XX汽车文件控制程序

文件控制程序1目的对与质量、环境管理体系有关的文件控制和管理，确保与质量、环境管理体系有关场所都能得到有效文件版本。妥善保管文件，防止丢失、损坏，杜绝误用失效、作废的文件。2范围适用于公司所有与质量、环境管理体系有关文件的控制。3职责3.1总经理负责批准发布管理手册。3.2管理者代表负责管理手册的审核，组织管理手册、程序文件、管理文件的编制和修订；负责批准程序文件和管理文件。3.3总经办分别为质量管理体系和环境管理体系文件的归口管理部门，负责文件的发放、更改和换版工作。并负责组织对质量、环境管理体系文件的定期评审。3.4各部门负责本部门所使用的质量、环境管理体系文件的管理。4程序4.1文件的分类公司的质量、环境管理体系文件包括：a)管理手册：含形成文件的质量、环境方针和目标；b)程序文件：标准要求的形成文件的程序及公司为确保过程的有效策划、运行和控制所需的形成文件的程序；c)管理文件：岗位职责、规章制度、作业指导书及其他。d)质量、环境记录。4.2文件的版本和编号4.2.1文件的版本用A、B、C……表示，后缀序号作为区分，表现形式为A0、A1、A2，B0…，尾序为最近制定/修订日期，方式为“—”+月份+年份（后两位）。例如：A1-0810，表示A版经过一次修改，最新修订日期为2010年8月。记录编号word内为宋体、小五号字；excel内为宋体、10号字。4.2.2质量、环境管理体系文件编号a）一级文件管理手册：AYT-年号+版号（A0…）AYT------公司代码年号：2009，2010…版本号：A0、A1、A2、B0…b）程序文件：AYT-02-××AYT------公司代码02-------程序文件代码××------文件序号（01、02…）c）管理文件：AYT-03-部门代码-××AYT------公司代码03------管理文件代码部门----销售、售后、市场、人力、财务、综合、客服、总办××------文件序号（01、02…）d）外来文件：AYT-部门-外来-××AYT------公司代码部门------销售售后市场人力财务综合总办客服外来------表示外来文件××------文件序号注：厂家文件、记录沿用厂家自带编号e）质量、环境记录：AYT－部门－××AYT------公司代码部门----销售售后（二级部门，两个字表达）客服市场人力财务综合总办××------记录序号f）文件秘级划分一级保密文件资料包括：公司发展战略，公司各种经营类目标及指标，公司商务计划，管理手册，程序文件，车间作业流程及技术参数指标等，经营相关重要合同、合作协议，厂家邮件，车辆档案，各部门月报表。二级保密文件资料包括：各部门管理类流程，设备操作流程，生产类记录表格，设备保养记录，物业管理类资料及记录。4.3文件的编写和审批4.3.1《管理手册》由编写小组负责编写，管理者代表审核，总经理批准。4.3.2程序文件、管理文件由相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。4.4文件的分发和管理4.4.1公司质量、环境管理体系文件加盖“受控”章。形成《体系文件/记录一览表》。4.4.2文件由总经办负责发放，登记在《体系文件发放/作废登记表》上。4.4.3受控文件损坏无法使用时，使用部门应向总经办交回破损文件，更换新文件，新文件仍沿用原文件受控号。4.4.4受控文件丢失时，使用部门应提出申请，经管理者代表批准后补发，补发的文件要给予新的受控号，并注明丢失的受控号作废。4.4.5每年管理评审时对文件进行评审，需更新时，进行再次批准。4.4.6各部门文件管理员对本部门日常工作用收发文件进行管理和控制。4.5文件的编写格式4.5.1所有文件使用统一模版进行起草，logo的使用要符合一汽-大众奥迪的要求。4.5.2标题使用宋体、3号字、加粗、居中。4.5.3版次、编号、页码，宋体5号字。4.5.4内容使用宋体、小4号字、段落行距1.5倍。4.5.5Word类文件：页边距上下2.0cm，左右分别为2.0cm；页眉1.0cm，页脚0.5cm。4.5.6EXEL类表格：页边距上2.5cm，下2.0cm，左右分别为2.0cm；页眉1.0cm，页脚0.5cm。4.5.7分6部分，1目的、2范围、3职责、4程序、5相关文件、6相关记录4.5.8按章、节、条、款进行编写，内容与项号之间空一格：例：1………1.1………1.1.1………a）………4.6文件的更改当管理手册、程序文件、管理文件、质量、环境记录发生不适用时，由文件使用部门提出申请，管理者代表审核，总经理批准，对体系文件给予换版。4.7文件的借阅借阅与质量、环境体系有关的文件，在部门文件管理员处登记，填写《文件借阅记录》，办理借阅手续，借阅的文件应按时交回，综合部每月检查文件的借阅和交回情况，及时催交文件，确保文件管理的有效性。4.8作废文件的回收4.8.1为保证各部门使用有效文件，由文件发放部门负责及时回收发放到各部门的作废文件，登记在《体系文件发放/作废登记表》上。由综合部提出销毁申请，经管理者代表批准后统一销毁，填写《文件/记录销毁记录》。4.8.2对需要保存的作废文件要加盖“作废”章，单独存放。4.8.3对于作废文件的单面印刷文件，将保密文件资料进行销毁，可再利用的在印刷面用蓝色圆珠笔画“×”，单独存放已备使用。4.8.4对于双面均已用完，无保存价值的文件进行粉碎销毁。4.8.5对于标有“秘”字的文件，不得用于二次利用。4.9外来文件的控制4.9.1外来文件由总经理秘书控制管理，负责收集国际、国家、行业相关标准的最新版本，统一编号。4.9.2各部门要将收到的外来文件填入本部门的《外来文件清单》，加以控制和管理，按规定使用和交回。4.9.3从厂家邮箱接收的邮件按《关于收发一汽邮件的规定》进行控制。4.9.4业务部门从厂家接收到的文件资料，由总经理秘书负责归档管理，填写《外来文件清单-厂家资料》，各业务部门借阅使用时，应办理借阅手续。4.10电子版文件的控制4.10.1体系文件的电子版按4.1文件分类标准进行分类，放在服务器上供使用部门查阅，质量部每年备份一次。4.10.2电子版文件在服务器上除管理者代表外其他人设为只读权限，不能下载或更改文件，管理手册和程序文件只读权限对各部门总监、经理和部门文件管理员开放；管理文件和质量、环境记录只读权限对使用部门总监、经理和部门文件管理员开放。4.10.3对于往来业务电子邮件，邮箱使用者应在收件箱下根据往来邮件频度进行业务类别或部门子文件夹的设置，在接受日常邮件时，要及时进行处理，并将已处理的邮件放入子文件夹中进行保存。4.11作为质量、环境记录的文件应执行《记录控制程序》。4.12文件夹的管理4.12.1文件夹的编号：公司文件应按部门编号部门：客服销售售后市场人力财务综合总办4.12.2文件夹名称的设置各部门应根据业务类别进行分类，根据不同类别设置文件夹的名称，如“订单”等。4.12.3文件夹清单打开文件夹第一页应该是该文件夹的目录清单，目录清单以方便检索为目的，清单中应标明序号、文件名称、有效状态、版本号等。每个独立的文件应用扣取纸按清单序号进行标示，清单序号与扣取纸标明的序号必须是一一对应关系。5相关文件5.1《记录控制程序》AYT-02-025.2《关于收发一汽邮件的规定》AYT-03-总办-016相关记录6.1《体系文件/记录一览表》AYT-JL-总办-016.2《体系文件发放/作废登记表》AYT-JL-总办-026.3《外来文件清单》AYT-JL-总办-036.4《文件借阅记录》AYT-JL-总办-046.5《文件/记录销毁记录》AYT-JL-总办-05