01XX物业档案管理制度

XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团档案管理制度主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平，做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制定本制度。2．适用范围本制度适用于XX物业服务集团有限公司（以下简称“物业集团”）及各区域公司（含其辖内城市公司）。3．定义档案是指各公司、部门及人员在公司经营管理活动或履行职能过程中直接形成的对公司具有保存价值的文字、图纸、声像等各种形式的历史记录。4．职责物业集团综合管理部负责档案相关管理制度的制定，并对各区域公司档案管理进行监督、指导和检查。物业集团本部各部门负责监督指导区域公司本条线的业务档案管理工作，同时负责本部门的档案管理工作。各区域公司综合管理部负责根据实际情况制定档案相关管理规范，并对各城市公司/项目档案管理工作进行监督、指导和检查。各城市公司综合管理部负责做好本公司各部门/项目档案管理工作，接受区域公司的监督、指导和检查5．建立规范的预立卷类目明细《预立卷类目明细》是各部门进行日常档案收集的依据，每年年底物业集团各部门、各区域公司应认真对本部门/区域公司（含其辖内城市公司）工作中形成的各项文件进行梳理，对有留存必要的类目总结后形成部门《预立卷类目明细》，经部门负责人/区域公司总经理审批后上报物业集团综合管理部审核。物业集团综合管理部对《预立卷类目明细》进行整合，形成《物业公司档案归档明细》，经物业集团总经理审批后下发物业集团各部门、各区域公司（含其辖内城市公司）参照执行。年度中如有对《物业公司档案归档明细》的修改，需经各区域物业公司总经理及物业集团审批后方可下发，作为档案管理内容依据并由区域公司综合管理部、物业集团综合管理部备案。6.档案管理流程档案管理流程是指档案从收集、整理、移交、保管、利用、鉴定的完整过程。收集（1）按照《物业公司档案归档明细》中规定的归档文件类型和内容进行收集；（2）凡属归档范围的文件，经办人员必须在办理完毕1个工作日内移交部门档案员进行整理，不得私自留存。（3）周期性产生的归档类文件，经办人须于每月5日前将上一月度档案移交部门档案员进行整理，不得私自留存。整理（1）分类组卷档案按照《物业公司档案归档明细》中的类目进行组卷，原则上只能将档案归档明细中同是二级类目编号的档案文件立为一卷，二级类目编号不同的文件必须分别立卷（如：交楼验收表KF.1.03与入住清单KF.1.07,都归属KF.1类，所以可以组成一卷；KF.1与KF.2中的文件属于不同的二级类目，所以不可以组成一卷）。（2）编制卷内文件目录：将所有归档文件逐件编目，并填写《卷内文件目录》，卷内目录包括的内容如下：a．档号：归档文件在《物业公司档案归档明细》中所属的类目号，编号原则为类目代字-公司（项目）名称-二级类目编号-三级类目编号。例如：“固定资产采购申请表”的档号编写如下：XZ.奥园.2.01，（其中XZ奥园为一级类目，2为二级类目，01为三级类目）。b．件号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。c．文件编号：在档号后增加年份及文件序号。d．责任者：应填写文件形成部门主要责任者或档案管理责任人。e．文件题名：应填写文件标题全称。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。f．日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20160301。g．页号/页数：应填写每份文件首尾页上标注的页号或每一件归档文件的页数；文件中有图文的页面为一页。h．份数：相同档案文件的数量。i．备注：注释文件需说明的情况(需要时填写)。（3）编制备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。a．盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b．室编盒号：填写案卷盒编号。c．立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。d．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名，一般为归档部门负责人e．立卷时间：归档文件整理完毕的日期。（4）装订、装盒a．文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。b．填写档案盒案卷封面、打印并粘贴脊背。c．档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、50mm、100mm等。d．档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置档号、案卷题名、盒号等必备项，并可设置年度等选择项。e．档案盒应采用无酸纸制作。f．妥善存放：档案管理人员将整理好的案卷存入档案室或专门的档案柜。（5）建立案卷目录并录入电子台帐a．将整理后的档案按案卷编号，填写“案卷目录”，并将信息录入电子台帐，以备查询。为了能更便捷的检索、查找，电子台帐的内容可参考“附件”，内容可按部门工作情况进行增减，但必须包括：档号、存放位置（柜/列/盒）、文件名称/合同编号、密级、备注。b．对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台帐并定期备份（至少二个月一次）。移交档案移交必须附有所移交档案的详细书面记录（详见附表中《档案移交清单》）及相关台账，接收人负责对移交档案进行清点和验收，并由移交部门、接收部门档案管理人员及双方部门负责人签字方能生效。移交后，所移交档案的各项管理责任一并转移，其中涉密文件须经总经理签批后方可移交。保管（1）物业集团、各区域物业公司应配备专门的档案室或档案柜，保证档案保存的安全性。（2）档案室要求做到八防：防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫，专/兼职档案管理人员应不定时对档案保管状况进行检查。档案管理必须遵循公司保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，禁止无关人员进入档案室。6.6利用（1）档案借阅必须通过OA系统中的档案借阅审批流程发起，并建立档案借阅登记台账。（2）档案原件借阅最长时限为五个工作日，对于超过最长时限仍未归还的档案，档案管理员应要求经办人及时办理续借手续，保证档案的安全性。（3）外单位人员借用档案应出具其单位书面证明及介绍信，并由项目/部门相关人员发起档案借阅审批，由部门/项目完成审核后，经公司综合管理部审核、总经理批准后方可借阅。（4）文件归还时档案管理人员应认真核查归还文件是否与借出时一致，核查完毕后填写实际归还时间并且完成归还确认。如归还文件破损或者文件丢失应上报部门/项目负责人，情节严重的上报区域公司综合管理部及公司总经理，同时做好备考表登记，视情况对借阅人进行处罚。6.5鉴定（1）各区域公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人、档案管理专职人员、档案产生部门负责人和法务部人员组成。（2）各部门在文件材料归档时，应根据《物业公司档案归档明细》中的规定准确区分档案的保管期限。（3）对保管期限届满或保管期限未满但已无利用价值的档案，先由档案归档部门进行初步鉴定，提出书面鉴定意见，交公司档案鉴定工作小组审定。（4）档案鉴定工作小组对经过初步鉴定的档案做出最终鉴定，决定销毁或继续保存，并将鉴定过程形成书面记录，对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由综合管理部写出鉴定报告，连同档案销毁清册报公司总经理，经物业集团批准后进行销毁。（5）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册（详见附表中档案销毁清册），档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。（6）销毁档案时要严格执行保密规定，如出现在销毁档案过程中失密或造成损失的情况，将对相关责任人予以处罚，具体处罚办法由集团行政部制定。（7）档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及审批文件等，一并整理存入档案室，永久保存。7．检查各区域公司综合管理部每半年开展一次对各职能部门/城市公司的档案检查工作，并出具档案检查报告。档案检查报告须提交至物业集团综合管理部档案专员进行报备。物业集团综合管理部将不定期对各区域物业公司档案进行抽查，检查结果直接纳入各区域公司的年度考核指标。8．其他本规定由物业集团综合管理部负责编制、修订、补充和解释。本规定自发布之日起开始生效实施。9．附录附录一：01《物业公司档案归档明细》附录二：02《档案电子台帐（模板）》附录三：03《案卷目录》附录四：04《档案移交清单》附录五：05《过期档案处理审批单》附录六：06《档案销毁清册》附录七：07《合同台帐模版》附录八：08《电子台帐移交清单》附录九：09《卷内文件目录》附录十：10《预立卷类目明细审批表》附录十一：11《预立卷类目明细汇总审批表》附录十二：12《卷内备考表》附录十三：13《档案借阅登记表》