办公制度及商务礼仪

办公制度及商务礼仪集团公司办公室2007年8月内容概要第一部分：办公室职能第二部分：办公室有关制度办法第三部分：有关商务礼仪第一部分：办公室职能办公室作为综合管理部门，肩负着综合、协调、管理、服务等重要职责，发挥着承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽作用。根据鲁能集团人〔2007〕49号《集团公司总部部门职责》，集团公司办公室主要职责有以下10个方面：1、负责为集团公司中心工作和领导决策提供参谋服务；2、负责集团公司重要会议和重大活动的策划、组织、协调；3、负责集团公司重要会议决议事项、领导决策事项和重点工作的督查督办；4、负责文秘工作；5、负责公共关系、行政事务和公务接待工作；6、负责文书、档案、保密和总值班工作；7、负责鲁能门户网站建设，内外部信息收集与交流，对外信息披露；8、负责公务车辆管理和后勤服务；9、负责外事管理和对外合作与交流；10、负责北京联络处的管理，代管山西办事处。▲上述职责可概括为：参谋策划、组织协调、督查督办、综合文秘、信息管理、行政管理、对外联络、后勤服务等。▲从某种意义上讲，办公室职能作用发挥得如何，在一定程度上反映着总部水平，代表着总部形象，体现着总部作风。办公室工作的好坏，不仅仅看自身的微观目标，更重要的是看在保证全局宏观目标中所起的作用。▲办公室应当围绕全局工作中的重点、难点、热点、敏感点问题，思考、设计和开展工作，为领导决策提供服务，为推进各项工作搞好组织协调。办公室工作离不开领导的信任和关心，离不开各单位的支持与配合。▲办公室的工作往往综合性比较强，很多工作需要涉及多个部门和公司，需要相互支持、相互帮助、相互促进，齐心协力完成任务。▲办公室工作应当积极争取赢得领导的理解、关心和支持，才能更好地发挥应有的作用。办公室工作必须根据形势发展的需要，围绕公司中心工作，不断创新，不断提升。集团公司办公室，近期总体工作思路是：进一步增强“四个能力”（公关协调、团队执行、学习创新、策划设计），强化“四个意识”（大局、创新、服务、奉献），树立“四个形象”（忠诚、团结、勤奋、廉洁），切实发挥综合协调、服务大局的作用，努力提高对集团全局工作的贡献率。第二部分：办公室有关制度办法近年来，办公室非常重视基础管理工作，不断制订和修订完善各项制度办法。主要包括：重大事项报告制度、保密工作制度、信息工作制度、向地方党委政府定期汇报制度、公文管理办法、档案管理制度、印章管理办法、督察督办制度、行政值班制度、出国管理办法、会议管理办法、接待管理办法等。上述制度办法主要内容如下：一、重大事项报告制度▲所属单位发生下列重大事项必须报告集团公司：1、改革、发展、管理、经营、队伍方面的敏感事项；2、生产过程中发生人身死亡、重伤、群伤事故，重大设备事故及停机停产，重大交通、火灾、盗窃等事故；3、影响鲁能声誉的政治事件、刑事犯罪、民事纠纷；4、集体上访事件；5、重大经济案件或受到执法机关查处的事件；6、重大泄密事件；7、重要视察、考察等活动（原则上厅局级及以上领导等）；8、重要涉外活动；9、各类突发事件及其它应报告的事项。▲上述重大事项发生时，应在第一时间向集团公司办公室电话报告，随后进行书面报告。▲重大事项报告要实事求是，做到不拖延、不瞒报、不漏报，不能报喜不报忧。▲各单位负责人及办公室负责人应保持通讯24小时畅通。遇有人员、通讯方式变动，应及时告知集团公司办公室。二、保密工作制度▲公司秘密是关系公司权益，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。包括：1、重大决策中的秘密事项；2、尚未付诸实施的经营战略、规划等；3、重要会议记录、各类合同和协议文本等；4、财务预决算报告及经营、统计报表等；5、人事档案，工资性、劳务性收入资料；6、公司领导讲话和重要活动安排；7、其他应当保密的事项和资料。▲公司秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。(一)绝密：是最重要的秘密，泄露会使公司权益遭受特别严重的损害。如对外并购、二级市场运作、股权变更、收益分配等。(二)机密：是重要的秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害。如人事安排、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。(三)秘密：是一般的秘密，泄露会使公司权益和利益遭受损害。如人事档案、合同、协议、领导活动安排、尚未公开的各类信息等。▲属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级。对于密级文件、资料和其它物品，必须采取保密措施：(一)非经批准，不得复制和摘抄；(二)文件的收发、传递、清交、归档工作，由专人负责，存放在具有安全装置的柜橱内；外出携带必须采取必要的安全措施。(三)人员离开时，密级文件须入柜上锁，不允许在办公桌上摆放。▲召开涉及公司秘密内容的会议，应采取下列措施：(一)选择具备保密条件的会议场所。(二)对参加会议人员，由召集人指定。(三)依照保密规定管理会议文件。(四)用专门的保密笔记本记录。(五)按照议题分别下发会议纪要。▲在对外交往与合作中需要提供的资料涉及公司秘密，应事先经公司领导批准。▲对传阅的秘密文件、资料，阅后退交办公室文书，不得横传，不得向规定范围以外的人员传阅。▲跟随领导的司机、接触领导办公室的公务人员和秘书人员，凡与本人工作无关的密级文件，做到不看、不听、不传。▲不准在私人交往中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准以普通信函方式传递公司秘密。▲公司对外宣传稿件、对外提供的资料和数据，要严格履行审查制度。▲发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即报告，并采取补救措施。▲运行OA系统和互联网的计算机，必须设立安全有效的防火墙。任何人不得在电子公告系统、聊天室上发布、谈论和传播公司秘密信息。不得利用电子邮件传递公司秘密信息。▲公司淘汰的计算机必须删除硬盘上的所有储存信息。▲出现下列情况之一者，给予警告和处罚：(一)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；(二)已泄露公司秘密，但采取补救措施挽回损失的。▲出现下列情况之一的，视情节给予处分、解除劳动合同，直至追究法律责任。(一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；(二)为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；(三)利用职权强制他人违反保密规定的。三、信息工作制度▲加强信息化建设的规划。实施LN128工程（1个信息平台、2级数据中心、8大应用系统），建设覆盖各产业、各企业、各项目的信息管理系统，实现信息资源即时传递和实时监控，为管理提供信息依据。▲目前《集团公司信息建设规划》已经总裁办公会通过，正在推进实施。5月份专门举行了培训班。▲做好各所属公司子站建设1、子站建设要坚持“四个统一”：统一领导，统一规划，统一标准，统一组织实施。2、子站建设要做到“三个突出”：突出行业特点，突出时效性，突出人性化。3、各所属公司子站纳入集团公司门户网站。▲做好信息上报工作。主要包括：1、集团公司层面的重大事项。包括领导视察、召开重要会议、出台重要政策、重要项目进展等。2、所属公司的重大事项。包括项目重大突破、新企业成立、重要领导视察等。3、其他需上报的重要信息。▲加强信息披露管理。各公司子站对外披露和发布的本公司重要信息，须经本公司领导审查；凡涉及集团全局性工作的重要信息，须报集团公司信息中心审查，由门户网站统一发布。四、向地方党委、政府定期汇报制度▲为赢得地方党委、政府的关心支持，加快重点项目在规划审批、核准开工、资源配置、土地批复、环保支持等方面取得突破性进展，各重点项目公司（筹建处）要建立向地方党委、政府定期汇报工作制度。原则上要求：1、每半年向所在省（市、自治区）党委、政府主要领导汇报1次工作；2、每季度向所在省（市、自治区）政府分管领导和国家发改委等领导汇报1次工作；3、每月向所在省（市、自治区）政府主管部门汇报1次工作；4、建立与所在地市党委、政府日常工作汇报和沟通制度；5、加强对工作汇报的研究和策划，注重效果，突出重点，克服主要矛盾，解决关键问题。6、加强公关活动，强化项目宣传，提高突破能力。五、公文管理办法（近期集团公司办公室将专门举行文秘培训班）▲公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文由办公室统一收发、传递、用印、立卷、归档和销毁。▲公司常用的公文种类主要有：决定，通知，通报，报告，请示，批复，函，意见，会议纪要。▲按行文方向分为：下行文、上行文、平行文。▲公文一般由发文单位标识、秘密等级、紧急程度、字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位等组成。▲正式公文用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。标题用2号宋体，正文用3号仿宋体，每行28个字，每页22行。▲凡主送集团公司的请示、报告，由集团公司办公室统一处理。除特殊情况外，不要将报送的文件直接送公司领导个人。（各类工作呈报也应由集团公司办公室统一处理，便于登记、跟踪和督查）▲收文程序主要包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。▲请示和报告要分开，请示问题要做到一文一事，不要一文数事，更不要把请示的问题夹在报告、纪要、简报中。▲不能越级请示。集团公司不直接受理各公司下属机构的请示件。▲公文流转原则上通过OA系统进行，推进办公现代化。六、档案管理制度▲档案是指生产、经营、管理等各项活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。▲档案管理工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是反映公司历史真实面貌、维护企业合法权益的一项重要工作，要坚持集中统一、真实可靠、完整齐全、便于利用的原则。▲集团公司及所属企业要加强对档案工作的领导和管理，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作的正常开展。▲档案工作的基本任务：负责收集、整理和保管各种门类和载体的档案；指导所属单位档案收集整理工作；加强档案信息资源开发利用，为领导决策和各项业务工作提供参考和依据。▲档案管理工作的主要职责：设立档案室，作为各类档案的贮存和利用中心；接受集团公司各部门、企业形成的文件资料，并进行分类、整理和管理；为各单位提供查找利用；对各部门及所属公司档案工作进行指导、监督和业务培训。▲集团公司及所属公司、企业要根据企业实际，设立专、兼职档案管理员。▲工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照规定应当归档的，必须收集、整理，并按规定时限交档案室集中归档管理。▲各业务部门指定专人负责经营管理中形成的各种载体文件材料，进行积累、整理，并按要求及时归档。▲凡属应归档的文件材料是维护企业合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有或拒绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。▲调离工作岗位时，须将应归档的文件资料等移交给原单位，不得自行带走或销毁。▲文书类档案（1）各类重要会议、重大活动等纪要及相关材料；（2）上级部门和有关单位制发的涉及公司的来文；（3）以集团公司、党委等名义制发的正式文电；（4）各类章程、制度、办法等文件材料；（5）各类工作汇报等重要材料；（6）与有关单位签订的合同、协议、会谈纪要等；（7）重要公务活动中的领导讲话等文件材料；（8）外事外访、业务考察中形成的各类材料；（9）经审定的中长期发展战略、规划、投资计划及重大改革调整方案等；（10）其他需要归档的文件材料。▲财务类档案(1)各类会计凭证；(2)各类会计账簿；(3)各类财务报告；▲审计类档案(1)各项审计通知、结论、决定等；(2)各项审计方案、记录等材料；(3)各项审计报告、整改方案及有关材料；(4)配合其他部门专案检查的有关材料。▲科技、工程类档案(1)大修、技改和科技进步等档案资料；(2)各类投资项目前期综合文件，工程初设、工程管理文件材料及图纸；(3)工程、物资设备招投标等文件资料。▲人事类档案(1)干部、职工档案；(2)调出、调入统计报表等；(3)劳动合同等形成的各种文件材料。▲照片档案(1)反映公司重要成果的照片；(2)重要公务活动、重大事件、重大事故的照片。▲声像、实物档案(1)重要公务活动、重大事件、外事活动形成的音像材料；(2)重要会议形成的音像材料；(3)集团公司所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、奖旗及各类奖励证书；(4)生产、经营、管理等方面所取得的资