质，提高工作效率。落实到位，对5S要求应最大化落实。积极配合，对5S检查积极协助与配合，不找任何借口和理由。强化力度，强化5S检查的执行力，注重检查方式和重点，加强过程管控。检查要点：具体参见《5S检查表》。7.其他本制度自发布之日起实施，根据集团业务发展情适时修订。本制度由物业集团综合管理部起草、负责解释并归口管理。8.附录附录一：《5S检查表》附录二：《5S办公桌面管理指引》附录三：《5S可视化标准》