第2章商务谈判活动的组织与管理

李蔚田博士中原工学院信息商务学院国际商务谈判Internationalbusinessnegotiation第2章商务谈判活动的组织与管理2CHAPTER认识到一个优秀的谈判组织，需要不同结构的专业人员所构成，提高谈判人员的素质与能力至关重要。掌握组织谈判团队的原则与分工，做好谈判的地点安排与议程安排。在谈判过程中，要做好谈判组织的管理，认识到信息保密的重要性。掌握谈判人员双方人员的实力，制定相应的策略，保证谈判活动向有利于自己的方面发展。【学习目标】•国际商务谈判是有计划、有目标、有组织的经济活动，是市场营销的重要组成部分。要搞好商务谈判，无论是在谈判前筹划谈判方案、收集信息资料、做好各项准备工作，还是在谈判中坚持原则、精心选择策略、灵活运用谈判技巧，都离不开精明强干的谈判人员。国际商务谈判内容负责，涉及面很广，往往不是一个人的知识、精力、时间所能完成的，一般均采用集体谈判的形式。因此，谈判人员的组成是一个群体，是一个组织。•第一节国际商务谈判中的环境因素•第二节国际商务谈判中的法律因素•第三节国际商务谈判中的心理因素一、商务谈判人员的个体素质•谈判是一种对思维能力要求较高的活动，是对谈判人员知识、智慧、勇气、耐力等的检验，是谈判人员间才能的较量。所谓素质，不仅包括谈判人员的文化修养、专业知识和业务能力，也包括谈判人员对国际和国内市场信息、法律知识、各民族风土人情等知识的掌握情况和谈判人员的道德情操及气质性格特征。商务谈判人员的个体素质主要指谈判人员对于谈判有关的主客观情况的了解程度和解决在谈判中所遇到问题的能力。•（一）谈判人员应具备的基本观念•1、忠于职守：—遵纪守法，廉洁奉公，严守机密，国家利益至上；•2、树立平等互惠的观念—防止妄自菲薄和妄自尊大两种倾向；•3、发扬团队精神：—避免暴露己方弱点，增强己方整体力量，一致对外。（二）谈判人员的基本知识（T型结构）1、横向方面的知识•我国的涉外经济方针政策、法律和法规；•某种商品的国际国内生产状况和市场供求关系•价格水平及其变化趋势信息•产品的技术要求和质量标准•有关国际贸易和国际惯例知识•国外有关法律知识•各国各民族的风土人情和风俗习惯•可能涉及的各种业务知识2、纵向方面的基本知识•丰富的商品知识：商品的性能、特点和用途•了解某些商品的生产潜力或发展的可能性•丰富的谈判经验和应对复杂艰苦谈判的能力•熟练的外语程度•对国外企业、公司类型的了解•熟悉心理学和行为科学的相关知识•熟悉不同国家的谈判对手的风格和特点•（三）谈判人员应具有的能力和心理素质•1、气质：人的生理和心理等素质（巴浦洛夫：兴奋型/胆汁质、活泼型/多血质、安静型/粘液质、懦弱型/抑郁质）•2、性格：指表现人的态度和行为方面的稳定的心理素质（果断、刚强、懦弱等）•3、国际商务谈判人员应具备的能力和心理素质•（1）敏捷清晰的思维推理能力和较强的自控能力。谈判双方由于利益的抗衡和相互依存，使得谈判人员在心理上承受的压力很大，需要随时就某个谈判事项的具体典型特征和实质进行分析与判断。谈判人员要根据已知的前提进行分析判断与推理，在种种可能与假设的分析过程中识破对方的计谋，并使自己的提议与要求得以实现。即使在激烈的交锋中，也要能够控制自己的情绪，以恰当的语言和举止来说服对方。•（2）信息表达与传递的能力。谈判者的信息表达与传递能力的大小直接决定了其谈判能力的大小与水平的高低。表达方式无论是有声语言还是无声举止，都应具备表现力、吸引力、感染力和说服力。有时甚至需要设计一些语言的用法和情绪的表达时机与方式。•（3）坚强的毅力和百折不挠的精神。商务谈判是一项十分艰苦的工作，一旦谈判者接受了任务，就要以顽强的毅力和勇往直前的精神来推进己方目标的实现。在谈判中，不管遇到何种困难，都要有不达目的决不罢休的勇气。即使最后决定妥协求和，也要在经过力争后以强者的大度予以提出。二、商务谈判人员的群体构成•（一）谈判组织的构成原则（规模适度）•1、根据谈判对象确定组织规模（4-8人）•（1）保持通畅的沟通范围•（2）信息交换的有限范围•（3）成本与效率相结合•2、赋予谈判人员法人或法人代表资格•（1）有权作出决定•（2）承担权限以内的责任•3、谈判人员应层次清晰、分工明确•4、组成谈判队伍时要贯彻节约的原则•（二）谈判人员的组织结构•1、组织依据：技术知识、商务知识、法律知识、语言能力•2、人员组成：•技术人员：熟悉产品性能，提供价格决策参考；•商务人员：熟悉国际贸易、投资惯例；•法律人员：熟悉法律方面的知识；•财务人员：熟悉金融和支付方面知识；•翻译人员：准确沟通，争取谈判回旋余地；•谈判领导：统领全局，一致对外；•记录人员：可兼任。•（三）谈判人员的分工配合•1、谈判人员的分工•第一层次人员——首席代表•（1）选择依据：谈判内容•（2）主要职责：监督谈判程序；掌握谈判进程；听取专业人员建议；协调谈判班子意•见；决定谈判过程的重要事项；代表签约；汇报工作。•第二层次人员——专家、技术人员和翻译•（1）选择依据：谈判标的•（2）主要职责：分析双方分歧与差距；与对方进行专业方面的磋商；明晓对方的意图和条件；修改草拟文件中的有关条款；向主谈人提出有关专业问题的建议；为最后决策提供专业方面的论证。•（3）翻译职责：全神贯注，翻译准确，可适当提出建议，但不能向对方表达个人意见，要如实向己方主谈汇报对方不正确言论。•（4）经济人员职责：掌握谈判项目总的财务情况；分析计算收益变动情况；在正式签约前提出对合同或协议的财务分析表。•（5）法律人员职责：确认对方的法人地位；监督谈判程序在法律许可的范围内进行；检查法律文件的准确性和完备性第三层次人员——工作人员（准确记录谈判内容）•2、谈判人员的具体任务和位置•（1）技术条款的分工•以技术人员为主。技术人员要把主要注意力和精力放在有关技术方面的问题上的同时，应从全局的角度考虑问题，并尽可能地为后面的商务条款和法律条款的谈判创造条件。•（2）合同法律条款的分工•以法律人员为主。合同中的任何一项条款都应具有法律意义，但某些条款中法律的规定性往往更强一些，这就需要专门的法律人员与对方进行磋商。法律人员对谈判全过程中法律方面的内容都应给予高度重视，以便为法律条款谈判提供充分的依据。•（3）商务条款的分工•以商务人员为主。商务人员是整个价格谈判的组织者，但进行商务条款谈判时，仍然需要技术人员的密切配合。有关商务条款的提出和磋商都应以商务人员为主，即商务主谈人和辅谈人身份不能混淆。•3、谈判人员的配合•语言与动作的协调和呼应。谈判团队成员间的相互介绍，相互肯定是十分重要的。三、商务谈判人员的管理•（一）人事管理•1、谈判人员的挑选：•政治素质：对国家、人民忠诚，有良好的职业道德；•专业知识：掌握商业、技术、市场、金融、财务、法律等方面的知识；•个人性格：风度优雅，善于表达，听取他人意见，有较强自控能力；•主观能动性：有较强自信心，有独当一面的能力；•年龄：35-55位最佳年龄区；精力和经验相结合；•2、谈判人员的培训•社会培养：基本素质培养•企业培养：专门训练；亲身示范；先交小担；再加重担。•自我培养：博览；勤思；实践；总结。•3、调动谈判人员的积极性•委以重任；充分肯定；加强培训；充分放权；加强交流；物质奖励等。•（二）组织管理•1、健全谈判班子：•挑选各类专业人员，确定好主谈人并给于足够的授权。•2、调整好领导干部与谈判人员的关系•明确领导和谈判人员之间的职责、权利划分，建立共同的奋斗目标。•3、调整好谈判人员之间的关系•强调谈判人员之间的相互默契、信任、尊重，保持一定的工作效率和节奏。•（1）明确责任和职权•（2）制定谈判方案•（3）共同检查谈判进展情况，勤于沟通•（4）尊重他人意见，团结友爱，相互支持•案例•澳大利亚A公司拟将某种铁矿石出售给日本的B公司。谈判一开始，日方谈判人员就直接指责澳方铁矿石的杂质含量高于双方事先约定的标准，产品质量存在严重问题，A公司的信誉令人怀疑。日方人员想通过此种方式从气势上压倒A公司，从而迫使澳方在价格等条款上做出较大让步。然而A公司的谈判人员对日方的指责十分不满，他们坚持认为，根据澳国的检验标准，其产品是合格的，而且日方如此不负责任的指责A公司的信誉，简直令人忍无可忍。•因此，日方人员话音未落，A公司代表就开始反驳对方的职责，并回敬以类似的反击。双方就此展开了激烈的争论，致使谈判进程变数陡生。•★问题：•1、你认为A、B两家公司的做法各有何不妥？•2、你预计谈判结果如何？•3、你要是A或B你将怎样去做？3-20一、谈判人员的素质要求1.思想品德2.强烈的事业心、进取心和高度的责任感3.能够分清主次、抓住重点4.良好的专业知识和谈判技巧5.具备这种信息有效沟通的能力6.与谈判对手和平共事7.既善于独立参战又要能与谈判伙伴协调配合8.言谈举止得体,健康的体魄１商务谈判人员的组织二、谈判人员的自我开发1.掌握学习方法2.自信力的开发3.注意力与观察力的开发4.提高理解力，开发判断力5.提高决策能力6.意志力与自控力的提高7.培养应变能力8.培养与提高交际能力9.开发身体潜能魅力１商务谈判人员的组织三、谈判团队的组织1.组织谈判团队的原则１商务谈判人员的组织•根据项目的大小和难易来确定团队阵容•依据项目的重要程度组织谈判团队•依据对手的特点配备谈判人员三、谈判团队的组织１商务谈判人员的组织2.谈判团队结构要求•知识结构•能力结构•年龄结构•性别结构•四、主谈与辅谈之间的分工与配合１商务谈判人员的组织•主谈人的要求•主谈人与辅谈人的分工一、洽谈室的布置２谈判现场的布置与安排•主谈室的布置•密谈室的布置•休息室的布置二、谈判双方座位的安排２谈判现场的布置与安排•主相对而坐•任意就座•不设谈判桌，也不就座三、谈判时间的安排２谈判现场的布置与安排1.谈判时间的分类己方时间他方时间互利时间不利时间2.时间安排的原则互利原则优势原则3.时间禁忌•己方准备严重不足仓促上阵•谈判人员心身疲惫，状态不佳情绪低落•对方心气正高，情绪高昂，准备充足•用餐时的禁忌四、谈判地点的选择２谈判现场的布置与安排1.主场谈判特点有利于专注于谈判充分利用环境优势给对方以压力消除外出谈判相关的影响节约外出谈判相关的旅行费用己方的压力大于客场谈判2.客场谈判特点是充满自信的表现，表明诚意与风格使本方人员全身心投入到谈判中充分发挥谈判人员的主观能动性可找借口中止谈判或暂停谈判无须准备与接待，节约主场费用3.中立地谈判双方均无主场优势，运用各种谈判策略与技巧的条件均等，使双方在平静的心态下，冷静思考，积极面对，于谈判的正常进行有促进作用。五、谈判议程安排２谈判现场的布置与安排1.制订合理议程的作用2.议程的一般内容3.议程制订技巧4.议程反控制5.己方的一般议程安排一、谈判组织的管理３谈判活动的管理1.选择合适的谈判人员2.确定谈判的负责人3.做好分工，协调谈判人员之间的关系4.调整好领导干部与谈判人的关系二、谈判活动的信息管理３谈判活动的管理1.谈判信息搜集的作用制定谈判战略的重要依据控制谈判过程的手段谈判双方的中介３谈判活动的管理2.谈判信息搜集的主要内容－市场信息的主要内容•国内外市场分布信息•消费需求信息•产品销售信息•产品竞争信息•产品分销渠道2.谈判信息搜集的主要内容－有关谈判对手的资料•确定“贸易商”的类型•客商合法资格审查•谈判对方公司性质和资金状况审查•谈判对手公司营运状况和财务状况审查•谈判对手商业信誉情况审查３谈判活动的管理–2.谈判信息搜集的主要内容–科技信息的具体内容(1)要全面收集该产品与其他产品在性能、质量、标准、规格等方面的优缺点比较，以及该产品的生命周期、竞争能力等方面的资料；(2)收集同类产品在专利转让或应用方面的资料；(3)(收集该产品生产单位的技术力量和工人素质及其设备状态等方面的资料；(4)收集该产品的配套设备和零部件的生产与供给状况以及售后服务方面的资料；(5)收集该产品开发前景和开发费用方面的资料；(6)尽可能多地收集对该产品的品质或性能进行鉴定的重要数据或指标及其各种