国际商务谈判前的准备工作

第三章国际商务谈判前的准备工作学习目标（一）知识目标1.理解谈判准备工作的重要性；2.了解合格的谈判人员应该具备的素质；3.熟悉谈判队伍的组织。（二）技能目标1.掌握国际商务谈判前调查研究的主要内容和方法；2.学会制定谈判方案；3.能够组织模拟商务谈判。导入案例基辛格是谈判的天才吗福特总统访问日本的时候，曾随意地向导游小姐询问大政奉还是哪一年？导游小姐一时答不上来，随行的基辛格却立即从旁边插嘴：“1967年。”他。怎么能够对一般日本人都不清楚的日本历史这么熟悉？原因非常简单，作为犹大人后裔的基辛格深知事前准备的重要性，所以在访日以前早阅读过有关日本的大量资料，以免学到用时方恨少。这种认真严谨的态度对我们从事商务谈判不无教益。基辛格是一位犹太人，他有一句话：“谈判的秘密在天知道一切，回答一切”。他对这句话的解释是：谈判的取胜秘诀在于周密的准备。在基辛格看来，周密的准备不仅要弄清楚问题本身的有关内容，同时，也包括知晓与之相关的种种微妙差异。为此，要事先调查谈判对手的心里状态和预期目标，以正确地判断出用何种方式才能找到双方对立中的共同点，胸有成竹地步入谈判室，才有成功的基础。如果事到临头仍在优柔寡断，那么对方必会有机可乘。另外，一旦坐上谈判桌，必须能够立即回答对方的一切，否则会给别人权限不够或情况不熟的印象。第一节谈判前的调查研究一、谈判前调查研究的目的和要求（一）认真分析自身，为“知己”提供保证（二）认真分析对手，为“知彼”奠定基础（三）在“知己知彼”的基础上制定谈判方案二、谈判前调查研究的内容（一）了解对方1.对环境因素的分析任何谈判都是在一定的社会环境中进行的，并受到自然环境的影响。因此，全面分析谈判者所处的环境，对于制定正确的谈判计划十分有益。谈判者还应注意的另一方面，就是一次交易的成功，往往不仅仅是谈判本身的成功，更重要的是合同履行的成功。2.对对方资信情况的调查了解对手的情况，首先要了解他的资信情况，防止在交易中上当受骗。在我国涉外商务谈判中曾发生过多起受骗案，均是因为业务人员事先没有了解外国商人的资信情况而轻信他们的花言巧语，以致货、款两空，造成不应有的损失。3.对对方谈判意图的分析了解对方的谈判意图，有助于我们设计自己的谈判策略，使自己的策略在谈判中更具有针对性，更加主动有效。了解对方的谈判意图的就是要了解他们究竟为什么进行这次谈判，究竟是遇到了困难，急于想通过谈判得到某种解脱，还是出于某种不可告人的目的而做出的一种姿态。（二）己方分析谈判前对己方条件的分析，是指对当次交易中己方的各项主客观条件进行客观的分析。例如，当次交易对己方的重要性、政府或企业高层经营者对当次谈判的重视程度、竞争对手的情况、己方在竞争中所处的地位、己方对有关谈判标的供需状况的了解程度、对谈判对方的了解程度、己方谈判人员的经验与素质等。通过对己方的各方面条件进行客观地分析，有助于谈判者弄清己方在谈判中的优势和劣势，有针对性地制定谈判策略，以便在谈判时能扬长避短。三、前期调查的主要做法前期调查的做法，实际上是指如何搜集信息资料的方法。搜集资料有两种方式：直接搜集和间接搜集。直接搜集是企业谈判者以自己的名义采用各种方式向国外的潜在伙伴寻求友谊和合作。间接搜集是指委托中间人或机构向国外的客商寻求友谊和合作。第二节谈判方案的制定一、确定谈判的主题和目标谈判的主题就是参加谈判的目的，而谈判目标则是谈判主题的具体化。整个谈判活动都要围绕主题和目标进行，谈判的主题必须简单明确，一般都能用一句话来加以概括和表述，比如“以最优惠的条件引进某项技术”，至于什么样的条件才是最优惠，那是谈判目标的问题。二、谈判议程的安排（一）谈判时间的安排所谓谈判时间的安排，就是指要确定谈判在何时举行，为期多久。一般来说，谈判者在安排或选择谈判时间时，要考虑下面几个方面的因素：1.谈判的准备状况2.谈判人员身体和情绪状况3.谈判的时机4.谈判对方的情况（二）谈判议题的确定所谓谈判议题的确定，是指要确定进行谈判的内容及其项目，以及各谈判事项的先后次序和分别所占用的时间。凡是与本次谈判有关的、需要双方展开讨论的问题，都可以成为谈判的议题。谈判者应将与本次谈判有关的问题罗列出来，然后再根据实际情况，确定应重点解决的问题。三、谈判对策的选择谈判桌上风云变幻，任何情形都会发生，而谈判又是有时间限制的，不容许无限期地拖延谈判日程。这就要求谈判者在谈判前应对整个谈判过程中双方可能做出的一切行为，作出正确的估计，并选择相应的对策。第一，确定谈判的基本策略。第二，确定合同条款或交易条件方面的内容。第三，价格谈判的幅度问题。第三节谈判队伍的组织一、商务谈判人员的配备对于国际商务谈判来讲，主要涉及商务、技术、法律和财务方面的内容。因此，参加谈判的人员一般都由这四个方面的专业人员组成。有时，在谈判中遇到一些特殊情况，如生产工艺、设备安装、质量控制等，还需要请有关专家来参加。（一）根据谈判对象确定谈判队伍规模如何确定谈判队伍的具体人数，并没有统一的模式。对于一些规模较小的谈判，参加谈判的人员可以身兼两职或三职。即这样交易谈判只需三四个人或者可以两个人，但绝不能减至一个人，因为无论这个人多么精明，在谈判桌上要一个人安全独立的妥善处理诸多事务是不可能的。（二）谈判人员应层次分明、分工明确在谈判过程中，往往会涉及许多专业性知识，仅靠一个小组负责人是难以胜任的。选择谈判人员时，既要有掌握全面情况的企业经营者，还应当考虑各种专业知识的需要，考虑人员的层次结构，而且一定要分工明确。最重要的是要确定谈判队伍的主要负责人、主谈人及专业辅助人员（包括商务人员、法律人员、技术人员等）。二、谈判人员的组织结构在一般的商务谈判中，所需的专业知识大体上可以概括为以下几个方面：一是有关工程技术方面的知识；二是有关价格、交货、支付条件、风险划分等商务方面的知识；三是有关合同权利、义务等法律方面的知识；四是语言翻译方面的知识。三、谈判人员的选择（一）谈判人员的个体素质作为一名谈判人员应具备的基本观念主要包括：1.忠于职守；2.能够正确处理双方关系；3.要具有团队精神。（二）谈判人员的基本知识作为一名国际商务谈判人员，应当具备“Ｔ”型知识结构，也就是说，不仅在横向方面有广博的知识，而且在纵向方面也要有较深的专门学问，两者构成一个“Ｔ”型的知识结构。（三）谈判人员应有的心理素质一名高效率的、称职的国际商务谈判人员应具备良好的心理素质，主要包括三个方面：1.敏捷清晰的思维推理能力和较强的自控能力；2.坚强的毅力、百折不挠的精神及不达目的绝不罢休的自信心和决心；3.敏锐的洞察力，高度的预见和应变能力。第四节其他方面的准备一、谈判地点的确定谈判地点的确定不是一件无所谓的事情。它会影响谈判中的战术运用。在选择谈判地点时通常要考虑：即将展开的谈判中力量的对比，可选择地点的多少和特色，双方的关系，费用等。二、谈判现场的准备有谈判经验的人士均可能深有体会，谈判现场布置的好坏，会直接影响谈判的气氛。一般来说，谈判场地最好能安排两个房间，一间作为主谈室，另一间作密谈室，有可能的话再配一间休息室。三、谈判座位的安排谈判座位的安排对于大中型谈判来说也是值得重视的，因为它不但从一个侧面反映出一个谈判队伍的基本素质和工作作风，而且有时还可能会被一些不道德的商人利用，作为其干扰或影响对方思路及工作效率的手段。座位安排是很有讲究的。不同的座位安排对谈判的气氛，对谈判各方在谈判过程中的内部交流与控制都有影响。第五节模拟谈判一、进行模拟谈判的必要性（一）进行模拟谈判，能使谈判者及早发现问题，提出对策，从而提高谈判的主动性。（二）进行模拟谈判，可以锻炼谈判者的应变能力，培养和提高谈判者的素质。二、模拟谈判过程（一）拟定模拟假设进行科学的模拟谈判，首先是要拟定正确的模拟假设或臆测。拟定假设是根据某些既定的事实或常识将某些事物承认（即臆测）为事实。根据假设的内容，我们可以把假设划分为三大类：1.对外界客观事物的假设。2.对对方的假设。3.对己方的假设。（二）实施模拟谈判1.会议式模拟会议式模拟是把谈判者聚集在一起，以会议的形式，充分讨论，自由发表意见，共同想象谈判全过程。2.戏剧性模拟戏剧性模拟是指在谈判前进行实战演习，根据拟定的不同假设，安排各种谈判场面，以丰富每个谈判者的实战经验。（三）模拟谈判总结前面我们讲过，进行模拟谈判的目的是为了及早地发现谈判计划中的问题，提出解决问题的对策，掌握谈判的主动权。因此，在实施了模拟谈判之后，就必须及时地总结、分析，找出谈判计划的各项内容（如谈判目标、谈判场所、谈判议程和谈判策略等）中所存在的问题，有针对性地予以改进，从而在正式谈判前尽可能地制定出一项完善的谈判计划。本章小结本章主要内容包括：1.谈判前的调查研究工作。如果不了解信息，就无法选择合适的谈判对象，即使盲目地开始谈判也会吃亏上当。因此，在谈判开始前必须要进行有目的的调查研究工作。调查研究的目的大致可分为两方面内容，了解对方和设计己方。2.在调查研究的基础上，要制定一个考虑周全而又明确的谈判方案。谈判方案包括以下几个方面的内容：第一，确定谈判的主题和目标；第二，确立谈判的地点；第三，确立谈判的议程和进度；第四，确定谈判中的基本策略。谈判计划制定的步骤基本上也是按照上述次序进行的。3.谈判前的准备工作还包括做好谈判队伍的组织工作，这需要解决好两个基本问题：一是谈判成员的配备；二是谈判成员之间的分工。此外，还要对谈判的地点，谈判场所的安排和布置，以及谈判座位安排作好准备。对于一些大型的谈判项目还要做好模拟谈判的工作，以便应对实际谈判中可能出现的各种情况，掌握主动。思考练习1.谈判中如何做到“知己知彼”？2.什么是谈判方案？其主要内容有哪几方面？3.什么是谈判议程？在安排上需要注意的问题有哪些？4.如何做好谈判队伍的组织工作？5.谈判地点的安排上需要注意的问题有哪些？6.如何安排和布置谈判场所？7.什么是模拟谈判？