[科技集团公司]档案管理规定

集团档案管理规定版次：A/0受控状态：发放编号：编制：企管中心审核：核心管理程批准：总裁持有人：集团总部各一级部门、各业务板块XX科技股份有限公司目录1.目的2.适用范围3.档案的定义4.档案管理部门及职能5.档案管理的要求6.档案的归档7.档案的保管8.档案的借阅9.档案的密级划分10.附则决裁区分编制审核批准备注职务行政管理部副经理企管中心总经理总裁姓名签字合议编制部署记录部署修改记录次数制定（修改）日期执行日期制定（修改）区分0次20XX.X.X20XX.X.X最初编制1.目的为加强和规范集团公司档案管理工作，有效的保护和利用档案资源，促进档案的标准化、规范化、信息化，维护档案的完整性和安全性。根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，结合集团公司管理要求，制定本规定。2.适用范围2.1本规定适用于集团总部及各业务板块；2.2集团总部及业务板块根据本规定，制定档案管理办法。3.档案的定义档案是指集团公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。4.档案管理部门及职责4.1集团公司档案按照分级管理的原则，分为集团级档案、集团总部、各业务板块档案；4.2集团总部及各业务板块应明确档案管理部门和专（兼）职责任人；4.3集团总部及各业务板块档案管理部门应严格执行《集团档案管理规定》，履行各自管理职责，做好文件材料的收集、整理，并应做好档案管理和移交工作。5.档案管理的要求5.1须加强档案基础管理工作，在工作中形成的文件材料须及时收集、分类整理、立卷归档，做好重要资料的保密工作；5.2根据档案法、行业特点及文件价值确定文件的归档范围；5.3根据集团公司业务性质进行档案分类，分为：经营企划类、劳动人事类、行政后勤类、财务类、商务类、市场销售类、质量安全类、技术研发类、生产管理类、外协采购类。5.4明确保管期限：档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年；业务性质一级二级三级业务性质一级二级三级编号编号编号编号编号编号经营企划类0市场销售类5劳动人事类1质量安全类6行政后勤类2技术研发类7财务类3生产管理类85.5明确档案编号，方便使用：档案编号以归档章的形式在归档文件上注明；5.5.1档案编号的规则：机关代字（全宗号）+一级类目代字+年度+顺序号；5.5.2归档章：应包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等，一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。5.6编制归档文件目录文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计等工作的开展提供基本条件，其内容应包括档案号、责任者、文号、文件题名或摘要、件数、页数、文件日期、保存位置及盒号等，目录内容应逐项认真准确地填写：1)文件目录的责任者，应填写文件发文单位；2)联合发文，责任者只填写主办单位；3)问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；4)文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况写摘由，外加方括号[]填写；5)文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。5.7应确定归档时间。6.档案的归档6.1集团级档案一级类别二级档案保管部门归档时间财务管理类审计报告集团归口管理部门审计完成时人事管理类任免文件集团归口管理部门随时经营管理类规章制度集团归口管理部门随时经营管理类板块筹备和成立资料（工商局出具的）集团归口管理部门工商局能出具时经营管理类年度经营计划集团归口管理部门完成时经营管理类对外重大战略合作协议集团归口管理部门随时经营管理类战略规划集团归口管理部门随时经营管理类对外投资集团归口管理部门随时科学技术研究类知识产权集团归口管理部门随时经营管理类荣誉资质集团归口管理部门随时6.2集团总部、各业务板块档案：集团总部及各业务板块应按照档案法规定明确档案归档时间，做好档案归档管理工作。7.档案的保管7.1集团总部及各业务板块应设专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案库房，以保证维护档案的完整性和安全性；7.2档案库房应配备档案柜或密集架，应按照类别合理排列，便于查找和利用；7.3对于照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配备密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜；7.4档案室要做好防水、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等工作，以保证维护档案的完整性和安全性；7.5定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。8.档案的借阅8.1借阅审批权限8.1.1集团总部、各业务板块应明确档案借阅审批的权限；8.1.2借阅非本板块档案时需相关板块总经理批准；8.2档案借阅须登记，归还后及时注销；8.3借阅时要爱护档案，不得污损、涂改、圈点、折卷，查阅时不准吸烟，确保安全；8.4借出的档案必须专人保管，有关重要内容不得泄密、擅自摘录，必须按期归还。9.档案密级的划分档案根据的密级程度分为普通级、机密和绝密三级。10.附则10.1本规定由集团企管中心制定、修改并解释；10.2本规定20XX年X月X日起执行。编码保密级别范围0普通类限制在集团内部员工1机密类限制在集团总部及各业务板块部门负责人和相关人员2绝密限在集团核心管理层