会议准备工作流程(doc下载)

第1页共2页会议准备工作流程一、会前筹备工作1、撰写工作方案，确定会议主题、内容、参会范围等。2、撰写会议主持词、讲话稿，确定会议议程，草拟会议通知，根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局。3、制作参会人员名单，确定联系方式，准备签到表，绘制座位图。二、会期准备工作（一）会前工作4、联系会场提供单位，确定会议室（会客室）。5、印发会议通知，准备会议所需材料（确定份数、分发范围、分发方式）。6、制作会标、桌签（背签）、指示牌。7、联系电视台、宣传办，做好会议的宣传工作。8、会场布置：悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔（笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等）、调试设备、增减桌椅、清洁卫生，准备其他会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸等）。9、保持与参会领导、人员的联系（参会领导姓名、职务等信息），及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接准备。10、打印签到表，组织签到工作，维持会场内外秩序。（二）会中工作11、会场内后勤服务。第2页共2页12、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。三、会后进一步开展工作14、整理会场。15、安排用餐、住宿、送行。16、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。