供应商管理实施细则

安徽中烟工业有限责任公司企业标准Q/WYQ/WY·HF-G·CG13-2015供应商管理实施细则2015-B2015-09-16发布2015-09-21实施安徽中烟工业有限责任公司合肥卷烟厂发布前言为建立有效的进退奖惩机制，加强对供应商的动态管理，提高采购的质量与效率，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等国家相关法律法规、行业、公司相关文件要求，结合企业实际，制订本办法。本标准由企业管理科（采购管理办公室）起草并归口。本标准主要起草人：本标准主要起草人：丁猛姜晓宇。本标准2015年1月14日首次发布。本次为第一次修订。本标准代替的历次版本发布情况为：——Q/WY·HF-G·CG13-2015A1供应商管理实施细则1范围本标准规定了供应商管理的程序、方法和要求。本标准适用于企业《采购管理实施规定》组织采购的供应商的管理。烟用材料、宣传促销等涉及供应商管理内容的，已有规定从其规定。2规范性引用文件下列标准中的条款通过在本标准中的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。2.1《中华人民共和国招标投标法》（主席令21号）2.2《中华人民共和国招标投标法实施条例》（国务院令613号）2.3Q/WY·CG-G·CG04供应商管理办法2.4Q/WY·HF-G·CG04采购管理实施规定3术语和定义3.1供应商是指向采购人提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。4职责4.1采购办负责供应商的信息维护，组织对供应商评价，办理供应商进入退出审核等工作。4.2项目实施部门、使用部门、费用归口部门、验收部门等负责对供应商进行评价。4.3项目实施部门负责对供应商书面资料进行整理保存。5管理内容和方法5.1供应商的条件及准入5.1.1供应商分为现有供应商和潜在供应商。根据企业当前实际，本着先易后难、循序渐进的原则，本办法重点管理现有供应商。5.1.2合格供应商有效期为1至3年，具体标准请依据企业《采购管理实施规定》的有关规定。5.1.3通过企业招标、谈判、询价等采购程序的中选供应商，才能纳入供应商管理。5.1.4供应商参加采购活动时应当具备的条件，依据企业《采购管理实施规定》的有关规定。5.1.5凡是应纳入企业管理的供应商，须根据《供应商信息登记表》填写相关信息，并扫描附上以下资料：a)企业法人营业执照（事业等其他法人证书）、税务登记证、组织机构代码证和法定代表人身份证；2b)最近一年财务报表(如有)；c)特许生产、经营或安全卫生许可，特定技术或业务资质，ISO质量和环保管理体系认证，国家规定的必须纳入强制认证产品的认证证书，品牌授权代理等有助于证明其经营和管理能力的证书；d)根据项目情况所需的其他资料（社会保险登记信息、公司章程、信用报告等）。5.1.6项目实施部门负责接收本部门供应商提报的相关信息，并进行初审，提报采购办。审核合格后方可纳入供应商管理。5.1.7供应商出现以下任何一种情况时，由供应商提出，采购办组织项目实施部门、财务科、审计科、法律与改革科等相关部门对该供应商资格进行重新评估：a)公司发生分立、重组，或被其它公司兼并；b)公司进行较大产品结构性调整；c)相关行业资质证书被发证或管理部门吊销；d)其它认为需要重新评定的情况。5.2供应商的权利和义务5.2.1供应商享有以下权利：a)了解付款进度，根据合同督促付款；b)向企业提出改进管理的意见或建议；c)有机会参加非公开招标项目；d)对企业供应商管理持有异议，以书面形式提出质疑；e)法律法规规定的其他权利。5.2.2供应商应承担以下义务：a)自觉遵守国家、烟草行业和公司企业有关采购的规章制度，共同维护采购市场秩序和公平竞争环境，并接受我公司的监督检查；b)依法、诚信地参加采购活动，履行采购活动中各项承诺；c)严格遵守商业操守，在采购活动中获取的商业秘密不向任何第三方透露；d)全面真实地登记供应商相关信息，及时调整变更信息；e)法律法规规定的其他义务。5.3供应商的日常管理及考核5.3.1供应商管理实行综合评价动态管理机制，分为日常管理评价和年度管理评价。日常管理评价结果作为年度管理评价的基础依据。日常管理评价和年度管理评价可作为项目续签的依据。5.3.2日常管理评价5.3.2.1项目实施部门、使用部门、验收部门、监督检查部门等有关部门人员，均可根据项目采购、使用及监督检查等过程中的情况，通过《问题供应商反馈表》向采购办进行问题反馈。采购办组织项目实施部门、监督检查部门等相关部门组成核实小组，对问题进行核实。属于供应商问题的，核实小组根据5.4.4和5.4.5等条款提出处理意见，如需整改的，责令供应商进行整改，供应商须将整改情况以书面形式提交，核实小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。5.3.2.2日常管理中，如供应商发生工商变更、注销，资质调整等，项目实施部门应根据《供应商信息3变更表》向采购管理办公室申请办理变更、注销手续。5.3.2.3采购办负责组织相关部门对企业重大采购项目供应商的履约情况进行抽查。抽查结果可作为评分的重要依据。5.3.3年度管理评价5.3.3.1在采购年限内，合同期满前，需按照公司董事会批复的年度续签合同采购计划对项目供应商进行合格性评价。5.3.3.2企业采购项目，如合格性评价已有相关规定的，从其规定；没有规定的，由项目实施部门在合同期满前1-2个月向采购办提出申请，采购办组织项目实施部门、主要使用部门、费用归口部门、财务科、审计科、法规科等定期召开月度评审会。5.3.3.3年度管理评价原则上一年一次。由采购办组织的月度评审会，采用多项目集中评审的方式，评审时间原则为每月中旬，具体以采购办通知为准。5.3.3.4月度评审会对供应商的评价应当遵循“公开、公平、公正”的原则，按照“三关三审”原则组织评审。第一关为初审，先由项目实施部门在评审会上介绍供应商合同履行的具体情况，项目实施部门、使用部门、费用归口部门、验收部门等结合介绍说明与实际情况进行独立评审；第二关为复审，由财务科、法律与改革科、审计科按照《评价复审表》严格审核；第三关为终审，先由采购办审核签字后，由项目实施部门经办人按照审批权限提报相关领导进行审定。5.3.3.5初审关中供应商评价表分两张表，《供应商评价表（偏重专业管理）》由项目实施部门、费用归口部门及其他相关职能部门进行评价，评价内容偏重专业管理方面（如对产品质量、交货时间、响应速度、售后服务、技术支持等定量指标），《供应商评价表（偏重使用感受）》由物品或服务的使用部门人员进行评定，评定内容偏重使用者的体验感受（如对产品功能、外观、实用性等满意度指标）。对项目实施部门和使用部门为同一部门的，只使用《供应商评价表（偏重专业管理）》。同时设《供应商评价表（偏重专业管理）》、《供应商评价表（偏重使用感受）》的项目，偏重专业管理的评价表占总评分的70%，偏重使用感受的评价表占总评分的30%。5.3.3.6评价表中的每条评价细则按照优秀、良好、一般和差四个档次进行打分，对应的分值为：优秀100分、良好80分、一般60分、差40分。5.3.3.7供应商评价计算方式为：a）同时设偏重专业管理、偏重使用感受两张表格的项目：=70%+30%每张《》每供应商评价表（偏重使用感受）供应商评价表（偏重使用感受）张《》单项得分权重单《供应商评价表（偏重使用感受）》《供应商评价表（偏重使用感受）》项得分权重得分总数总数b）只设偏重专业管理表的项目：=供应商评价表（偏重使用感每张《受》）《供应商评价表（偏重使单项得分用感受权重得分）》总数5.3.4根据评价表得分结果，供应商进行如下分类：a)评分大于或等于90分的，为优秀供应商；4b)评分大于或等于70分，低于90分的，为良好供应商；c)评分大于或等于60分，低于70分的，为合格供应商；d)评分小于60分的，为不合格供应商。5.3.5终审关中，合同估算价在500万及以下的项目，供应商合格性评价结果报分管领导审批；合同估算价在500万以上的项目，供应商合格性评价报厂长审批。5.3.6经“三关三审”审批结束后，项目实施部门及时在企业办事公开平台发布《供应商评价结果公示表》。公示时间不得少于三个工作日。5.3.7公示结束后，项目实施部门要向供应商发出结果通知书。结果通知书发出后，项目实施部门不得改变年度评价结果。5.3.8评价合格且合同金额减少或不变的（如是据实结算项目，合同价格为单价），项目实施部门按照企业合同管理规定办理审批程序，项目合同应自评价结果通知书发出之日起30日内与供应商签订。5.4供应商的奖惩及退出5.4.1对于优秀供应商，在合同许可的范围内应当给予优先采购。5.4.2对于评分在60分（含）至70分（不含）的风险供应商，由采购办发出警示通知，并在合同许可范围内由相关部门酌情扣减供应量或暂停供货等。5.4.3供应商评价不合格的，经审批确认后应立即终止该供应商的资格，且在2年内不得再次参加我公司的采购：5.4.4供应商出现以下任何一种情况，由相关部门提出，经企业、公司审批确认后应立即终止该供应商的资格，且在2年内不得再次参加我企业的采购：a)提供的产品或服务出现较为严重的质量问题；b)一个合同期内，产品或服务中出现的质量问题经过3次以上的整改未能解决的；c)不配合企业管理，影响项目实施的；d)公司破产；e)其他情形。5.4.5供应商出现以下任何一种情况，由相关部门提出，经企业、公司审批确认后应立即终止该供应商的资格，且在5年内不得再次参加我公司的采购：a)向我企业相关工作人员行贿或提供其他不正当利益的；b)采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；c)提供的产品或服务出现严重质量问题，并造成严重后果的；d)一年内连续2次质疑或投诉而查无实据的；e)中标后拒不履行合同或中途退出的；f)发生弄虚作假行为；g)违反合同规定转包分包的；h)其他违反法律、法规和规章的重大情形。5.4.6采购办建立不合格供应商库，对于企业出现5.4.3，5.4.4和5.4.5条款中被终止的供应商均列入不合格供应商库，并列明供应商名称、列入理由、进入时间、退出时间。55.4.7供应商对供应商评价结果或其他供应商管理过程有异议，可以书面形式提出质疑，质疑时应提供明确的事实证据及理由，不得进行虚假、恶意质疑。5.5资料保管5.5.1采购办指导各项目实施部门收集、保存本部门供应商的相关资料，资料应包含以下：a)供应商资质等相关资料；b)现场认证资料；c)日常管理评价资料；d)年度管理评价资料；e)供应商退出资料；f)其他过程资料。5.5.2与供应商合作结束时，须对其资料进行归档、装订和保存，保存期限与项目“一项一卷”资料保存要求一致。6记录6.1《供应商信息登记表》保存期限3年6.2《供应商信息变更表》保存期限3年6.3《问题供应商反馈表》保存期限3年6.4《终止供应商资格表》保存期限3年6.5《不合格供应商库》保存期限5年6.6《供应商评价表（偏重专业管理）》保存期限3年6.7《供应商评价表（偏重使用感受）》保存期限3年6.8《供应商合格性评价汇总表》保存期限3年6.9《评价复审表》保存期限3年6.10《供应商评价结果公示表》保存期限3年6.11《供应商评价结果通知书》保存期限3年7附录附录A：供应商信息登记表附录B：供应商信息变更表附录C：问题供应商反馈表附录D：终止供应商资格表附录E：不合格供应商库附录F：供应商评价表（偏重专业管理）附录G：供应商评价表（偏重使用感受）附录H：供应商合格性评价汇总表附录I：评价复审表6附录J：供应商评价结果公示表附录K：供应商评价结果通知书8发放范围本标准发放范围为企业各部门。7附录A供应商信息登记表Q/WY·HF-JL·CG21-2015供应商名称法定代表人姓名联系人联系电话企业传真企业邮箱营业执照注册号组织机构代码证国税登记证号码地税登记证号码公司成立时间公司出资人情况企业网址企业所在地址在皖分支机构地址营业范围主营产品企业性质注册资金