罗盘IPMS酒店管理系统操作说明书

1罗盘IPMS用户手册USERGUIDER北京万维罗盘信息技术有限公司北京市海淀区知春路56号中航科技大厦6001室电话：[phone]传真：[phone]网址：，可以基于SaaS模式运行（既根据使用需要付费），酒店无需硬件投入，无需软件投入，甚至无需人员投入，就可以通过互联网使用专业的酒店管理软件，而且完全规避了使用盗版商业软件的风险。据专家估计，比起传统的酒店管理系统，罗盘的解决方案可以节省酒店80%以上运行及管理成本。罗盘iPMS同时具备强大的连锁管理、会员管理、中央预订系统、网站在线预订等功能，支持电话、公安和门锁接口等服务。使用罗盘iPMS，酒店（或连锁集团）的网络营销也将易如反掌。同时，由于B/S架构中央化的特点，酒店管理方可以随时随地在任何一台有上网条件的电脑或手机上查看酒店的实时运营情况，真正做到运筹帷幄之中，决胜千里之外。计算机管理系统的重要意义首先，无论是对于新上电脑系统还是更换旧的电脑系统，都代表一种新的管理模式介入，代表一种新的变化甚至是变革，当然这种变革，是在融合酒店自身管理特点的基础上，给酒店带来更先进更高效率的运作模式，可以最大限度地节省人力物力，优化企业资源配置。这就是本系统在酒店应用的重要意义所在。相反，如果一个新的电脑系统不能给整个业务流程和管理带来好的变化，只在一定程度上，满足了部分以前需要手工制作的报表，满足原有的习惯，那么很显然这不是一次成功的应用。以下具体阐述：●规范业务流程，提高操作速度手工时期接待工作中所需要制作报表，在这里将不复存在。只要输入规范正确，电脑系统中将自动提供大量的报表。电脑系统的使用，使得业务的分工变得很明确，间又相互关联相互约束。规范的数据录入，也将直接保证夜审及结帐时的数据准确，并在夜审时得到更多的统计分析数据。当然相对与手工来说，使用电脑系统最直观的好处体现，就是业务操作速度的大幅度提高。速度提高最明显的是结帐操作，因为结帐时，大部分的帐务电脑已经自动产生，例如房费、电话费等等，同时所有消费的合计与应收应退，都已有最清晰直观的体现，无须收银员再拿着计算器去计算，因此可以大大提高操作的速度，并最大限度减少发生意外差错的可能。3●加强审核控制，杜绝作弊在电脑系统的控制审核模式下，以往在手工方法下容易发生的错误甚至作弊现象，将变得没有可能。因为电脑的大部分重要操作，都是不可逆的，也就是不可随便删除或者修改，或者会留下每一步的操作痕迹。当然，电脑不是万能的，它提供的只是完整的手段与途径。因此最重要的事情，是必须存在与系统模式相适应的，最严格的管理制度，才能构成最完善的控制与审核体系，从根本上杜绝各种人为的错误与作弊现象。●为决策分析提供强大的统计数据系统每天基于各种预先设置的代码，产生大量的统计数据与报表，从不同的角度，覆盖酒店业务的每个方面，供财务以及各级经理做决策分析之用。从某种意义上说，这才是基于电脑系统，给酒店带来的最重要的东西！当然，数据内容与报表格式的产生，是否符合酒店的管理特色与习惯，是系统在应用中一个很重要的问题。酒店各部门经理一般均有着丰富的酒店经验，而电脑系统也是经历过大量酒店的实践，不断吸收各酒店好的经验与管理理念逐步发展而来。因此，我们需要相互融合，取长补短，并在工作中及时地交流沟通，使基于罗盘系统的管理模式，在酒店发挥最大的综合效益。4一、基本操作1.1、系统登录操作用户选择系统快捷方式，双击图标。弹出如图1所示的登陆界面，输入用户帐号，密码以及对应班次登陆系统。图1下面介绍如何正确输入【用户帐号】、【密码】、【班次】。【用户帐号】：与用户一一对应，由指定系统管理员设置。一般设置后不得删除【密码】：用户登录密码，由管理员初始化后，在系统【登录密码修改】自行修改【配置班次】：根据酒店自身实际操作的班次数及命名做初始化设置【班次号码】：根据上班情况输入相对应的班次号码【强制断网】：由于系统支持断网操作，所以在酒店网络出现异常，或不稳定的情况的下，可以在此按钮前选钩，完全进入离线操作状态，等网络稳定之后，在去掉此钩，重新登陆，上传所有断网操作的数据，断网的情况下请不要在多个机器上同时操作。【系统设置】：服务器配置，功能选项以及调试选项。【程序在线】：表示系统联网状态。注意：只有曾经登录成功的用户才能在断网情况下登录。罗盘建议：系统保持在线是常态，断网是非常态。注意：系统夜审之前登陆一个班次，夜审之后注销，登陆另一班次。※温馨提示：第一次安装系统登陆时，系统在下载数据，速度会相对较慢。系统登陆时候同时显示加载速度以及进5程，请耐心等待。在输入以上三项内容时，可以使用回车或者键盘左上方的TAB键来移动光标。正确输入帐号、密码、班次后，登录系统成功。1.2、房态图界面说明【标题栏】：显示酒店名称，营业时间，班次，操作人姓名及帐号。【菜单栏】：管理系统的所有功能可以在菜单中实现，进入不同的选项时菜单的功能是不同的，会自动根据你所使用的功能调出相应的菜单，【当前状态栏】：显示当前的操作界面，包括了今日房态，今日预抵，在住客人，今日离店，本班收银界面。【工具栏】：包括当前经营状态统计房态图显示过滤设置；以及房态图符号及颜色说明。【房态图】：显示全部房间当前客房的使用和清洁及维护状况，一目了然。【隐藏右边栏】：点击此按钮可以可以把右边工具栏收起，房态图变宽，需要时在打开。图21.2.1、房态图说明工具栏上点击房态图颜色及颜色说明，如图3所示：6工具栏上点击房态图显示过滤设置，如图4所示：【建筑】：根据酒店实际物理区域划分。【楼层】：显示每个楼层的房间数量。【房型】：根据客房的自然类型将客房分成若干类来管理，通常同一类房的不同的房间其标准房价是相同的．如：标准间，套房等【风格】：定义出房间一种特有的格调和特点．图3图41.3、菜单栏说明每个主菜单都有自己的子菜单，子菜单中的每一项都和操作功能紧密相连，因此熟悉菜7单是掌握预订接待系统操作的基础。操作者可以单击主菜单，打开相应子菜单，浏览熟悉这些子菜单。1.3.1、散客管理“散客管理菜单”如图5所示，主要包括以下命令：图5【散客步入】：散客步入的操作【散客客房预订】：散客预订的操作【待入住散客订单】：所有待入住的散客订单【查询全部散客订单】：全部的散客订单，包括入住前，入住中，取消，Noshow的订单【查询全部登记单】：所有在酒店住过的登记单列表1.3.2、团队管理“团队管理菜单”如图6所示，主要包括以下命令：图68【团体客房预订】：团队预订的操作【在住团队列表】：所有在住的团队【待入住团队列表】：所有待入住的团队【今日预计离店团队列表】：登记单上离店日期为今日的团队【查询全部团队】：所有团队的列表1.3.3、收银管理“收银管理菜单”如图7所示，主要包括以下命令：图7【临时挂账登记单列表】：所有挂账的客人列表【临时挂账团队列表】：所遇挂账的团队列表【历史账务查询】：酒店历史账务查询，查询后，可以查看账务的详细信息，并且可以跟踪到所属的登记单、团队等【发票管理】：所有账务的已开及未开发票的查询【佣金层次设置】：设定协议客人的返佣的公式【历史佣金查询】：所有返佣单位的列表以及查询各个单位佣金的情况【中介单位列表】：设置的佣金的单位查询，同时可编辑修改以及查看此单位的详细情况1.3.4、客户管理“客户管理菜单”如图8所示，主要包括以下命令：9图8【酒店协议客户查询】：和酒店在业务上有某种约定而在书面上有成文的单位。通常这种单位在饭店享有某种程度的优惠。这里包括协议单位的详情和账务，也可添加和编辑【酒店常客查询】：客人入住酒店后，住店的资料上传至服务器，其信息将被系统完全并且永久保存，便于今后的查询、统计和分析【会员卡类别列表】：酒店所能使用的会员卡类别列表，包括查看已售卡和卖新卡【会员卡搜索】：根据提供的资料搜索匹配的会员卡，查看会员卡详情【会员卡快速查找】：根据会员卡号快速查看会员卡详情【会员卡销售明细】：酒店员工通过前台卖会员卡的一个统计【电子折扣卷管理】：酒店发行的电子卷，代金卷等【积分奖品管理】：根据积分领取奖品【奖品申请管理】：根据积分申请奖品【酒店黑名单列表】：主要用来记录在酒店有不良住客记录的住客。这种住客可能是对酒店的硬件设施有破坏性，也可能是公安部通缉的要犯。酒店可自行添加和删除，被添加黑名单在登记时系统会有提示。1.3.5、房态管理“房态管理菜单”如图9所示，主要包括以下命令：图9【批量修改房态】：选择可批量修改房态，如：脏房批量改成干净房等【打印房态表】：点击可打印当前的房态，系统中不同符号表示不同房态VC——干净的空房（可卖房）OD——住客脏房VD——脏的空房（走房）OC——干净住客房【打印早餐表】：点击显示在住客人所需的早餐列表，可打印【快速制作门卡】：填写房间号，客人姓名，制作门卡10【读取门卡信息】：把门卡放读卡器上点击能看到门卡的信息【远期房态】：从房间角度观察的每天客房使用情况，预测未来某天房间使用情况的工具．按全部客房的房号，列出每一间客房从当天到第30天之间的使用情况。【房类预测表】：从房类角度观察的每天客房预订情况，预测未来房类使用情况的工具．当天到第30天期间每一天，每一类房的预订情况，包括预订数剩余数及维修自留数，预计平均房价和总收入【房间维修记录】：查看房间的维修记录，可输入房号查询【房间自留记录】：查看房间的自留记录，可输入房号查询【放盘管理】：指给酒店的房间设置时间段内的房价【查看价格】：根据需求查询房价1.3.6、夜审“夜审菜单”开始夜审，如图10所示图10【营业日】：是系统自动产生和维护的一个营业日历，每天夜审结束后该营业日并将营业日历翻到下一页，即开启下一个营业日。【夜审】：审核并汇总当前营业日所发生的全部业务，打印出相关的统计报表，结束当前的营业日并开启下一个营业日的全部过程。夜审注意项及操作系统都会一一提示【夜审前必须处理事项】：提示点击进入界面可提示酒店夜审之前的处理工作【操作日志查询】：所有操作的一个记录，可以查看到每一步操作【未记账话单查询】：做了计费软件的接口，则计费软件中未计费的话单会体现在此111.3.7、POS“POS”如图11所示：图11【POS点消费】：点击可消费POS点【POS点设置】：点击可设置POS点，包括新增POS和新增商品【客房用品物品设置】：设置客房用品的类型，名称及价格，方便查看。设置成功，在客房账务新增客房用品消费中会有体现【损物赔偿物品设置】：设置损物赔偿的类型，名称及价格，方便查看。设置成功同上【哑房帐号列表】：设置补录消费的营业点。同时漏收费用可以从哑房录入。1.3.8、报表“报表”如图12所示：图12【报表中心】：报表是酒店管理中最重要的一个环节，在系统中设计的报表主要包括班结账报表，收入报表，客人报表，预订报表，登记报表，账务报表，房间报表，公司报表。系统提供的报表非常丰富，酒店可根据需要查看并打印121.3.9、酒店设置“酒店设置”如图13所示：图13【房间建筑列表】：酒店实际建筑列表，可新建编辑【房间楼层列表】：建筑的楼层列表，可新建编辑【房间风格列表】：房间特有的格调和特点的列表，可新建编辑【房间类型列表】：可编辑，设置超预定数量以及钟点房房价【房间列表】：酒店所有的房间，可编辑操作，这里不涉及修改房型【酒店全局设置】：酒店全局设置的修改【外币汇率设置】：设置外币的汇率1.3.10、系统“系统菜单”如图14所示：图14【手动更新PMS及CRS设置】：点击更新设置【手动更新房态图（F5）】：点击更新房态图，快捷操作F5【国际化配置】：编辑外语，体现外文账单【接口配置】：电话计费，公安系统，门锁系统与IPMS的接口【键盘快捷键设置】：设置快捷键操作【单据号生成器】：可设置自动生成押金单据号13【自定义登记单图标】：根据登记类型选择图标即可，完成后更新，登记时以设置的登记类型登记，房态图上就会显示所选中的图标【IPMS软件说明】：罗盘前台系统所需安装程序下载地址，常见问题解答，最近版本