01XX物业车辆管理制度

XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团车辆管理制度主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的为加强XX物业服务集团有限公司（以下简称“物业集团”或“集团”）公务车辆的管理，提高车辆使用效率，合理管控机动车费用支出，规范驾驶员安全驾驶管理，确保安全行车，提供优质保障服务，特制定本制度。2．适用范围本制度适用于物业集团本部及各区域物业公司。3．定义车辆：指公司的所有车辆，包括公务车辆、班车以及租赁车辆。4．职责体系集团综合管理部负责本制度的拟定修改，及检查各区域车辆管理的推进落实工作。物业集团及各区域综管负责以下工作：（1）负责车辆的调度安排。（2）负责车辆的清洁、保养与维修。（3）负责违章及交通事故处理。（4）负责车辆保险办理、各项费用缴纳、车辆年检、保管车辆的有关证件及保险资料等。（5）负责车辆变更、转让及报废处理。5．车辆的规范管理公务车辆的管理（1）车辆使用管理a．因公使用办公车辆，均需提前二天进行OA或纸质《用车申请》（见附表一）签批，并在流程审批完成以后交车管人员统一安排，异地用车、大型会议及接待来宾用车需至少提前三日进行《用车申请》签批；b．用车部门如遇特殊情况可口头与车管人员提出申请，事后补齐相关用车手续；c．用车部门申请的办公用车，因故取消或用车时间临时变更，如未及时通知综管部，该部门所申请的办公用车则自动取消，车管有权将车辆另行安排；d．节假日或非工作时间值班车辆遇特殊情况或紧急任务，应由车管人员统一安排调派，其他人员不得私自调用；e．当现有车辆或专职驾驶员不能满足公务车辆使用需要时，可调用相邻区域分公司的车辆及驾驶员，所有车辆均须服从集团的调度安排；f．公务用车结束后，应按要求填写《公务用车使用台账》（见附表二）并在OA线上做好回车登记。（2）车辆使用范围a．各部门办理公务及会议接待用车；b．各部门接待重要来宾用车；c．各部门及异地公司人员因公出差往返交通用车。（3）车辆使用要求a．在保证财务部门办理现金业务用车的前提下进行车辆统一调配；b．专职驾驶员驾驶公司车辆实行定人、定车的制度，并在公司综合管理部登记备案；c．根据用车部门提交的《用车申请》及所办公务的紧急程度，由车管人员统一调派车辆，用车人员不得指定车辆、车型及驾驶员（接待重要来宾可另做说明）；d．驾驶员凭车管人员确认的《用车申请》按时执行出车任务，非因特殊或紧急情况，任何人不得越过车管人员指定车辆或自找驾驶员直接出车；e．用车人员要如实填制《用车申请》并按正常路线行驶，外派公务车不得私用，不得搭乘其他人员，因公出车一律由公司出发；f．遇多部门用车时间和地点相近、方位相同，应合理安排用车顺序，实行合并使用，各部门应予以配合。（4）车辆的借用、交接与停放a．公司车辆原则上不准外借，如确因工作需要外借单位或他人，应办理车辆借用手续，填制《车辆移交∕外借使用审批表》(见附表三)，说明借用车辆的时间、用途、前往目的地及归还时间等内容，经综合管理部负责人签批后，借用人与车管人员进行车检并办理交接登记手续，确认无误后方可提车；b．严禁非专职驾驶员驾驶公司车辆外出，否则出现一切损失及后果均由当事人承担；c．办公用车晚收车，应按规定停放在指定车位，如遇特殊情况不能返回公司的，应及时通知车管人员，经准许后方可选择正规停车场停放，任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由当事人赔偿损失，公司也将给予其相应处分。（5）车辆信息管理a．车辆购置或租赁后应第一时间在OA线上建立《机动车明细表》(见附表四)，准确录入车辆所有人、车型、车牌号、排气量、识别代号、注册日期、年检日期等信息；b．在档车辆按照所在城市交通管理部门的相关规定，按时办理车辆年检、证照审验、保险、规费缴纳及月征等事项；c．各公司应对所存信息建立OA台账记录，台账内容应反映油卡使用记录、保险信息、维修保养费等信息，所录入信息应真实完整、及时准确。（6）车辆的燃油使用管理a．车辆应实行“一车一卡”制度，使用“限站、限号、限油品”的燃油IC卡，到指定的中石化/中石油加油站加注与本车型相对应的标号燃油，并在加油后及时填写《机动车燃油统计表》（见附表五）；b．车辆原则上禁止使用现金加油，驾驶员应随时携带油卡，不得以任何理由使用现金加油，遇特殊情况，须向车管人员说明情况，经准许后方可用现金加油并登记备案；c．禁止车辆间互换油卡使用，如遇特殊情况，需经车管人员同意并登记备案；d．油卡按月度/季度充值，购油时车管人员须填写《油卡充值申请单》（见附表六）并向综合管理部提交燃油IC卡余额清单，经综管部负责人审核、签批方可购买，燃油购买完毕，第一时间在OA线上录入油卡使用记录（在附件上传购油发票及加油站出具的油卡对账单）后，将入账单连同发票一并交财务管理部审核报销；e．统计与核查车管人员应加强燃油消耗的统计工作，按月度统计单车行驶里程数，根据加油站出具的各车辆燃油IC卡对账单及《机动车燃油统计表》进行核查。并在年终通过《机动车燃油统计表》数据汇总对各车辆行驶里程数、燃油消耗总额及百公里耗油量进行核查。（7）车辆维修、保养的管理a．车辆的维修、保养由本车驾驶员提出申请，经车管人员确认车辆保养周期或机件故障，制定保养项目后填制《车辆维修保养申请单》(见附表七)，经综管负责人签批后，方可到指定4s店或经过招标的一类修理厂进行修保（驾驶员在车辆在维修过程中，发现需要增加维修项目或修保费用时，应及时告知车管人员，经准许后方可增项）；b．车辆在外出途中，发生故障或因其他损耗急需维修时，应及时与车管人员取得联系，经准许后方可到指定4s店或经过招标的一类修理厂进行维修；c．维修档案的建立所有车辆在修保完成后应及时填写《车辆保养及维修档案》（见附表八），并第一时间在OA线上建立维修保养费台账（维修保养费一栏中备注明细如：结算单上维修项目名称、维修备件名称等），确保车辆每次维修凭证真实完整，有据可查；d．费用报销费用报销时，应提供正规发票、《车辆维修保养申请单》及维修厂家出具的维修结算清单（内容包括：车牌号、修保时间、里程数、维修项目、保养内容、更换配件名称、修保金额及送修人确认等），经财务管理部审核、签批方可报销。（8）车辆变更转让与报损更新a．车辆变更、转让他人或单位应说明原因及必要性，经逐级审批通过后，及时办理相关手续，不得迁延；b．车辆报损、更新主要是以使用年限及行驶里程为基本依据，车辆使用5年以上或行驶里程在200000KM以上，两者有其一先到，方可根据车检实际情况考虑报损、更新；c．车辆经长期使用后，车身老化、发动机及底盘主要部件严重磨损，维修费及燃油费消耗过甚的车辆，或因意外事故，如撞车、翻车、烧毁等，主要总成及零、部件大部分损坏，无修复价值的车辆；d．车管人员根据车辆使用年限、行驶里程、车质状况及年度维修费累计支出情况做出分析，由综合管理部出具意见，公司总经理审批后上报集团，经综管部负责人签批后，方可办理车辆报损及更新的相关手续。（9）车辆保险及交通事故a．车辆保险根据集团车险集采程序按下列标准进行购买，并于购买后第一时间在OA线上进行车辆保险信息录入(备注标明所上险种)后，将入账单连同发票交财务管理部审核报销；承保项目专车公务车机动车车辆损失险新车按车身价购买；旧车每年车身价有折算比例，按照最低折算价购买新车按车身价购买；旧车每年车身价有折算比例，按照最低折算价购买第三者责任险专车需要100万公务车需要50万车上人员责任险（司机/乘客）司机的投保额：1万/座；别克车乘客6人，轿车乘客4人，均按1万/座标准执行司机的投保额：1万/座；别克车乘客6人，轿车乘客4人，均按1万/座标准执行全车盗抢险新车按车身价购买；旧车每年车身价有折算比例，按照最低折算价购买新车按车身价购买；旧车每年车身价有折算比例，按照最低折算价购买玻璃破碎险此项高级轿车保进口玻璃，普通商务车投保国产玻璃即可此项高级轿车保进口玻璃，普通商务车投保国产玻璃即可车身划痕险专车投保5000元公务车投保5000元不计免赔率特约险必选必选涉水损失险（必选项）必选必选自燃险非营运车辆赠送此项目非营运车辆赠送此项目车船税参照各地标准执行参照各地标准执行交通强制险国家规定保额国家规定保额b．出现车辆保险索赔事件，车管人员应在第一时间与保险公司取得联系，并保存好索赔资料，事故处理完毕，连同事故相关材料一起交保险公司办理索赔手续；c．建立《车辆事故档案》（见附表九)，专职驾驶员驾驶车辆外出，出现交通事故后，应及时通知车管人员进行备案登记和妥善处理，并作为对驾驶员年终考核的依据；d．办理车辆各项保险手续及交通事故的调解与理赔。（10）交通违章管理a．车辆行驶违反交通规则，原则上由驾驶员自行承担相关违章责任及罚款。特殊情况，由公司承担的违章责任或罚款，需提交书面说明，并经综管部经理审批；b．综管部需指定专人每月负责查询公司车辆违章记录，并及时通知相关驾驶员自行处理，原则上必须于检查发现月内自行处理完毕。机动车费用的使用及管理机动车管理费用包括存车费、高速费，维修费，装具费，车船税，保险费及过户费等。（1）存车费、高速费的管理a．根据车辆使用实际情况，每月按时统计存车费及高速费；b．存车费、高速费每月按单车统计，经本车驾驶员署名及车管人员签字确认汇总后上交综合管理部，经综管部负责人审核、签批后方可报销。（2）过户费的管理a．车辆变更、转让他人或单位经各级主管领导审核、签批后应及时办理过户手续；b．车辆应在所在城市相关管理部门指定的二手车交易中心办理过户手续，缴纳税费。（3）车辆费用统计及预算车辆各项使用为每辆车每年不超过六万元（不含租车费用），每月按单车统计汇总，填制《机动车管理费用明细表》（见附表十），核算、分析各项费用的支出情况，安装ETC的车辆原则上不使用现金支付高速费，并每月对ETC金额进行检查。（4）装具费的管理汽车用品的申购及报销办法遵循车辆维修费的工作流程（装具费支出情况可合并录入至维修费电子台账中）。（5）车船税的管理a．根据国家税务管理机关统一纳税标准缴纳税费（购置六年以内车辆应每年按时缴纳车船锐，避免产生滞纳金），并上交综合管理部审核；b．各公司年初需将全年机动车管理费用预算统一上报集团综管部，经审核签批后方可按预算执行。管理要求（1）车辆配置标准由物业集团统一制定，物业集团所属各公司需严格按照《XX物业集团车辆配置管理规定》标准配置车辆。（2）车辆购置需根据物业集团固定资产管理办法相关规定执行。（3）严禁各区域、城市公司拥有账外车辆，公司以任何形式得到的账外车辆，需一个月内上报物业集团综管部并统一由物业集团进行处理及安排，严禁各区域、城市公司擅自处理账外车辆。6．监督处罚车辆日常管理须严格执行本制度，严禁公车私用、业务用车个人化和随意调整车辆用途。车辆管理计入各区域公司综合管理部年终考核。7.其他本制度由物业集团综合管理部负责编制、修订、补充和解释。本制度自发布之日起开始生效实施。8．附录01《部门用车申请单》02《公务用车使用台账》03《车辆移交∕外借使用审批表》04《机动车明细表》05《机动车燃油统计表》06《油卡充值申请单》07《车辆维修保养申请单》08《车辆维修保养档案》09《车辆事故档案》10《机动车管理费用明细表》