02XX物业制度文件编制实施细则

XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团制度文件编制实施细则主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的依据《XX物业集团制度管理规定》（编号：XX）的要求，使制度文件形式标准化、规范化；明确文件编号具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，制定本实施细则。2．适用范围本规定适用于XX物业集团本部（以下简称“物业集团”或“集团”）、各区域公司（含其辖内城市公司）。3．编制规则依据物业集团制度内容与制度管理的要求，集团制度文件采用“一个制度，唯一编号”的形式，便于查找和管理。制度文件的分类命名规则如下：（1）属于“规章规范性制度”的制度文件，统一命名为“××管理制度”或“××管理规定”。（2）属于“操作实施性制度”的制度文件，统一命名为“××实施细则”、“××标准”或“××程序文件”、“××审核审批权限表”、“××标准化手册”。制度编号规则编号规则为：物业集团代码-集团/区域公司代码-制度制订责任部门代码-制度类别代码+流水号-补充识别代码，范例：XX-JT-AD-GZ001-V1.0，该编号代表一个“XX物业集团、综合管理部订的，规章类流水号为001的，第1版正式制度文件”。制度附录编号规则编号规则为：物业集团代码-集团/区域公司代码-制度制订责任部门代码-制度类别代码+流水号-附录流水号，范例：XX-JT-AD-GZ001-FL01，该编号代表一个“XX物业集团、综合管理部订的，规章类流水号为001的第01号附件”。编号规则中，各类代码所指代的内容（1）集团代码：XX物业集团统一代码为“XX”。（2）集团/区域公司代码，具体见表一：集团/区域公司代码。（3）制度制订责任部门代码，具体见表二：制度制订责任部门代码表。（各区域可根据区域平台各部门名称明确制订责任部门名称代码缩写，明确后在集团综合管理部备案）（4）制度类别代码，“GZ”代表规章规范性制度，“CZ”代表操作实施性制度；流水号采用阿拉伯数字顺序编号。（5）补充识别代码，采用英文缩写与数字V+Num.+Num.，正式颁布制度文件，从1.0开始编号；文件版本有重大调整和修订时，版本号从1.0升级至2.0、3.0等；文件版本在个别条款或文字内容有更新时，版本号从1.0升级至1.1、1.2等。表一：集团/区域公司代码集团/区域公司代码集团JT北京区域公司BJ华北区域公司HB上海区域公司SH西南区域公司XN东南区域公司DN广深区域公司GS华中区域公司HZ海南区域公司HN表二：制度制订责任部门代码表部门类别英文名称代码业务管理中心BusinessManagementCenterBM品控部QualityDepartmentQD工程管理部EngineeringDepartmentED大客户服务部ProphaseDepartmentPD运营管理部OperationDepartmenOD经营管理部ManageDepartmentMD财务管理部FinancialManagementDepartmentFM综合管理部AdministrationDepartmentAD人力资源部HumanResourceDepartmentHR品牌管理部BrandDepartmentBD制度文件的内容构成制度文件的内容指整个制度文件中必须具有的基本的组成元素，是由制度文件的封面、正文和附件三部分构成。（1）封面内容包括：集团标识、制度文件名称、制度文件编号、制度制订责任部门、联合发文部门及颁布实施日期等。（2）正文内容包括：目的即说明为什么要制订该文件。适用范围即描述制度文件所涉及的范围，如适用于哪些管理业务、过程、项目或部门、各区域公司等。定义是对制度文件内容中所涉及的某一概念、名称进行统一的规定和解释，单独成段；为便于理解和执行可用定义、涵义、说明或符号、缩写等形式。责任体系是对制度文件所涉及业务/管理活动的主要负责部门以及相关部门的职责与权限的规定。正文对制度文件所述业务/管理活动所对应的工作任务、目标、工作流程、各种过程运行的要求和衔接关系、工作方法、工作质量、期限控制要求和记录报告、报表传递要求等内容的描述，可分为多个段落。其他补充说明有关制度文件的其他内容，具体包括制订、修订并解释的责任部门、条款抵触情形的处理、未尽事宜说明、生效方式说明、相关制度文件/配套文件等。附录包括但不限于相应流程图、工具表单、相关管理记录、资料、实例及样本等。制度文件的页面设置、字体与行距页面设置使用A4纸，上边距2.4cm，下边距2.0cm，左边距2.0cm，右边距2.0cm，装订线左0.5cm。页眉、页脚页眉设置为固定模板,左为XX物业集团logo（logo尺寸为宽4cm*高1.2cm），中间为制度文件名称（黑体小四），右边为制度编号和版本号，中文字体（黑体五号），西文字体（Arial五号）。页脚应设置页码，使用阿拉伯数字“×/×”的形式，中间对齐。封面计入页码，但不显示。。输入法状态中文半角，使用中文标点符号。制度文件的封面设置（具体见附录一）制度文件名称中文字体（黑体一号加粗），西文字体（Arial一号加粗），1.5倍行距。封面固定模板部分中文字体（黑体五号），西文字体（Arial五号），1.5倍行距。封面填写部分中文字体（宋体五号），西文字体（Arial五号），1.5倍行距，填写日期部分以“201X.XX.XX”形式体现。制度文件的正文（具体见附录二）全文中文字体（宋体小四），西文字体（Arial小四），1.5倍行距，两端对齐。项“1．”——为手动输入（非自动编号），中文字体（黑体小四加粗），西文字体（Arial小四加粗）；“项”与“项”之间分段空一行；“项”下分段文字首行缩进2字符；表示“项”数字后标点编写时输入法状态为中文全角，英文标点符号。项下细分“1.1/（1）/a．”——均为手动输入（非自动编号）。第一层级——“1.1”中文字体（宋体小四），西文字体（Arial小四）,第一层级下分段文字首行缩进2字符。第二层级——“（1）”中文字体（宋体小四），西文字体（Arial小四），左缩进1.5字符，悬挂缩进2.5字符，1.5行距。第三层级——“a．”中文字体（宋体小四），西文字体（Arial小四），左缩进2.5字符，悬挂缩进1.5字符，1.5行距；点的编写时输入法状态为中文全角，英文标点符。正文重点突出部分文字下方添加下划线，使用斜体文字或文字加粗等形式表现。制度文件语言语法为充分有效地表达制度的观念和要求，使读者能正确理解和认识，要求制度的文字需要做到准确肯定、简洁凝练、规范严谨，制度应语法正确，句子结构完整，尽量使用短语、短句，合理使用标点符号断句，体现段落层次。制度正文中的文件图表（1）制度正文中的内容如果使用图表表达会更为直观时建议使用图表，图表应有标题和编号，表标题置于表上方居中，图标题置于图下方居中。图表用阿拉伯数字依次编号，如表一、图二等。（2）为使内容直观表达、界面美观，可将部分内容利用图表形式表达，表内中文文字（宋体小四），西文字体（Arial小四），并将图表边框隐藏；（如正文中定义解释部分）。（3）图表应在正文被提及，如“如表三所示”。（4）图表位置居中，内外边框粗细为1/2磅。（5）图表标题的字体为宋体，小四，加粗，单倍行距。图表内中文文字（宋体五号），西文字体（Arial五号），单倍行距。4．其他本实施细则由物业集团综合管理部负责制订、修订、补充和解释。此前相关管理规定，凡与本规范有抵触的，均依照本规范执行。本实施细则自发布之日起生效执行。5．附录附录一：01XX物业集团制度模板附录二：02XX物业集团区域制度模板