运用基于团队共创的促动流程

运用基于团队共创的促动流程提升企业营销会议效能的实践作者：导师姓名：促动师班号：第6期国际促动师协会（WFA）行动学习促动师培养与认证项目编号：WFA2013004002完成日期：2013年3月28日国际促动师协会WORLDFACILITATORASSOCIATION运用基于团队共创的促动流程提升企业营销会议效能实践摘要本次行动会议实践的目的是帮助浙江省内某民营上市企业的市场营销团队在2013年度业绩经营指标的压力下，经由促动师的引导，运用基于团队共创的促动流程，并结合聚焦式会话法、群策群力等促动技术实施的行动会议。此次会议在2.5小时内充分挖掘内部资源、整合市场营销总部与各区域中心的资源优势，鼓舞士气，激发团队内部的创新力和凝聚力，迅速达成目标共识，制定出目标明确、易于执行实施的2013年度市场营销方案。本次行动会议取得了若干项有助于企业年度业绩经营目标落地的实施方案；增强了营销团队内部的对话力、共识力和决策力，有效提升了营销会议的工作效能。关键词：会议效能、聚焦式会话法、团队共创、群策群力、行动会议第一章背景介绍在2013年1月底某民营上市公司召开的年会上，总经理发布了2013年经营目标。要完成这个目标，公司必须加强总部与各地营销中心间的紧密联系，做到任务到人、责任落实，充分调动全体市场营销人员的积极性和主动性。按照以往经验，深入沟通并达成共识是研发与销售型企业最为重要的工作环节，但由于该企业业务辐射面广，在全国各地建立了四大区域营销中心，因此多头管理、步调不一的问题比较突出。如何在有限的时间内充分调动全体市场营销人员的积极性和主动性，发挥他们的聪明才智，高效、快速的制定出行之有效的实施方案，发挥团队自身的战斗力？要解决这些问题，公司不仅要建立一套充分沟通、高效决策的机制，还要能营造出一个自由沟通、充分表达的对话空间，以此提升会议效能，确保目标顺利实现。经过促动师与企业高层的深入交流，双方就利用年会的契机举办一场以达成“年度市场营销实施方案”为目标的行动会议取得一致共识，改变原有决策方式，提升营销会议效能，并为下一步管理方式的变革做好准备。第二章设计思路在21世纪的今天，企业的激烈竞争使单靠老板和管理者决策、再交由员工执行的模式已经越来越跟不上时代的步伐，旧式的“控制、命令与催促”的管理模式正在被淘汰，一种以“合作、创造和适应”为特色的领导模式已经产生，这就是行动学习的模式。行动学习通过“做中学”的模式，在提升企业内部成员学习能力的同时为企业解决问题，提升团队绩效，推动企业的发展，是最有效的学习法。基于行动学习的会议也叫行动会议，其灵魂人物是促动师。促动师（Facilitator）是行动学习中非常重要的角色，是行动学习的灵魂人物和设计专家。美国三大协会给促动师下的定义是：“促动师拥有群体流程（groupprocesses）的知识，他通过系统阐明所需的会议结构来保证会议互动的有效性。促动师关注有效的互动流程从而保障参与者关注对话内容。”因此，促动师是有效对话的专家，是管理过程的专家。而促动技术是一门鼓励所有相关人参与、激发人们的参与感与创意的团体技术，是通过流程引领人们达成共同目标的艺术。它能够提升会议效果，降低参与者的防卫心，建立积极的互动关系，提高团队的创造力和执行力，聚焦共同目标，帮助团队建构共识和尊重、信任的氛围。此次行动会议的设计思路是：通过有效对话（利用促动技术实现）让学习和行动变得更加简单、容易。基于“促动的过程，就是一个提问的过程”的认识，促动师在此次行动会议过程中首先引导四个小组的成员将注意力放在团队的对话方式和工作方法上，通过自由表达和充分对话，达成共识，进而实施共同决策，改善他们旧有的行为模式，使各小组成员不仅能在行动会议现场实现良好沟通和互动，发挥团队的最大潜能完成既定目标，还能在回到工作岗位后与其他团队成员共事时，仍能同步促进彼此的成长与团队的发展，实现较高的工作效能。促动师要引导全体成员创造一个团队间有效对话的空间，就需要保持中立的角色，关注团队讨论的流程（而非内容），并且将着力点放在探询上，能够问出有力的问题。为实现这一目的，促动师设计了促动的四大步骤，并运用了多项促动技术以确保实施效果。1、以聚焦式会话法聚焦主题，展开有效对话。聚焦式会话法可以引导人们经历一种发散与聚焦结合的发现对话，帮助人们一起思考。它由一位促动师主持，通过提出一系列问题让与会者回答，这些答案能够让人们从话题的表象进入到他们工作和生活的深层含义里。实施聚焦式会话法，一般会先明确这一主题的背景、理性目的和感性目的，再从数据层面、体验层面、理解层面和决定层面这四个层面引导全体与会者展开有意义的对话，实现有效沟通。在这次行动会议中，促动师把聚焦式会话法作为聚焦主题、开展对话的有效工具，安排在会议的第一步，即在开场简单介绍行动会议的性质、目的和宗旨后，即刻开展聚焦式会话法，让四个小组的成员先在本小组内部，针对工作中富有成效的部分（有效行为等）进行深入对话，梳理以往工作中的成功经验，挖掘已有资源和成功方法，激发起他们对自身能力的信心，鼓舞起迎接挑战的热情。2，以团队共创实现参与者间的有效对话，形成有价值的团队共识。有效对话的目的是形成团队共识，要实现这一目的，必须能够促使群体诚挚地探究议题的共同点，探讨共同的理解，求同存异。团队共创是一种使团队迅速达成共识的促动技术，它遵循人类大脑的自然思维过程，通过挖掘以及综合代表各种观点的人们的聪明才智，形成创新的、可行的决策和计划。它在聚焦主题的基础上，通过头脑风暴充分讨论与主题相关的各种建议和想法，并对这些想法进行分类排列，提取中心词，再图示化赋予意义。过往的会议常用到头脑风暴进行发散，但往往有发散无聚焦，每个人都认为自己贡献的方法是独特的，有效的，可以实施的。然而团队最终需要将天马行空的创想聚焦为行动策略，因此，头脑风暴后需要聚焦。团队共创恰是一趟共识之旅，在这个环节，大家就聚焦的核心问题，最大限度地贡献各自的方法和策略，并通过头脑风暴、分类排列、提取中心词等方法达成共识。3，以群策群力促动团队协作，制定行动计划。行动会议的“促动”功能，是通过设计分阶段改变他人行为的步骤，促使他人建立行为改变认知，产生积极的行为从而改变情绪，并导出积极的行动计划，承诺主动改变。所谓群策群力，是这样一个非常简单、直接的过程：几个跨部门或级别的经理和员工组成小组，提出企业中存在的严重问题，然后逐步提出建议，并在最后的决策会议上把这些建议交给高级主管。高级主管召集所有人对这些建议展开讨论，并当场决定是否通过，然后将那些改变组织的建议交给自愿负责执行并将其完成的“所有者”。在使用群策群力的决策过程中，通常的步骤是在明确主题后进行问题分析，通过SMART确定目标，再经由头脑风暴提出可能的解决方法。之后再使用盈利矩阵（即以“是否容易实施”和“盈利大小”作为考察维度，建立快速获胜、浪费时间、获利机会和专门投入的四个象限，形成盈利矩阵。）挑选出容易实施和具有高收益的想法，在进行想法陈列的投票后选出几个被大多数人接受的建议，以此为基础制定行动步骤，并进行“城镇会议”形式的小组汇报，展现各小组取得的成果。群策群力这个环节弥补了过往会议只“谈想法无行动”的痛点，通过“城镇会议”制定“行动计划”，可以将会议成果与工作实际进行最大限度的结合，因此会议中的每个小组都必须去思考，基于这个行动计划，目标是什么，如何做？由哪些人完成，如何衡量成功标准，达到目标需要哪些资源？这可以保证最后达成共识的解决方案能被多数人接受，并易于操作执行。4，反馈总结。在各小组上台展示完各自取得的成果后，总经理出面做总结性发言，他在点评中赞赏了团队成员在此次行动会议中展现出来的对话力和共识力，鼓励他们将取得的成果在今后的工作应用和推广。由于这次行动会议的目标是鼓励各小组在会议上拿出可行性的解决方案，提高会议效能，因此在这一目标实现后，总经理认为不必再去做方案间孰优孰劣的PK，他鼓励所有与会者把这次行动会议的成果贯彻到工作中去，充分发挥个人和集体的创造力与凝聚力，保障公司年度经营目标的实现，同时把部门业绩提高到一个新的水平。各小组成员表达了将在今后工作中把此次行动会议成果融入到工作中的意愿和决心。本次行动会议流程设计活动流程流程步骤内容简介目的1开场聚焦主题开场阐明此次会议的任务、背景、主题和预期目标聚焦会议主题，帮助全体与会者通过“发现对话”思考并探询本职工作的意义和价值。聚焦式会话法简介促动技术和聚焦式会话法，各小组从四个层面讨论并汇报研讨成果2实施团队共创头脑风暴各小组成员针对预设的问题做头脑风暴，将尽可能多的想法写在“即时贴”纸片上发挥全体与会者的聪明才智，挖掘各自的资源和优势，通过头脑风暴尽可能多的找到有价值的建议和想法。经过归类和提炼，挑选出几组最好的建议。分类排列小组成员表述各自的想法和理由，并共同将相类似的想法做归类提取中心词把分类好的各组卡片提取出一个中心词，在编好序号后贴到墙上3制定行动计划盈利矩阵对所有上墙的建议和想法是否容易实施及盈利大小做分析判断找到容易实施且盈利最大的想法和建议，各小组据此制定出各自的行动计划，通过“城镇会议”的形式明确各自职责分工，保证该行动方案可在会后立即实施。想法陈列并产出三项最具价值的建议把BO\QW象限中的想法陈列出来，投票选出三项所有人都认可的建议“城镇会议”制定行动计划并做汇报各小组完成各自的行动计划，并上台展示分享。4总结会议成果总经理发言由总经理点评、鼓励营造积极正向的氛围，巩固成果，鼓励后续行动落实。各小组反馈/表态各小组代表上台表达本组观点第三章实践流程此次行动会议的实践流程如下：1、准备阶段：1.1立项此次行动会议举办前一个月，该民营上市公司领导人提出要利用年底举行年会的时机举办一次销售主题会议，传达公司年度经营目标，并给员工下达任务。此前，促动师原定也在年底为该公司举办一场主题培训，当了解这一情况后，即提出举行“行动会议”的建议。在向总经理和人力资源总监介绍行动学习、促动技术的特色和优势后，得到了对方的认可和支持，并予以立项。1.2筹备阶段的访谈调研。在筹备阶段，为保障此次行动会议取得较好效果，促动师先后对公司总经理、部门经理和普通员工等多人做了访谈，了解了该公司的企业文化和决策流程。根据所了解的情况，精心设计了此次行动会议的框架流程。2、实施阶段：2.1开场/聚焦主题2.1.1在开场白中阐释当日行动会议的主题和预期目标。促动主题：如何高效完成2013年公司经营目标？2.1.2简述行动会议的定义、特征和实施流程，宣布行动会议基本规则。2.1.3在促动师的引导下，各组自行选出小组促动师（桌长）、计时员、记录员和报告员。2.1.4以聚焦式会话法明确此次促动主题的理性目的和感性目的说明：促动师引导全体与会者回顾迄今为止的发展历程和取得的经验与成绩，明确此次讨论的理性目的和感性目的。理性目的：明确之前市场营销工作的成功和失败的经验，共享信息。感性目的:分享营销团队之前所取得工作成绩的喜悦，肯定团队的成功经验，并为顺利完成2013年的工作目标增强信心、鼓足干劲。2.1.5由桌长主持，让各自小组从数据、体验、理解、决定等四个层面依照引导卡上的问题进行集体讨论，并由记录员把各人观点写在大白纸上。引导卡问题：为完成业绩指标，我们有哪些资源和优势？数据层面过去一年中，我们的市场营销工作取得了怎样的成绩？我们曾做过的最重大的决策是什么？体验层面过去一年中，哪方面工作我们费力最大？哪些项目进展顺利？为什么顺利？你注意到哪些变化使你感到激动？理解层面过去一年，我们市场服务的主要成功之处表现在什么地方？团队合作的关键是什么？决定层面为顺利完成2013年度市场目标，需要在哪些方面实现突破？由谁来负责执行？谁负责监督？2.1.6小组分享报告。由各小组报告员根据纸上记录的内容，上台汇报该组讨论并达成一致的内容。（四个小组的成员通过对以上四个层面问题的讨论和分享，找到了自身具有的资源和优势）2.2实施团队共创2.2.1头脑风暴第一步：请全体与会者思考以下问题：●未来一年的营销计划必须解决什么问题？