XX科技公司行政管理流程分析与诊断

价值为本永续提升1/60安瑞迅（北京）科技有限公司AMC-ITM-20061026-v.001行政管理流程诊断（讨论稿）IT咨询服务项目·夏伟价值为本永续提升2/60内容第一部分项目目标与工作计划第二部分流程管理介绍第三部分第I阶段工作：行政流程的梳理与分析第四部分讨论：行政流程现状及改进方向价值为本永续提升3/60第一部分：项目目标与工作计划1.项目目标2.工作计划3.第I阶段工作及产出物价值为本永续提升4/60项目目标第I阶段KOA系统诊断与应用推广第II阶段IT管理流程初步规划第III阶段ERP选型工作建议报告明确IT部门的定位。帮助IT部门完成对自身的组织和职能进行优化，建章立制，从而有效整合部门的有限资源，更好的为其它部门提供支持和服务。1.管理职能包括：规划、信息标准制定、项目审批和管理、采购审批、业务数据管理等；2.服务职能包括：软件系统维护、系统开发、硬件维护、网络及安全管理、采购执行等。从流程规范和绩效体系上帮助IT部门，以提高信息化建设和管理的效果。IT流程包括不定期流程和持续性流程。帮助制定电话网络改造方案。第I-1阶段：KOA系统的诊断与专家建议帮助梳理行政办公类流程，协助XXXXX实施OA流程导航工作，在推广KOA系统在行政管理中的应用提供咨询服务和专家建议。第I-2阶段：技术资料管理梳理与诊断帮助构建技术资料管理，并基于KOA系统实现的过程中提供咨询服务和专家建议。积极关注并参与XXXXX的ERP选型工作，并出具《ERP工作建议报告》。价值为本永续提升5/60工作计划已完成下一步价值为本永续提升6/60第I阶段工作及产出物I-1阶段·详细工作计划行政管理访谈纪要行政流程梳理与分析文档行政管理制度规范列表行政管理制度标杆借鉴流程列表关键流程现状描述改进后的流程流程图及表单基于IT实现的流程图（含KOA使用推广策略的建议）I-1阶段·工作报告与汇报价值为本永续提升7/60内容第一部分项目目标与工作计划第二部分流程管理介绍第三部分第I阶段工作：行政流程的梳理与分析第四部分讨论：行政流程现状及改进方向价值为本永续提升8/60第二部分：流程管理介绍1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原则4.流程管理怎么做？价值为本永续提升9/60输入资源输出结果若干活动相互作用顾客我满意，是因为流程为我创造了价值输入资源输出结果若干活动相互作用顾客我满意，是因为流程为我创造了价值“流程”概念的6个要素价值为本永续提升10/60第二部分：流程管理介绍1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原则4.流程管理怎么做？价值为本永续提升11/60具体方法步骤流程优化的思路与方法流程清单流程分类关键流程识别流程优化IT实现持续改进流程清单流程分类关键流程识别流程优化IT实现持续改进访谈与交流标杆参考价值链管理层次重要性20/80使用频率……ESIA经验理念OAPDMERP……6Sigma知识管理等等明细层次访谈与交流标杆参考价值链管理层次重要性20/80使用频率……ESIA经验理念OAPDMERP……6Sigma知识管理等等明细层次价值为本永续提升12/60第二部分：流程管理介绍1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原则4.流程管理怎么做？价值为本永续提升13/60预期改进的规模与范围高低更差窄宽单一职能整个组织供应链BPRBPR项目范围项目范围最终潜在改善规模最终潜在改善规模管理不善的项目期望脱离实际目标适宜丢失机会价值为本永续提升14/60第二部分：流程管理介绍1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原则4.流程管理怎么做？价值为本永续提升15/60识别流程，建立流程清单对业务流程按一定标准进行分类是识别和描述业务流程的重要方法。一级流程是什么？二级流程是什么？三级流程是什么？求证论证公司/企业一级流程二级流程三级流程价值为本永续提升16/60价值链模型（内部）流程穿过多少部门（组织）？流程包括多少活动或步骤？企业基础设施人力资源管理技术开发采购原材料储运生产制造产成品储运市场与销售辅助活动基本活动边际利润售后服务安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison价值为本永续提升17/60一级流程描述方法示例安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison价值为本永续提升18/60二级流程描述方法描述二级流程图：供应商：可以是外部或内部。向域提供关键信息，材料或其他资源的人或群体；输入物：供应商提供的东西；流程：在该域中，使输入物发生改变的一组步骤，每个步骤就是一个域过程；输出物：该域的最终产品；顾客：接受输出物的人、群体或其他域。设计与开发流程的SIPOC图例部分供应商技术规格要求设计计划设计合同技术标准产品/项目方案设计产品/项目方案评审产品/项目施工设计产品/项目施工评审定型产品最终用户客户外部制造商供应商投入流程产出顾客客户提供的其他资料可参考技术文件产品/项目技术设计产品/项目技术评审试制试验样机鉴定产品/项目定型设计产品/项目定型评审全套设计图样及相关文件示例安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison价值为本永续提升19/60文本“销售部负责核查客户的信用度。”表格功能组织单元关系核查信用度销售部负责图形核查信用度销售部负责怎样描述流程?价值为本永续提升20/60部门间流程的描述送货送货单自检报告拒收检查准备受货可收货开始抽样质检送货单（质检结果）合格拒收点数、托盘和货物周转箱匹配否是否是分供方仓库质检部门物料检查入库流程图示例安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison价值为本永续提升21/60流程描述符号体系业务流程描述符号体系同意NOYES内部主体例如:采购部计划员一个流程，可以向下分解为活动一个活动，不再作下层分解，主要是人工活动。外部主体例如:供应商、客户活动、流程之间的流转财务应收流程发货发票判断来自于内部主体的文档、表单、票证或报表等信息流程的结束软件操作说明：1.FILE-NEW/OPEN/CLOSE可以新建/打开/关闭一个新文件；2.EDIT-GOTO可以查看已打开文件中的各页；3.双击流程图中的符号或说明，可以对之进行编辑；4.INSERT-PAGE可以在当前文件中添加一个新页；5.FOMAT-,可以对对象（如符号、文字等）的格式进行编辑。来自于外部主体的信息，如文档、表单、票证、报表等。注释添加的注释1连接代码基于IT手段的优化后，仍需手工操作的活动表示事件状态示例安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison价值为本永续提升22/60在业务流程描述层次，我们采用当前的流程描述方法，分部门/岗位和职能。三级流程描述试验部试验负责人试验部经理设计部门设计人员可靠性小组故障审理小组责任部门发现故障保护现场、填写故障报告表故障信息统计故障审理表A.1故障报告表表A.2故障分析报告表表A.3纠正措施实施报告表一般故障?纠正措施实施审核、确认故障等级故障分析验证故障审理组组长确认注1注1注1注2发现故障分析审理验证YN验证通过？NY示例：故障报告、分析与纠正措施系统工作流程示例安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison安瑞迅安瑞迅AnrisonAnrison价值为本永续提升23/60内容第一部分项目目标与工作计划第二部分流程管理介绍第三部分第I阶段工作：行政流程的梳理与分析第四部分讨论：行政流程现状及改进方向价值为本永续提升24/60第三部分：行政流程的梳理与分析1.现状与问题2.行政流程框架图3.行政流程梳理价值为本永续提升25/60现状与问题行政管理现状与问题参见访谈纪要1.行政管理部门内部没有明确责任，人员分工不清；2.人员结构不能适应行政管理工作的需要；3.行政管理制度不够完善；4.需要挖掘整理现有的行政管理流程；5.部分行政管理职权仍留在业务部门内部。“Thevoiceofcustomers”价值为本永续提升26/60现状与问题KOA使用现状与问题“Thevoiceofcustomers”参见访谈纪要1.OA系统定位不明确，需要界定KOA与其他业务系统的边界2.中层骨干对KOA推广工作不够重视，KOA综合项目小组推动作用力度不够，员工接受较慢3.目前在KOA上运转的行政流程太少4.KOA的模块设置不符合公司现状，员工具体模块的功能还不够清楚5.KOA的运转缺乏具体务实的推动措施。价值为本永续提升27/60现状——行政管理制度#制度名称目前状况1员工手册员工手册.doc2保密制度人事保密制度.doc；计算机网络安全管理规定.doc3公司纪律规定员工手册.doc4接待工作管理北京XXXXX前台管理规定（试行）.doc5计算机管理规定计算机设备管理规定.doc6办公用品采购《北京XXXXX有限公司财务报销规定》7办公设备管理《北京XXXXX有限公司财务报销规定》8固定资产管理《北京XXXXX有限公司财务报销规定》9费用报销规定《北京XXXXX有限公司财务报销规定》10车辆管理规定《北京XXXXX有限公司车辆管理及使用规定》价值为本永续提升28/60现状——行政管理流程（KOA）#流程名称目前状况1规章制度审批有流程；无规章制度2公文审批（行政公告、产品技术信息、早礼记录、新闻）有流程；无规章制度3工作总结有流程；无规章制度4出差申请有流程；无规章制度5出差报告有流程；无规章制度6加班申请有流程；有规章制度《北京XXXXX有限公司员工加班规定》7普通请示或申请有流程；无规章制度（其他无法明确归属的请示或申请）8禀议传阅文件有流程；无规章制度9会议审批无流程，目前仅是通知发布；无规章制度10休/请假申请有流程；休假同三天以上请假流程；有规章制度《员工手册》－时间管理11差旅费用报销无流程；有规章制度《北京XXXXX有限公司财务报销规定》12办公用品的采购申请无流程；有规章制度《北京XXXXX有限公司财务报销规定》13固定资产的采购申请无流程（预算内、预算外）；有规章制度《北京XXXXX有限公司财务报销规定》14销售承兑汇票销售部使用；有流程；无规章制度15价格裁决审批销售部、业务部使用；无流程；无规章制度16部件故障报告流程制造部使用；有流程；无规章制度17车辆申请流程无流程，有制度《北京XXXXX有限公司车辆管理及使用规定》价值为本永续提升29/60第三部分：行政流程的梳理与分析1.现状与问题2.行政流程框架图3.行政流程梳理价值为本永续提升30/60行政管理制度归类基础规范事务管理非生产物资管理费用管理1.员工手册2.办公行为规范3.保密制度4.公司纪律规定5.会议管理制度6.档案管理规定7.印章（介绍信）管理办法8.图书、报刊管理办法9.接待工作管理办法10.公司内刊的制定与发布管理规定11.计算机管理规定12.办公用品采购13.办公设备管理14.固定资产管理15.暂借款管理办法16.费用报销规定17.费用开支管理办法价值为本永续提升31/60行政管理流程归类公文处理内部工作单处理事务处理1.规章制度审批2.公文审批（行政公告、产品技术信息、早礼记录、新闻）3.合理建议4.工作计划审批5.工作总结6.出差申请7.出差报告8.加班申请9.普通请示或申请10.禀议传阅文件11.会议审批12.图书采购审批13.休/请假申请14.差旅费用报销15.暂借款管理流程16.名片印刷17.办公用品的采购申请18.固定资产的采购申请19.销售承兑汇票20.价格裁决审批21.部件故障报告流程22.车辆申请价值为本永续提升32/60行政流程框架图规范高效1.员工手册2.办公行为规范3.保密制度4.公司纪律规定5.会议管理制度6.档案管理规定7.印章（介绍信）管理办法8.图书、报刊管理办法9.接待工作管理办法10.公司内刊发布管理规定11.计算机管理规定12.办公用品采购13.办公设备管理14.