国际商务文秘

1.1秘书的作用国际(专业)职业秘书组织对秘书的定义为精通办公技能，有独立工作能力，善于创新、判断，在权限范围内做出决定。然而，在历史上秘书仅仅被当作一个处理杂物的，做看管文档和处理一些行政工作。当前，秘书的地位在过去的50年有了很大的改变。随着重复的工作被办公设备处理，现在秘书在有更多可能来进行管理和监督工作。也使得秘书能作为一个团队的秘书为更多的人服务，也是秘书的工作更为有趣，重要。职责分配在于秘书的能力，兴趣，他/她对公司的了解，还有公司对秘书的提升。本书会详细的举例说明秘书的工作和日常办公，（信息）数据处理，各种交流技领，相关的财务只是以及所需的技能。1.1秘书的职责秘书处理了大量办公室工作来使得公司正常运转。执行和协调办公室文书工作。秘书还应该为员工和客户提供正确的信息。他们为不同的公司和组织工作。他们花大量时间来处理信息。他们接听电话，转接电话，留言，安排会议或预约。也要为外地的会议做准备（安排行程）。秘书也可能职员以其他形式为客户服务。在有些办公室，他们订货或者提供其他方面的客户服务。秘书用纸和电子文档。他们从文件中整理信件和数据，进行修正，写信和备忘录。他们还从其他的信息来源整理数据。为了做好这些任务，秘书通常从（电子）电脑文档上储存和检查这些资料（存取数据）。对某些类型的数据，用纸质文档记录数据。秘书应高效保存管理文档。在许多办公室自动化办公（用办公设备）已经是的秘书拜托繁重的工作，接受新工作。他们可以上网搜索资料并写出调查结果。他们可以用数据处理软件处理项目。在大的办公室，秘书常用电脑保存文具的存货情况，以便订货。秘书可以使用各种设备工作。他们用传真机，复印机和电话分总机。他们用复合电脑软件来处理表格或者出版工作。在现代办公设备的帮助下，经理和主管也愿意自己做一些文字处理工作。秘书对专业成员可以提供一些支持，他们可以充当团队的一员。图1.1是对一个典型的秘书工作的描述工作介绍职称/工作头衔：秘书工作职责：业务经理薪级：E10日期：2004.5.8职位简述（简介）：安排会议/会晤，接听电话，做记录，还有一些办公室工作，辅助性管理工作和商业事务/并协助上级完成一般的文字和行政业务工作。主要的职责做记录，并使用文字处理器整理为信件或是摘要。用电脑发电子邮件。接受并处理收到的邮件，并且在下班前，处理好办公室经理向外发的邮件。接待来访者。接听电话用电话或者传真传送消息。安排办公室经理的日程；安排会晤；有计划的安排他/她的时间使得他/她的时间得到最好的利用。安排出差计划。保证所有的信件和咨询已经处理，有必要的要编入档案以便迅速的查找。管理有效的档案的更新系统。组织和安排会议。管理办公室的图表和统计数据（管理办公室的进度表）。用图文电视、数据库和工具书提供信息；在办公室经理的要求发布信息。管理办公室的现金、银行转账和报销表。指导新秘书，其入职训练，安排工作，评估工作情况，了解其个人品质和工作投诉情况。必要时组织会议和开展活动。了解文具和其他办公材料的使用情况。遵守公司的卫生、安全、保密制度。处理其他指派的任务。知识，技能，能力现代办公设备的使用和一些技能，如电话交流技领，办公系统，记录设备。有现代商业交流的技领，如写信的格式，估价单，摘要，和报告的格式。掌握个人电脑和使用各种软件包。每分钟能打50个字。工作分轻重缓急，在没有指导的情况下完成工作。有能力解决处理日程问题。资历和工作经验相关的秘书/办公管理的证书。两年相关的工作经验。有相关的同等教育和经验。特殊需要愿意加班，并按办公室主任的安排在假期和周末加班。1.1.2学历和专业资格大部分秘书的工作是在办公室完成的，但是，掌握最新的设备和技术信息来有效的承担多且复杂的事情。如果一个秘书想变得更为专业，他/她跟上这个领域的发展或者是整个商业领域的发展。1．1.3个人素质秘书应该是个好的策划者。他/她能分情轻重缓急，能计划好老板的时间使得其时间得到最好的利用。此外，能处理好人际关系是一个资产，尤其是当你的工作是监督其他员工，这样在日程工作中起推动，促进，协调的作用。其他重要的能力是交际（善于区分电话的来访者的重要性是秘书一个重要工作），忠诚，处事谨慎，通情达理，善于创新。还有，一个秘书对她经受的信息完全保密并且能抵制身边的一切诱惑是很重要的。1.1.4行政职能在提升企业的积极形象的重要性。秘书提供的专业的管理支持是办公室的核心部分也是最令人担心的。他们的职责在于使得整个公司正常运转。办公的最佳方式是能使秘书和专业管理人员、行政干部又快又好的完成他们的职责。顾客和员工或者是其他部门的员工第一次接触可能是因为一通电话，一次来访或者是一些信件。我们强烈推荐以下建议：应该以愿意帮忙的态度来接听电话来给人这个公司/组织是有效率并且愿意帮忙的印象。来访者和公司的第一次接触是在接待处和一位员工。最初和员工的接触是很重要的来能使来访者感觉员工是热心的、有见识的、高效率的。回信迅速并且内容准确可以给公司塑造一个积极的形象。所有的信息必须检查过内容的准确且没有排版错误才能送出。名字和地址应该仔细核对，因为如果名字的拼错使得送错地方最后不得不改寄是很令人厌烦的事。如果一封信不得不改寄，必然会延迟发出的时间并且给人留下公司不好的印象。1.1.5新的秘书技能过去，秘书只是一个助手，保管信息和协助管理工作。然而秘书做助手也还是占优势的，并且优势还在逐步增强。许多秘书过去的工作，比如，接待工作，课件制作，日常办公变得越来越复杂并且需要更多高水平的技能。现代秘书又有了两个新作用：团队成员，独立员工。作为团队成员，给许多人提供帮助并且经常是不同团队成员的纽带。团队秘书为公司的其他团队联系并提供信息，也可以代表团队进行对外联系。作为独立的员工，秘书有自己的工作领域，独立的为个人工作。秘书作为团队成员秘书应该有好的口语和写作技能，会交际，对公司的机构和业务了解。他们也应该会使用电脑程序，办公设备，技术。同时，秘书应该有主见，能处理压力和不同的需要，了解集体活动，能够促成团队合作，能够处理冲突达成意见统一。作为团队秘书应该是团队成员的纽带，使团队合作的技能变得越来越重要。秘书作为独立工作者秘书有自己的工作领域和职责。秘书在信息技术和更广范围的秘书培训、扩展、指导这个两个独立工作领域上最大限度的独立工作。在一些公司里，秘书也充当“IT精英”，并且希望能够给其他员工提供正式或不正式的训练，并在有关IT政策方面出谋划策。在有些情况中，更多高级的秘书参与到秘书招募中，培训新秘书，并且在秘书发展和训练方面中提供建议。1.2职业前景秘书的晋升一般是被提升到职责更多的岗位。熟悉公司运转并且不断提高自身技能的合格秘书有可能被提升为高级或董事会秘书，秘书主管，或办公经理。会文字处理或数据输入经验的秘书可以在自己公司的或者秘书，文字处理，数据输入服务部提升为文字处理或数据输入培训师，管理者或经理。有丰富经验秘书可以晋升为培训师或是电脑设备或软件包厂商的销售代理。只要稍加培训，许多从事法律工作的秘书都能成为秘书的专职助手。因此，一个敬业的、心存高远的秘书应该以专业精神和首创精神完成自己工作的同时规划自己的职业前景。1.2.1培训培训，不管是在职还是脱产培训，都有以下好处。能够提高工作水平，可以多快，好省工作。工作水平的提高可以员工素质。通过培训，秘书可以被委派更高层次的管理任务。承担喜欢做的繁重工作可以激励员工。安全的标准要符合规定。改善公共关系。随着办公自动化的不断发展，秘书工作的一个重要部分是不断接受再培训再教育。办公环境的改变使得对学得快和才能多的秘书和行政助理的需要逐渐增加。为了学习如何使用新技术，比如信息储存系统和新的软件更新包，秘书和行政助理往往需要接受培训或上网学习。他们也需要参与到选购和维修设备。秘书和行政助理通过各种方式获得技能。培训的范围从教办公室技巧和键盘技能的高中职业培训教育项目到办公室管理提供的一到两年教育由商学院、职业技术学院和社区大学提供。许多临时代理机构能在电脑和办公技能方面提供正式的培训。然而，很多技能是由其他雇员提供的在职指导或者是设备软件商提供。如果你想成为秘书或者是管理技术的专家没你还可以参加专业培训机构。随着商业变得全球化，学士学位和其他专业证书变得越来越重要。1.2.2为员工评估做准备由于熟悉工作要求就决定做工作的方式，所以工作评估是任何工作的一部分。许多公司的员工评估方案的制定来指导员工工作。当你参加评估面试，工作的方方面面和你未来的培训都会被讨论。1.员工评估表现：2.评估员工的工作水平。3.激发员工的潜力。4.讨论问题和弱点和寻找解决办法。5.给员工制定目标。6.确定培训指标。7.提拔员工。当你为一个评估面试做准备，一个秘书应该考虑下面的事情。1.上次评估后，你希望做的事（想重点强调的事）已经全都做好了。2.对引起你关注的地方（方面）提出原因和解决办法。3.你想改进的方面。其它的你想讨论的关于个人/职业培训方面。1.2.3提高自身能力达到晋升行政秘书在商务交往中位于前线（行政秘书是商务交往的门面）。他们必须能说出果断而又不过分的话，从而显示他们的管理才能。如果你不想再说“我只不过是个秘书”，你就必须为高级秘书考试和个人的扩展培训做准备。毫无疑问，如今秘书有很多可以获得他喜欢又高报酬的职业。秘书的工作是很精彩的，你可以接触各种各样的工作（秘书工作显而易见是你进入各行各业的良好基础）。那些已经提拔到管理层的秘书过去都是工作努力，善于学习并且志存高远。个人意识增强了，当你1.建立，履行，坚持你的（职业）计划2.成功的获得合格的学位或者各种证书。3学习并通过如伦敦商会私人秘书证书或必门考试学会的二级办公程序这样的高级公共考试。4.采用灵活合理的方法解决日常问题。5.对自己和别人的志向采取一种阳光（积极）的态度。6.与同事和商业伙伴都建立与保持良好的业务关系。7.与所有人建立良好的关系。8.提前考虑到各种需要（自觉预见未来）。9.对实现自己的事业充满信心。Unit2管理办公室的步骤2.1规划，安置和管理整洁，安全，保密的办公室2.1.1办公环境因为办公室的概念见仁见智，所以很难给它下定义。靠电脑电话等现代技术，人们可以在家或很远的地方办公。在大部分的公司有两种基本类型的办公方式：封闭式和敞开式。前者是一个个小房间组织的办公室。每个都为几名员工配有相应的桌椅和空间适中的小房间构成的传统办公楼。后者是由隔断分开的办公区构成的一个大的办公空间。无论是哪种办公室都需要合理安排，办公室主任和秘书的主要职责是建立（营造）一个温馨的，高效的办公环境。设计一个办公室包括下面这些要点。办公空间无论以任何方式安排办公室，都少不了安排桌椅，电话，电脑，打印机，文件柜，纸，等。下面在安排办公空间是应该被考虑的。1.首先，办公室应该大小合适，高度适中，以及充分的不摆放家具的空间。给一般的办公用品，行销办公材料，传真机，打印机，复印机。2.然后，设计的时候要考虑一些办公设备对插座的需要和电话线。照明设备也是很重要的。确保3.最后：调整工作或工作环境以确保工作流程，通过恰当的摆放家具来有效的安排工作流程。办公家具用办公家具和饰品美化办公室。办公家具主要是为了实用，但也需要美观。办公家具有很多，比如说桌椅，展览台，展览图纸（表），艺术工艺品，地图等。这些办公家具的合理摆放对办公会有很大帮助。通风和空气质量通风设备是为了保持室内的空气流通。通风不畅会导致室内的空气恶化。室内空气质量是首要的环境卫生问题，同时也逐渐引起重视，尽管很多办公室禁止吸烟，但空气质量还是不好。秘书有责任防止化学物品，香烟，灰尘和其它有害气体的存在。因此首先要解决的就是通风。过程包括用通风设备来稀释污染物。通常来说，增强通风的次数可以减少室内空气污染。种绿色植物是保持室内空气质量的另一个有效方法。绿色植物不仅能美化办公环境，也能净化空气，增加室外环境的氧气和湿度。也能过滤空气，防常见的有高科技引起的疾病。光线尽可能，用自然光。自然光可以提高人的办事效率和缓解疲劳和压力。如果自然光不足，只要把旧式日光灯管换成全谱日光灯管，就是立刻改善你的办公环