03XX公司采购管理制度

采购管理制度一、标准采购作业管理制度第一章请购第一条请购部门的划分。各项材料的请购部门分工。（1）常备材料：生产管理部门。（2）预备材料：物料管理部门。（3）非常备材料。①订货生产用料：生产管理部门。②其他用料：使用部门或物料管理部门。第二条请购单的开立、递送。（1）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，根据库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购、外购）”附“请购物品寄送清单”送采购部门。（2）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。（3）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件递送。（4）材料检验须待试车才能实施的，请购部门应在“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。（5）日常用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。第三条免开请购单部分。（1）下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：①贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。②招待用品：饮料、香烟等。③书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。④打字、复印、报表等。（2）零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限。（1）内购。①原物料：请购金额预估在1万元以上者，由科长核决；请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决；请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。②财产支出：请购金额预估在2000元以下者，由主管核决；请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决；请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。③总务性用品：请购金额预估在1000元以下者，由主管核决；请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决；请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。（2）外购。①请购金额预估在10万（含）元以下者，由经理核决。②请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购物品的撤销。（1）请购物品的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时在“请购单（内购、外购）”加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。（2）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理。①采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。②原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。③原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第二章采购第六条采购部门的划分。（1）内购：由国内采购部门负责办理。（2）外购：由国外采购部门负责办理。（3）总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式。除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。（1）集中计划采购。凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利的，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。（2）长期报价采购。凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限。采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制订材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第三章国内采购作业处理（1）采购经办人员接到“请购单（内购）”后，应依请购物品的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准可以询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。（2）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应提供资料并在“请购单”上予以证明，经主管核发后，先经使用部门或请购部门签注意见后呈核。（3）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员在议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。（4）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。（5）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购事项，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。（6）“试车检验”的采购条件，采购经办人员应在“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。第九条呈批手续。（1）采购经办人员询价完成后，在“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。（2）采购核决权限。第十条订购。（1）采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。（2）若属分批交货者，采购经办人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以供识别。（3）采购经办人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以供识别。第十一条进度控制及事务联系。（1）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。（2）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核实后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十二条付款。（1）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应在收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应在结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须在第一批收料后送会计部门。（2）内购材料须待试车检验的，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件付款。（3）短交应补足的，请购部门应依照实收数量，进行付款。（4）超交应经主管核示，才可依照实收数量进行付款，否则仅依订货数付款。第四章境外采购作业处理第十三条询价、比价、议价。（1）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应在“请购单（外购）”注明。原则上，应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。（2）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，经请购部门确认。第十四条呈批手续。（1）比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。（2）核决权限。采购金额在8000元以下由经理核决，采购金额超过8000元由生产总监核决。（3）采购事项经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时，仍应由原核决主管核决。第十五条订购流程。（1）“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。（2）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十六条进度控制。（1）外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。（2）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”，记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。（3）外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十七条进口签证前［“请购单（外购）”核准后］的专项申请。（1）专项进口机器设备的申请。专项进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”。（2）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应在申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料，向政府机关申请核准进口。第十八条进口签证。外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。第十九条进口保险。（1）按FOB、FAS、C＆F条件进口的货品，进口单位应依“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。（2）进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十条进口船务。（1）FOB、FAS条件下的进口货品，进口单位（船务经办人员）在接到“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。（2）进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，在“信用证开证申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。（3）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应在“请购单（外购）”上注明，避免在信用证指定船公司而由发货人代为安排装船。第二十一条进口结汇。进口单位应依“请购单（外购）”标示的“间发信用证日期”办理结汇，并于信用证（L／C）开出后以“开证L／C快报”通知外购部门联络供应厂商。第二十二条税务。（1）免货物税及“工业用证明”的申请。进口的货品可申请免货物税者，外购部门应在“输入许可证”核准后，准备必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。（2）专项进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应在进口前，准备有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十三条输入许可证、信用证的修改。供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书”经呈核后，准备修改申请文件送进口事务科办理。第二十四条装船通知及提货文件的提供。（1）外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”，分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。（2）外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应准备“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。（3）提货背书办妥后，外购部门应准备“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。（4）管理进口物品放行证的申请。进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，准备必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。第二十五条进口报关。（1）关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”及其他报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。（2）不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应在接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并经外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）”，通知收货部门办理收料；而属其他材料及物品，则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。（3）关税缴纳前，进口单位应核对税则、税率后申请暂借款缴纳。（4）海关估税的税率如与进口单位估税不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应在“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。（5）税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”，于报关时准备必需文件办理具结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。（6）船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。第二十六条报关进度控制。关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。