01XX物业制度管理规定

XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团制度管理规定主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的为规范XX物业集团有限公司（以下简称“物业集团”或“集团”）的制度管理，明确物业集团各项管理制度的活动与行为，强化集团内控体系，确保组织高效有序运作，促进战略目标实现，特制定本规定。2．适用范围本规定适用于物业集团本部、各区域公司（含辖内城市公司）。3．定义集团制度指物业集团所认可和确定的，对物业集团各部门、各区域/城市公司员工在权利、职责、利益等方面所设定的全员共同遵守的准则；该准则用于规范物业集团经营等各项活动的政策原则、规则程序和方法标准。集团制度文件指物业集团所制定颁布、以公文形式表达的制度内容。(详情参阅相关制度文件—“XX物业集团公文管理规定”)集团制度分类指集团按照内容系统的整体框架将制度分为：规章规范性制度和操作实施类制度。规章规范性制度作为相应制度管理体系的支撑，界定相关方针政策、管理原则、方式、基本职责分工与权限、基本工作活动、基准要求等内容；该类制度所界定的内容范畴，原则上需要制定相关操作实施性制度以指导具体工作的开展。操作实施性制度指在规章规范性制度的框架下，针对不同的管理对象、事项情况等，界定具体的操作程序、工作标准、各类经营活动的审批权限等内容的制度。4．职责体系在物业集团制度体系中，所涉及业务/管理活动主要由授权审批人、制订责任部门、会签部门、颁布实施/管理部门四种角色构成完整的组织系统。授权审批人（1）授权审批人指物业集团及各区域公司部门负责人及以上管理人员。（2）授权审批机构职责包括：a．在集团整体构架中拥有制度审批、制定、修订、废止的权利；b．与其权利范围相对应，承担相关制度的审批职责。制订责任部门（1）制订责任部门指拥有制订制度权利的部门，包括：集团各部门、区域公司各部门。（2）制订责任部门的职责包括：a．依据授权审批人的授权，结合本部门职责范围内的业务或管理需要，触发制度文件制定/修订流程；b．起草、拟定、修订本部门职责范围内的制度文件；c．组织、督促相关部门就制度中本部门职责部分制订相关操作实施规定和流程等相关内容。会签部门（1）会签部门指集团内部控制部门或制度内容所涉及的相关部门，各区域公司内部控制部门或制度内容所涉及的相关部门。（2）会签部门的职责包括：a．结合外部法律法规的要求及内部控制的需要，触发制度文件制定/修订流程；b．对集团各部门制度的制定/修订，需经集团各制订责任部门负责人及以上层级审批，对各项制度中涉及本部门的内容进行意见反馈和确认；c．对各区域公司制度的制定/修订，需经各区域公司制订责任部门负责人及上层级审批，对各项制度中涉及本部门的内容进行意见反馈和确认。颁布实施/管理部门（1）颁布实施/管理部门指集团、各区域公司的综合管理部门。（2）颁布实施/管理部门的职责包括：a．依据制度文件编号管理的要求，对相关制度文件、附件实施编号；b．依据制度编制相关规范对制度文件进行形式审核；c．执行各项制度的正式颁布；d．开展制度文件归档、制度清单更新与维护工作；e．集团综合管理部负责集团本部及各区域公司制度管理工作的检查、监督和指导。5．制度文件管理流程制度文件管理的流程，是指各项制度文件从触发、制定/修订草案议案、审批与会签、制度文件签批及颁布实施到归档及日常管理的完整过程。制度文件制定/修订的触发（1）依据集团经营战略的调整需要触发。（2）日常工作中实施管理控制需要触发。（3）依据内部控制系统甄别出新的风险及日常内部控制测试的结果触发。（4）内部审计的诊断发现触发。（5）制度授权审批机构界定的其他特殊情况触发。制度文件制定/修订初稿的审批与会签（1）制度制订责任部门起草、拟定初稿后，初稿提报至制订责任部门负责人进行审核确认。（2）在制订责任部门负责人审核确认的前提下，制度制订责任部门将初稿提交至制度会签部门进行会审；制度涉及外部法律法规时由法律事务负责部门进行会审。（3）会签部门会审时间原则上为一周，以上各部门对“制度初稿”提出异议的，返回制度制订责任部门再次进行修订。（4）会签部门会审无异议后，由制度责订部门将制度文件提交至制度颁布实施/管理部门，由制度颁布实施/管理部门进行形式审核，若无异议，制度颁布实施/管理部门向制度责订部门发放编号，该制度进入制度OA审批阶段。制度文件签批及颁布执行（1）制度类红头文件由公文制订责任部门上传至OA公文中心进行审批、签批。（2）制度发布以红头（文件）通知的形式下发，制度内容以公文附件形式体现。制度文件的归档及日常管理（1）已颁布的制度，由制度颁布实施/管理部门实时归档。（2）制度颁布实施/管理部门统一更新与维护制度发布清单（详见附录一；制度发布清单）。6．其他本规定由物业集团综合管理部负责编制、修订、补充和解释。本规定相关制度文件包括：（1）V1.0物业集团制度文件编制管理实施细则。本规定自发布之日起生效实施。7．附录附录一：01制度发布清单（Excel表）