咨询报告的写法(1)

正确地撰写报告在咨询工作中，书面交流能够弥补口头的不足。而在某些情况下，书面报告会成为主要的或唯一的交流渠道。报告除了归纳和传递信息、激励客户采取行动之外，对客户还具有其他重要的作用，报告的质量和说明在很大程度上决定着咨询师在执行咨询任务过程中的影响报告还影响咨询师的总的信誉。当咨询师和客户个人之间的交往受到限制时（比如，客户从好几个咨询师那里得到不同的书面报告而从中择一时），报告的说服力就成为报告至关重要的作用。一份出色的咨询报告应达到以下三个基本标准：·第一，要友好面对读者，针对客户的背景、需求和爱好，选择报告的结构、文体、术语、论点以及其他特点。最根本的问题是：什么样的报告能最好地服务于客户，并易于客户阅读并理解，而不是我们公司愿意出具什么样的报告？当然，在大多数情形下，客户对报告并没有什么特殊的偏好，而是让咨询师替他们选择。尽管如此，还是要征求他们的意见，直接和客户讨论报告是会有很大的帮助的。·第二，报告应便于咨询师撰写。便于撰写的文章才便于阅读。况且，这样做可以为客户节约时间和费用。因为客户要为咨询师撰写报告所花费的时间支付费用，而且要花费自己的时间来研究报告。在极端的情况下，一份撰写得很不好的报告会使客户心烦起到事与愿违的作用。·第三，也是最重要的，每一份报告的目的都是为了传递特定的信息。在撰写报告前，需要明确这一信息（或目的）。这样做有助于确定报告的结构，选择适当的文体，并针对要向客户传递的这一信息，组织论据的事实和信息。做为自检，可以通过以下问题来检查要撰写的报告的必要性和目的--为什么这份报告是必要的？--它想表达什么内容？--如何达到这一目的？--有没有达到这一目的的更好的方法？--时机成熟了吗？--谁会是这份报告的读者？谁会是这份报告的使用者？在试写报告的开场白时，可以采用这样的开头：本报告的目的是……。如果完成这个句子有任何困难，说明写这份报告的必要性有待商榷。从上次报告到现在的时间间隔长短并不重要，重要的是咨询任务在此过程中取得的满意进展，而且也为客户所知晓，即使是在按照咨询合同规定，非提交报告不可时，也应该先考虑上述问题，环境可能已发生变化，先前定的时间表也许不再适宜，也许根本不再需要这样一份报告了，等等。原则上，除了直接证明结论或工作所产生的文件的信息外，咨询报告不应重复从客户那里得到的或早为客户熟知的信息及有关背景情况的一般信息。信息的精华在于新闻。因此，报告的信息内容应包括：--咨询师首先发现的事实；--对已知事实重要性的新发现；--新发现的已知效果和迄今未知原因之间的联系；--客户存在问题的解决方法及方法的正确性；--向客户表明他/她需要采取行动的情况以及其他能引起客户注意的任何情况。报告的结构应当根据报告的性质和目的以及期望得到的反映，对内容进行最佳顺序的编排。做到这一点可能不容易。作者可能希望能够对整个咨询任务以及咨询小组的整个分析思考过程，给予全面的描述，但客户则更急于了解将为业务带来可见改进的结果和建议。尽管作者希望读者能从头读到尾，但谁也无法保证这一点，这也是书面交流的一个弊端。报告具有说服力就需要一个理性的推理积累过程而读者却不愿意重复这一过程。解决的办法是在报告的开头最好有一个吸引人的提要，提要主要描述报告的总旨及关键信息。这样大多数工作繁忙的高级管理成员，即使不会逐章阅读，也可以通过阅读提要来了解报告的结构和主要结论。再根据高级管理人员的归纳，他们会选择更加仔细地看一下报告的某些部分。内容目录也很重要（十分简短的报告除外）；遗憾的是很多报告恰恰缺少这一项。内容目录最好是放在报告的最开始，即开头是内容简介、前言、提要或任何其他章节。这样做可能有助于在单独的纸张或卡片上编写标题和内容摘要。然后可对这些卡片作出妥善的分类，以便拟定提纲和起草报告。对大标题、小标题等采用一套正规的数字和/或字母体系，有助于将报告的本文整理成合乎逻辑的结构。每个数字后的文字可以用不同的格式打印。可以应用十进制方式，如：1、大标题1.1小标题1.1.1次小标题。或者用数字和字母方式，如：I、大标题1、小标题A、次小标题（1）列举项目（2）列举项目这种方式的优点在于，它能够使作者考虑到问题的轻重缓急，确定哪些题目实际上是别的题目的小节，它可以促进报告结构更有条理性，并可提出合理的布局，避免重复。例如，一份报告包括三个方面：采购、储存和生产，对此作出的三个方面的说明：调查结果、做出结论和提出建议。下面的三种布局哪一种最好呢？1、调查1.采购1.采购1.1采购1.1调查1.1调查1.2储存1.2结论1.2结论1.3生产1.3建议2.结论2.储存2.储存2.1采购2.1调查2.1调查2.2储存2.2结论2.2结论2.3生产2.3建议3、建议3.生产3.生产3.1采购3.1调查3.1调查3.2储存3.2结论3.2结论3.3生产3.3建议4.建议4.1采购4.2储存4.3生产对于任一特别的报告，这些布局中总有一种是最简单易行的，但是如果调查对客户没有什么新东西，那也无需对它们化力气了。结论通常会直接导致建议，甚至可能整个报告只需按照上述第三栏第4项的格式编写，建议本身要写得使调查和结论更为清楚了。咨询报告不同于研究论文，它所表达的内容是为了激发和引导行动。每件事情都有轻重缓急、重要程度、利弊和目的；整理的方案有助于把上述诸点分选出来。附录有助于把一份报告中的详细说明、清单、表格、图表、图解等抽出来，把它们放在报告中会打破阅读的连贯性，而且在版面上也难于安排。报告的正文应便于阅读，便于对概括性资料作快速的查阅，附录能对报告中的某些项目作出补充。如果读者遇到几页密密麻麻的数字表格，就不利于他们阅读报告。但小表格或图解，则无碍。它们有助于打破报告的单调性，传递有选择的或总体性的信息，应在正文中予以保留。举例来说，如果一份报告包括办公系统的详细说明，这种情况几乎注定要入在附录里面。这样，在不破坏报告保密性的前提下，附录在以后可以作为客户通过操作手册的一部分。在咨询任务的最后报告中，特别要对有关人员表示感谢，这里面也需要某些技巧。如若一一列举姓名，就一定不要有遗漏，因为每一个给予真诚帮助的人都希望在名单中看到自己的名字，与此同时，如果在名单中包括了某位与其说是帮助不如说是妨碍了工作的人的名字，那就有可能在周围的人中产生各种复杂的想法，如果名单太长，则最好拿掉它并采用致以一般谢意，加上说明：要逐一提到每个人的名字是不可能的……。撰写报告高级管理人员那里的报告堆积成山，他们讨厌写得冗长和粗糙的报告。因此，遵守某些原则是有益的。写报告简明扼要的原则⒈把报告写得尽可能短些。⒉要考虑读者的阅历和经验。⒊写报告是为了说明问题，而不是为了哗众取虎。⒋行文自然，效果最好的风格应是文体流畅，而不是矫揉造作。⒌句子要短；句子长短可以不一，但平均要在二十个字左右。⒍避免复杂的句子，而且要精心选用长短词语。⒎选择常用的文字，避免使用冷僻或绕弯的文字。⒏除非肯定读者确实熟悉，或者你自己深知其含义，否则应避免技术行话。⒐避免使用给人造成有意把文章拉长的废话。⒑运用的语言应使读者很容易想到所言之物。例如，起重机就该叫作起重机，不要叫一个能提起东西的设备⒒用动词表达行动，用主动语态表达力度，运用被动语态变换风格。⒓要使报告的每一件事情都切合宗旨。⒔要使报告包括宗旨所需要的所有观点。⒕保持文体匀称--要根据每件事项的重要性分配篇幅的重点。⒖保持语气严肃，适合于表达严肃主题，不要让读者从字里行间体会到言外之意；如果你这样做，就有可能受制于读者的想象力。⒗在使用数字时要小心：数字本身往往就引人注意，要决定何时采用绝对值比百分比和比率更重要，何时百分比又比绝对值更有意义。引用其他来源的数字时，一定要正确；做估算时，要考虑其可靠程度和说得过去。⒘如果引用其他文献，要列出确切和完整的出处。当作者时间充裕时，不妨把完成的初稿搁置一、二天，然后再读，就更容易看到所有的错误地方并加以修正，作者觉得没问题了，还应该再让别人读一读，执行咨询师草拟的报告，通常要请项目经理或监管人首先阅读。在一般情况下，他能发现一些问题，而这些问题是缺少经验的咨询师从来不会怀疑的。可是，这一点也有某些弊端：任何报告总是可以不断加以修改的，总想使它尽善尽美是难以以继的。如同大多数的事情一样，这里也有减少回报的关键点。撰写报告过程中，咨询师可能会发现最初选择的报告提纲并不是最好的，这个时候就没必要去坚持不顺手的提纲，但是，如果先前的提纲是经过客户认可的，为避免可能的误解，则应再次征得客户对修改后提纲的认可。如果报告是由风格迥异的不同作者集体完成的，要事先为最后的编辑工作做准备。保持文体风格、布局、术语、章节长短等方面的连贯性和一致性是出色的报告所有的重要特征。报告的打印报告应该从各方面看都出自行家里手。它的封面和装订应该给人一个漂亮但不奢华的印象。里面，文字排版谋取应为装订和读者做旁注留够充足的空白页边。用激光打印机或类似设备打印出的报告应是无可挑剔的，不应有不该有的标记或改动。所有的图形、表格、图解都应该准确绘制，在各方面符合打印稿的标准。每个咨询公司也许都有自己的标准格式，这不但便于区分同时便于报告资料在图书馆的归档和管理。不但封面，报告的内容部分对章节、小章节等也有布局标准。在和某一特定报告的目的和实质不冲突的前提下，可以沿用。供复制的最终稿应让秘书/打字员毫无困难地准确识别。作者应不该怕麻烦按照最终版本的要求设计文本，作者也要完全负责保证不留差错。文字处理技术的正确应用大大改进了报告的制作水平。大多数咨询师直接在客户的公司用自己的个人计算机准备个人或与他人合写的报告。所有合作咨询师必须遵循共同的格式。这样，报告的作者或编辑就可以很容易对报告作出修改和补充。除了打印文稿，客户也许还愿意以磁盘和电子邮件的方式拿到报告，或者干脆不要打印文稿。要时刻注意系统的兼容性，因为能够将文章准确无误地进行转换并不常见。