02XX物业办公电脑配置管理规定

办公电脑配置管理规定1．目的为规范XX物业服务集团有限公司（以下简称“物业集团”或“集团”）系统办公电脑的配置和管理，保证员工日常办公的正常和有效使用，提高工作效率，特制定本规定。2．适用范围本规定适用于物业集团本部、各区域物业公司（含辖内城市公司）。3．职责体系物业集团综合管理部：物业集团办公资产的主管部门，负责制度制订、修订及解释本管理办法，并对各区域公司办公电脑等资产进行全面管理；区域公司平台资产管理岗：区域公司资产管理岗设立在各区域公司平台综管中心、行政管理部，该岗位负责本区域公司平台及各项目的办公电脑等资产的日常管理、员工购置电脑资格审核,并对各区域公司进行办公电脑等资产的盘点及稽核工作；区域公司/项目财务岗：负责办公资产账务管理，着重从办公电脑等资产的原值、已提折旧、净值等方面进行监控和管理；员工：个人办公电脑等资产管理的第一责任人。4．配置原则根据员工职级以及工作需求不同适用不同的电脑配置方案。凡符合要求的员工可参照本办法的要求购置笔记本并报销，其余员工由公司配置台式机。对未购置笔记本电脑的员工，如有外出、开会、演示等移动办公需求，可使用公司公用笔记本。每位员工仅配置一台办公电脑（或购置笔记本电脑或公司配置台式机），且尽量实现内部调配。台式电脑最少使用年限为五年，笔记本电脑最少使用年限为三年，超过最少使用年限后，如还能满足办公需求，则应适当延长使用时间，所有年限的起始时间均以购置发票时间为准。5.电脑配置方案配置方案分为：“统一配置台式电脑”和“自购笔记本公司补助”两种，具体如下：（1）兼顾物业集团本部员工长期出差且移动办公特点，集团本部电脑配置原则如下：a．3级及以上员工2级及以下员工b．员工状态：转正前c．配置方式：公司统一配置已有台式电脑或提供临时性公用笔记本d．员工状态：转正后e．配置方式：员工自购笔记本电脑公司补助（2）各地公司配置表a．5级及以上员工、4级及以下员工b．员工状态：转正前c．配置方式：公司统一配置已有台式电脑或提供临时性公用笔记本d．员工状态：转正后e．配置方式：员工自购笔记本电脑公司补助注：信息化人员统一按照员工自购笔记本电脑公司补助方案配置。统一配置台式电脑，需遵循以下管理要求（1）适用范围：按配置表中符合条件的员工和转正前的所有员工。（2）配置方式配置台式电脑，应优先从现有及备用电脑中调配使用，在确无可调配电脑时，可参照公司办公电脑配置标准采购新电脑。（3）管理要求a．公司为员工配置的办公电脑，由公司负责固定资产的管理、维护及故障排除；b．员工应妥善、安全的保管公司办公电脑；c．对于非人为硬件损坏，由公司承担此类硬件的维修、购买费用；对于人为硬件损坏，由使用人承担此类硬件的维修、购买费用；d．办公电脑丢失，员工应承担赔偿责任；e．享受公司补助方式购买电脑的员工，电脑必须用于日常办公使用，如购买电脑后该电脑不用于公司日常办公的，公司补助不予发放；f．符合购买笔记本电脑条件且已转正，仍使用公司配置台式电脑的同事出差可临时申请笔记本电脑，出差返回之日必须归还；g.员工自购电脑资产管理员建立统一管理台账即《员工自购电脑台账》，以便报销核查。员工自购笔记本电脑，需遵循以下管理要求：（1）适用范围a.适用于区域公司5级及以上、集团3级及以上已转正的员工，在员工自行购置前，由公司提供台式电脑或提供临时性公用笔记本；b.本制度下发前由公司已配置笔记本电脑的员工，在该笔记本电脑使用满三年后可申请购买电脑，并按照本办法的报销标准进行报销；公司已配置为台式电脑的，可以申请购买笔记本电脑并按报销标准进行报销，并将台式电脑移交公司。（2）配置方式及要求a.事先履行审批程序，自行购买笔记本电脑用于公司日常工作，并在补助年限内不再要求公司提供电脑；b.笔记本电脑品牌建议为联想、thinkpad或苹果，并统一安装windows系统。（3）补助标准：a.对非信息化系统的6级及以下员工报销上限不超过6000元，超出部分自行承担；对非信息化系统的6级以上员工报销上限不超过8000元，超出部分自行承担；b.兼顾信息化系统岗位员工的工作实际需求，对该等岗位的员工电脑配置报销上限可上浮1000元；c.员工笔记本电脑自购买之日起三年期届满后，可申请延长一年使用期，公司将额外补助购机款的20%。（4）审批流程a．享受笔记本电脑补助的员工在购置后，应在OA流程/《员工自购电脑申请单（纸质）申请》，附所购买的发票扫描件进行报销，具体流程如下：b.物业集团本部：申请人-部门经理-资产负责人-行政负责人-综合管理部经理—物业集团总经理；c.各区域物业公司：申请人-申请人部门经理-区域平台资产负责人-区域平台综管负责人—区域物业总经理；d.对超出本办法的特殊申请须经过以上审批通过后方可执行。（5）报销及补助发放a．笔记本电脑补助在员工任职三年期间分三次发放：员工转正后可按照补助标准（见本办法第五条3（3）款），选择每年的4月或10月进行报销（每年报销一次），具体发放安排如下：第一次发放：转正后于每年的4月或10月报销补助总额的40%；第二次发放：任职满1年，于每年的4月或10月报销补助总额的20%；第三次发放：任职满2年，于每年的4月或10月报销补助总额的20%；第四次发放：任职满3年，于每年的4月或10月报销补助总额的20%；如申请延长一年使用期限，则额外补助的20%元在第四年发放。b．每年3月及9月由物业集团综合管理部及各地公司行政管理部对员工购买电脑补助发放情况进行统计。经审批通过后，按本办法之规定进行发放。符合报销要求的员工，在审批通过后，凭所购买的电脑发票原件、拆机单及“笔记本购置申请”审批复印件，由行政固定资产专员进行登记确认单后，由行政资产专员统一发起报销流程，报销须提供相应额度的明细为“办公用品”或“餐费”的发票，领取笔记本电脑补助；c．后续各次报销时需要提供“笔记本购置申请”审批完成电子版作为附件，并提供相应额度的明细为“办公用品”或“餐费”的发票。（6）管理要求a.对于员工所购买的笔记本电脑，公司不负责固定资产的管理，所有管理责任由员工个人负责。对于软件维护、故障排除等由公司/项目IT人员负责；对于所有硬件损坏，都由员工个人负责联系厂家或商户进行处理，并承担此类硬件的维修、购买费用；b.员工在领取笔记本电脑补助时须退回公司为其配置的台式电脑；c.笔记本电脑遗失或意外损坏的处理方式：员工购买笔记本电脑后，公司只负责提供补助金，补助期内笔记本电脑在任何场所遗失或损坏，员工应承担相应责任，公司概不负责。丢失或意外损坏后员工可重新购买笔记本电脑，公司仅按照原笔记本标准发放未发部分的补助额度。d.公司为每位员工电脑配置统一的软件安装包，安装包包含所有办公必要的软件。公司不允许员工安装其他个人使用的软件。如果员工个人安装其他操作系统或软件，由此产生的版权问题，第三方软件使用费及软件安装使用冲突等，公司不承担任何责任。如果因员工个人安装或运行未知第三方软件从而导致公司网络中病毒或木马的，或因病毒木马对公司电脑或网络中的有型资产及无形资产造成损失的，公司有权对该员工追责。6.调动和离职员工个人办公电脑的处理公司内部岗位调动（1）员工调动前如办公电脑为公司统一配置，则调动后视情况仍由公司统一配置；（2）员工调动前如为自购并申领公司补助方式，则调动后笔记本电脑随员工一并转移，由调入部门/项目继续提供相应的补助给该员工直至补助期届满。公司间岗位调动（1）员工调动前如办公电脑为公司统一配置，调动后原电脑应归还调出公司，并由调入公司统一配置；（2）员工调动前如为自购笔记本公司补助方式，调动后笔记本电脑随员工一并转移，并由调入公司继续提供剩余应付补助直至三年期届满。（3）由员工完成《自购电脑调拨单》，并在双方公司资产专员处报备存档，方能进行调入公司补助报销。离职（1）办公电脑如为公司统一配置，则员工在离职之日起，公司将收回为其配备的办公电脑；（2）办公电脑如为员工自购笔记本公司补助方式，员工在享受笔记本电脑补助期间离职，如果离职日期为该年补助发放日之前，则该年度及以后的补助不予发放；（3）员工在办理离职手续前，必须将个人办公电脑交由IT人员，公司有权对离职员工的个人办公电脑内与公司有关的数据资料及软件信息等作相应的保密处理工作，离职员工有责任配合公司进行相关处理工作；（4）员工离职时，员工原所在部门有责任备份及删除离职员工个人电脑内与公司有关的数据资料及软件信息等。7．其他本规定由物业集团综合管理部负责编制、修订、补充和解释。本规定自下发之日起实施，如本制度与历史发文不一致的均以本制度为准。8.附录附录一：01《员工自购电脑申请单（纸质）》附录二：02《自购电脑调拨单》附录三：03《员工自购电脑台账》附录1笔记本电脑自购申请单员工填写部分品牌规格型号申购人购置金额购置日期其他配件人力/行政填写员工职级补助标准物业集团/区域人力相关负责人申请人物业集团/区域资产专员申请人所在部门负责人物业集团/区域人力相关负责人超标准补助说明物业集团/区域财务相关负责人集团/区域综管负责人物业集团总经理/区域物业总经理附录2自购电脑调拨单调出公司调入公司调拨原因调拨日期基本信息名称品牌规格型号主机编码申购人购置日期购置金额补助金发放情况所属公司发放日期发放比例发放金额资产专员签字发放情况保管人签字确认第一次发放第二次发放第三次发放第四次发放第五次发放（申请延长使用）调出公司调入公司行政部/综合管理部资产专员行政部/综合管理部资产专员行政总监/综合管理部总经理行政总监/综合管理部总经理会计管理部/财务管理部会计管理部/财务管理部综管负责人综管负责人附录3自购电脑管理台账序号品牌规格型号购置日期购置金额补助标准实际补助金额申购人第一次发放比例第一次发放补助金情况第一次报销日期第二次发放比例第二次发放补助金情况第二次报销日期第三次发放比例第三次发放补助金情况第三次报销日期第四次发放（申请延长使用）确认签字备注