ERP-如何进行稽核

提升管理持续改进企业内部如何进行稽核东莞事业部吴立俊2011年02月何时进行、如何进行？为什么进行内部稽核？企业内部稽核制度基础数据稽核单据稽核作业稽核流程稽核系统稽核2内部稽核1453基础数据稽核品号数据稽核权限数据稽核异常报表稽核供应商及客户资料稽核BOM数据稽核-权限数据稽核注意查看哪些有“超级用户”的用户注意不应给序权限，如：清除单据权限检核相关人员审核、撤消审核、作废、删除权限检核相关人员成本、售价的控制权限检核相关人员的权限是否合理检核“超收管理”及“超交管理”是否管控检核单位是否大小写不一致检核品号、品名及规格是否符合编码原则如：同一类品号，但品名及规格描述不同检核采购件及委外件无“采购人员”及“主供应商”检核自制件无“工作中心”的品号-品号数据稽核-BOM数据稽核检核属性为“采购件”存在BOM检核“组成用量”及“底数”为0的料件检核“工单单别”为空的BOM检核料件的“材料类型”-供应商及客户资料稽核检核供应商与客户资料“公司全称”是否完整检核供应商与客户资料中的信息是否准确及齐全检核供应商与客户资料中“付款条件”是否为空检核供应商与客户资料中“发票种类”、“税种”、“税率”是否准确检核供应商资料中的“分批交货”是否有钩选-异常报表稽核单据异常检测表基本数据异常检测表单据资料稽核未审核单据稽核单价及交期稽核单别使用稽核无来源单据稽核未结束单据稽核-单价及交期稽核单价为0的采购单、进货单、订单、销货单、委外工单、委外进货单来源单价不同采购单与核定单价不同；销货单与订单单价不同采购单、订单、委外工单中“预交货日”为空记录附表销售价格异常表采购价格异常表委外价格异常表-未审核单据稽核单据未审核状态稽核，超期未审需重点跟踪进度附表未审核单据清单-未结束单据稽核订单、请购单、采购单、厂内工单、委外工单未结束尤其是超期未结束单据需检讨原因并定期汇报进度附表客户接单统计表请购明细表供应商采购交货状况表工单明细表-无来源单据稽核稽核销货单、销退单、请购单、采购单、进货单、退货单、工单、领料单、退料单、入库单、委外进货单、委外退货单是否存在来源单据无来源的单据是否属于正常作业范围单据是否存在提前录单；如：当天为1月日，但存在1月10的单据；提前录单的日期是否合理及跟踪原因-单别使用稽核各单据中的单别使用是否依流程规定进行使用如：试产领料应使用“试产领料单”单别，但却用了“量产领料单”单别不同的单别适用的流程作业不同单别的设定是否有异动；如:进货单应为“核对采购”,但被修改为不核对采购作业稽核呆滞料件稽核库存准确稽核单据准确及时稽核内训状况稽核查核呆滞料件清单，以便各部门及时处理跟踪呆滞料件的处理方式附表呆滞分析表存货库龄分析表-呆滞料件稽核-呆滞料件稽核1、物料只被研发部门领用过。（研发部门研发新产品时采购新材料数量过多）2、订单变更了或取消了，但是采购计划没有同时变更。（采购变更不落实）3、是否存在超额进货。（超额管控不严）4、需求的数量和采购的数量差距较大。（最低补量或补货备量过高）5、订单取消了，但已经生产出来了的产品。（缺少转销的机制）6、按销售预测进行生产的产品。（预收预测不准确需调整）呆滞料产生原因分析1、仔细分析物料以后的使用价值，能作为替代料使用的则作为替代料早日使用；能转卖的则通过销货流程销售出去；只能报废的则通过报废流程来处理。2、和研发协商看呆滞料是否能用于开发新机型。3、和供应商协商能不能退货并补偿来处理。4、针对已生产入库订单取消的状况与客户协商处理。5、制定定期呆滞料检讨制度，时时关注呆滞料的使用状况。6、针对呆滞料进行专人管理，建立奖励制度。7、针对可能产生呆滞的环节建立流程的管控来防止呆滞料可能产生的源头。拟定呆滞预防策略及计划建议依抽盘模式进行，确保实物、ERP帐、帐本、卡片保持一致，从中发现问题附表库存明细表-库存准确稽核核查单据与实际作业是否保持一致如：领出100PCS,领料单据也为100PCS核查单据准确性，发现人为失误导致数据误差如：数量、单价、部门、汇率、税率录入错误核查单据及时性；实际作业发生时是否可以及时完成单据作业-单据准确及时稽核核查各部门当月是否有进行本部门内训及考核新进人员是否ERP作业考核通过核查资讯部当月是否有进行基础操作培训及考核-内训状况稽核流程时间稽核流程执行稽核核查各流程之间处理的时效；建议：定义每个流程中部门及人员的处理时效；尤其是正常及异常流程的时效是否有分开注明财务应付\应收\库存\总帐每月是否正常月结-流程时间稽核核查各部门是否依确认的流程进行作业流程变更时有没有及时更新流程文件是否存在违规手工单；如：依流程规定需是系统单，使用单位开立手工单异常作业流程是否有依流程进行作业-流程执行稽核异常排查工具面对大量的业务单据单据的准确性、及时性无法保障正式运作后稽核流程不健全操作人员不熟练业务单据量大审核流程不健全人为的疏忽………按报价需求定义参数细度交易单据异常排查未审核单据排查-基础数据异常排查-检查项目全面化—工具操作灵活化—异常内容清晰化•涵盖易飞所有重要基础资料的检查，打造坚实的ERP地基品号信息口品号有异常符号口品名规格异常口库存单位异常………………….客户信息口交易币种异常口收款条件异常口业务员异常………………….会计科目口科目级次错误口失效科目检查口统驭异常………………….BOM信息口工单单别异常口元件品号异常口BOM循环………………….供应商信息口交易币种异常口付款条件异常口结算方式异常………………….核算项目口核算项目级次错误口核算项目顺序错误………………….-基础数据异常排查按报价需求定义参数细度交易单据异常排查未审核单据排查-基础数据异常排查-检查项目全面化—工具操作灵活化—异常内容清晰化以品号信息异常检查-为例财务部生产部品名规格异常补货政策异常主要仓库异常………领料码异常工艺路线异常工作中心异常………会计分类异常采购件材料成本为0自制件标准成本为0………•企业可按需选择检查项目，即可做一键式查询也可做离散选择，增加使用的灵活性品号有异常符号低阶码空白库存单位异常………信管部仓管部按职能选择异常内容也可全部选定-基础数据异常排查按错误信息分组：库存单位异常品号品名规格A登山车PKM*3B轻便折叠车WKM*300C复古折叠车PKM*23按报价需求定义参数细度交易单据异常排查未审核单据排查-基础数据异常排查-检查项目全面化—工具操作灵活化—结果呈现清晰化可分组呈现可汇总或明细显示可链接对应作业按品号分组：品号110002品名规格错误信息登山车PKM*3会计分类空白登山车PKM*3品号属性为空登山车PKM*3标准成本为0错误信息：品号存在异常符号数量小计300错误信息：库存单位异常数量小计4500合计笔数：4800错误信息：库存单位异常品号品名规格A登山车PKM*3B轻便折叠车WKM*300C复古折叠车PKM*23•通过拖拉拽的方式，用户可决定报表的呈现方式，最大化的满足了企业各种查看需求-基础数据异常排查基础数据异常排查交易单据异常排查未审核单据排查-交易单据异常排查-•借助工具做好日常检查，防患于未然协助企业做到事前预防-库存不正确-成本有异常-往来账有异常…………………..月底时日常排查交易单据异常排查单别-单号单据名称单据日期异常内容xxxxxxxxxxxxxxxxxx销货数量为0xxxxxxxxxxxxxxxxxx进货单价为0xxxxxxxxxxxxxxxxxx工单有投入无产出单据异常检测表单别-单号单据名称单据日期异常内容xxxxxxxxxxxxxxxxxx单头单身数量不等xxxxxxxxxxxxxxxxxx有单身无单头xxxxxxxxxxxxxxxxxx单头单身金额不等-交易单据异常排查基础数据异常排查交易单据异常排查未审核单据排查-未审核单据检查-审批提醒—主动检查—全面排除•自动驱动审批流程至审批者，并不断给予审批提醒-未审核单据检查未审核订单清单单别-单号单据名称单据日期审核码录入者录入日期2202-20100802004国内订单20100802未审核夏小薇201008012202-20100902008国内订单20100902未审核夏小薇201009022202-20100707009国外订单20100707已作废夏小薇201007062202-20100806117国内订单20100806未审核夏小薇20100806基础数据异常排查交易单据异常排查未审核单据排查-未审核单据检查-•操作者可及时检查自己的未审核单据，并可直接链接到对应作业进行审核，做到当日事当日毕快速检查一下我还有哪些单据未被审核？审批提醒—主动检查—全面排除-未审核单据检查基础数据异常排查交易单据异常排查未审核单据排查-未审核单据检查-•同一作业界面，提供所有模块未审核单据的检查，信管人员可集中进行排查，最大化的保障单据的及时审核审批提醒—主动检查—全面排除销售系统采购系统存货系统工单系统BOM系统财务系统全面检查集中排除未审核单据-未审核单据检查打造ERP坚实地基完整协助企业快速进行异常排查，保障基础数据准确无误时才被使用！准确协助企业做好事前预防和排查，保障交易单据的准确性！及时协助企业建立完备的审核机制，多管齐下保障ERP数据的及时性！成功可以复制源于专业务实强化企业内部稽核机制不断深化应用!研讨话题内部稽核的方向?客户内部稽核分享流程稽核如何开展?