商务会议礼仪

商务会议礼仪商务会议礼仪•知识点：•掌握会务礼仪的规范和要求•了解会议布置与座位排序•了解参加和主持会议的礼仪•掌握洽谈的礼仪•了解展会礼仪职业素质•组织能力•策划能力•协调能力•沟通能力任务•公司会议•商务谈判任务描述公司会议公司会议的工作流程会议的座次安排会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。一、会前准备工作1、确定会议主题与议题要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。3、确定会议规模与规格本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。5、确定会议所需用品和设备（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。9、安排会议议程与日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。10、制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11、制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。12、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作二、会议过程礼仪•（1）会议场所：专人打扫会议室，保持会议室清洁无尘。•（2）会场内专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、话筒、茶饮、水果、烟等。•（3）会议前按领导排顺依次放好桌签，准备好会议所需要的会议用品、会议资料等会议相关物品。（4）会场签到•参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。它是出席也是会中任务的重要内容之一。会议签到一般以下几种方法：•1.簿式签到。•2.证卡签到•3.会议工作人员代为签到•4.座次表签到•5.电脑签到三、会议场所、环境和布置（一）会议场所的选择1.列出可供选择的清单•（1）专业的接待会议团队的设施或者建筑，如北京国际会议中心、上海国际会议中心、广州白云国际会议中心等；•（2）会议功能比较强的酒店、度假村，如九华山庄、中信国安第一城等；•（3）酒店内专业接待会议的设施、建筑，如北京国际饭店的国际会议中心、温都水城的会议中心等•（4）单位内部的会议室或会议室群•（5）新建的会展中心建筑或建筑群，既有很强的会议功能，展览设施也很过硬，如国家会议中心等。（一）会议场所的选择2.根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配–研究和开发会议——有利于思考–重大奖励、表彰型会议——要有一定档次–交易会和产品展示会——有展示空间，交通便利•注意：实地考察并列表注明要点：参观一下客房和餐厅，品尝一下饭菜，亲眼看一下会场设施，检查一下环境和卫生。•还要注意一下会议地点有无充足的停车位，并在回来后画出会议地点的详细路线图。设计和安排会场座位格局是会场布置的首要任务。会场大小和与会人数多少是制约会场座位格局设计和安排的两个重要因素。上下相对式·礼堂形上下相对式·而字形（1）上下相对式。课堂（或礼堂）形是最常见的一种座位格局。这种形式既适合于大型会议，又适合于小型会议。设计和安排会场座位格局是会场布置的首要任务。会场大小和与会人数多少是制约会场座位格局设计和安排的两个重要因素。全围式·圆形图全围式·长方形全围式·八角形图全围式·回字形（2）全围式。全围式格局适用于召开小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议。全围式格局有圆形、方形、八角形、“回”字形等具体形式。设计和安排会场座位格局是会场布置的首要任务。会场大小和与会人数多少是制约会场座位格局设计和安排的两个重要因素。（3）半围式。突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛，适用于中小型的工作会议等。半围式·桥形图半围式·T字形半围式·马蹄形分散式·V字形设计和安排会场座位格局是会场布置的首要任务。会场大小和与会人数多少是制约会场座位格局设计和安排的两个重要因素。（4）分散式。即将会场座位分解成由若干个会议桌组成的格局，每一个会议桌形成一个谈话交流中心，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同时，更重要的是，也给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐，适合于召开规模较大的联欢会、茶话会等。设计和安排会场座位格局是会场布置的首要任务。会场大小和与会人数多少是制约会场座位格局设计和安排的两个重要因素。全围式·圆形图全围式·长方形半围式·桥形图半围式·T字形（5）并列式。即将会见与会谈的座位安排成双方纵向并列或者横向并列的格局。（三）会议座次安排•1、小型会议•参加者较少、规模不大。•不设立专用的主席台。•全体与会者都应排座。小型会议的排座，有以下形式：•面门而坐，一般以面对会议室正门的是会议主席座位。•依景设座，指会议主席的具体位置背依会议室之内的主要景致所在，如字画、讲台等。•自由择座，不排定固定的具体座次，。2、大型会议一般是指与会者多、规模较大的会议。大型会议在会场上要分设主席台和群众席。主席台要认真排座，群众席座次可排可不排。大型会场的主席台，一般面对会场主入口，面对群众席。主席台成员的桌上，要放置正反两面的桌签。•主席台排座，具体又分为主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个问题。•主席团，是指在主席台上正式就座的全体人员。主席团位次排列，前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧（政务会议相反）；主席台座次安排（商务/国际惯例，右高左低）主席台人数为奇数:6421357主席台人数为偶数:531246主席台座次安排（国内政务，左高右低）主席台人数为奇数:7531246主席台人数为偶数:642135面对方向主持人之位，可在前排正中，也可在前排最右侧；在正式会议上，发言者发言的时候不宜坐在原处。发言席可设于主席台正前方，或者其右前方。会场的布置①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。（四）谈判室的布置与座次安排①谈判室的选择与布置•小规模谈判还可在会客室，有条件的话最好安排二三个房间，一间作为主要谈判室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。•②谈判桌摆放及座次安排•长方形或椭圆形.若谈判桌横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方。若谈判桌竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方。双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐。13576421246753{译员}主宾{译员}主人正门客方主方会谈桌主方人员1客方人员523445321会谈桌客方人员1244213535门主方人员门竖式横式•圆形•多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图9—3)，国际惯例上称为“圆桌会议”。•马蹄形•小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边(见图9—4).（五）出席商务谈判的仪表仪态要求1.整洁的仪容•仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、面部和手部。•商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。①男性•头发：发型简单大方，长短适当，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。•手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。♂•面部：保持干净清爽，养成每天上班前必剃须的习惯，不准留胡子，也不能留大鬓角。谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、洋葱、腐乳之类的食物，保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。②女性♀•出席商务谈判的女性，应选择端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固定的长发，都不适合出现在这种场合，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。•脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜文眉、文眼线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。•女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油美饰一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。（2）规范的服饰•①男性：•应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，白色(或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，配深色袜子和黑色皮鞋。除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。•在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、旅游鞋、凉鞋等休闲服装出席。②女性：•端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高(中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀一两件首饰或胸针(花)、丝巾等。•出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。(Yes)(No)（3）文明得体的言谈举止•①说话•商务谈判人员要求说话表达准确，口齿清晰，言词有礼，要多用敬语和谦语，尽量采用委婉的表达方式。•商务谈判时，还要善于倾听对方的意见，要求准确把握对方的意图。说话速度不宜太快，涉外谈判时，更应照顾到翻译的方便。•说话的态度要友好、和善，面带微笑，以有助于促使问题的解决。②举止•出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：站坐走握手谈判过程中的礼仪商务谈判过程中，自始至终都贯穿一定的礼仪规范:主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈判地点，当客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，亦可指定专人在大楼门口接引客人，主方人员只在谈判室门口迎候。双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室，主方人员待客方人员落座后再坐下。•重要的谈判，在正式开始前，双方作简短致辞，互赠纪念品，安排合影后再入座。•合影位置排列，通常主方主谈人居中，其右侧是客方主谈人，客方其余代表依次排列，主方其余代表一般站在两端。•双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；在谈判进行中，双方要关闭所有的通讯工具