工程技术档案资料管理

工程档案管理制度第一条为规范公司工程档案管理工作，根据国家工程档案管理有关规定，结合我公司的实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。第三条公司工程部负责对公司所有工程档案的统一对口管理，项目部的档案由项目档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，并负责在工程完工后把项目资料移交到公司工程部归档。第四条工程档案收集、整理、归档、验收及移交1、工程档案主要如下:（1）土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等；（2）“五证”，包括《国有土地使用权证》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》、《商品房销售预售许可证》；（3）合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等；（4）项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等；（5）施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件；（6）竣工验收类；（7）图纸类，包括项目的各专业图纸及cad电子文件、设计变更、签证、洽商等。2、在工程项目施工过程中，公司工程部统一收集该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同(包括设计合同、监理合同、施工合同等)以及各类证书，项目档案管理员因项目工程需要只保管复印件（原件副本多的可交项目保管1份），工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部办理竣工验收。3、工程项目施工过程中，项目档案管理员对项目产生和所接收的项目资料按不同专业和文件类别进行分类、编号、归档，并分类别存放。5、工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目总工、项目经理审批后，移交公司工程部档案室统一管理。6、工程竣工资料的范围：政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料。7、工程竣工档案应进行专项验收，工程竣工资料的验收应具备以下条件:（1）建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；（2）全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。8、工程竣工资料的验收程序（1）工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报工程竣工档案情况申报表，报送项目部。（2）项目部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和工程竣工档案情况申报表后，由项目部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向政府部门填报建设工程竣工档案专项验收申报表。（3）工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由政府部门主持。（4）验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的建设工程竣工档案专项验收意见书认真进行整改，并确保符合规定要求。（5）工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送政府部门复核审查。9、工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向政府部门移交一套完整的建设工程档案。10、项目档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具接收工程项目档案登记单。承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。11、竣工资料移交竣工资料一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司，一份移交给公司工程部统一管理，并移交所有的移交目录清单。第五条工程档案的借阅项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应事先办理工程档案借阅审批手续，然后到项目部档案管理员处办理借阅登记手续，原则上不外带阅览，尽量提供复印件，特殊情况下经公司工程部领导审批后可外带阅览使用。工程档案仅限公司内部员工借阅使用，不对外单位开放。第六条工程档案的销毁对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目部确认、公司工程部审核、公司总经理批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。第七条工程档案立卷的要求1、文字资料立卷要求（1）档案材料归档时，以A4规格为标准，不足A4规格的应用A4纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。（2）档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。（3）文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，做到一卷一档，不可混放。（4）装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。2、图纸的立卷要求纸质竣工图(或其它归档的纸质图)，归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。3、立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。4、立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录，以方便查询。5、立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录，档案均须有项目名称，且档案盒使用统一的公司LG标识。第八条工程档案管理中人员更换的工作交接1、不管是项目档案管理员还是公司工程部档案管理员发生岗位更换，都必须认真进行档案交接，并形成书面的档案交接清单一式4份，当事人双方各1份、项目或工程部留存2份；2、档案交接不仅是对工程档案进行交接，还包括对档案状态如在办、待办事项的交接；3、档案交接必须由上级进行监交，并在档案移交清单上签字。第九条本制度自颁布之日起实行，解释权及修订权归公司工程部。