旅行社信息管理系统

旅行社管理信息系统一、旅行社管理信息系统概述1.旅行社管理的基本业务旅行社基本的业务过程就是分别将交通部门、饭店、餐馆、旅游景点、商店、文化娱乐等类型企业生产的单项旅游产品统一采购后进行优化组合，形成各具特色的旅游产品，再销售给旅游者。作为一个“生产”服务的企业，旅行社最基本的业务主要集中在产品的生产销售、售后服务及最终的财务结算、会计业务等部分。以下就这3个基本环节做简单介绍。(1)产品设计、宣传与销售业务产品设计、宣传与销售是旅行社最基本的业务之—。通过对交通、住宿、景点等综合信息的组织，设计出各种吸引旅游者的产品，而这种产品的特点是旅游者在消费之前无法直接感受到的。因此，旅游产品的销售显得格外重要，即将有关产品的各种信息通过各种媒介传递出去，以便消费者全面了解旅行社的产品并产生购买的欲望。(2)接待业务旅行社产品的特殊性决定了产品的购买先于消费，并且旅游者实际消费的过程，就是旅行社进行订房、订餐、订票及导游服务等直接生产和接待的过程。(3)财务结算会计业务财务结算会计业务在旅行社经营中起监督、控制、调节的作用，并通过账目往来结算、财务分析和成本核算等途径促使旅行社企业开源节流，不断改善经营，获取更高的经济效益。2.旅行社管理信息系统的定义和特点旅行社管理信息系统是利用计算机技术和通信技术，对旅行杜经营的所有信息进行综合管理和控制的以人为主体的人—机综合系统。旅行社管理信息系统的职能是对旅行社生产服务过程的管理实现信息化，从而提高旅行社的生产率和管理效率，同时提高旅行社的市场竞争能力，满足现代人旅游的个性化服务要求。旅行社信息系统应具有以下几方面的特点。(1)处理的信息量大，更新快旅行社管理涉及的信息量很大，特别是旅游产品的信息。可以说，一个旅行让收集的旅游产品信息越多，旅游消费者获取满意产品的概率就越高。而且旅行社经营的产品涉及旅游交通、旅游景点、饭店、餐馆等行业和部门，相关信息处在不断的变化之中，其时效性很短，有的只有一天，有些信息甚至只有几个小时。旅行社管理信息系统必须及时更新系统中的信息，把最有效的旅游信息介绍给旅游消费者。(2)具有较强的交叉处理能力旅行社是旅游产品销售的中间商，组织、销售旅游产品，为旅游消费者提供服务是其主要业务。旅行社的每一笔业务都必须通过各个部门的协作来完成，如某项旅游产品的销售，需经过销售、“计调、接待、陪同、财务结算等环节，为满足这个流程中信息流向的交叉互动，要求旅行社管理信息系统具备很强的交叉处理信息的能力。(3)具备灵活的个性化处理能力现代旅游对个性化的要求越来越高，为迎合这种发展趋势，旅行社管理信息系统必须利用Internet网络技术和信息处理技术，为旅游提供个性化的服务。如对散客而言，旅行社通过提供完美的信息服务，旅游者可以自己确定旅游线路、自己选择住宿的饭店等，实现自主旅游。对于团队旅游而言，旅行社在组旅游者外出旅游过程中，通过信息服务系统，可以及时向旅游者提供旅途生活中的各种个性化服务。3.旅行社管理信息系统的功能需求考虑旅行社内部网络的功能需求，即围绕旅行社的基本业务，如旅游产品开发、旅游产品的促销、旅游产品的销售、旅游接待服务、旅游的售后服务等环节。一个旅行社管理信息系统必须能够满足以下功能需求：(1)组团职能。负责收集市场信息，组织开发旅游产品，制定组团接待计划。(2)接团职能。负责对团队地面的接待工作，及时协调接待中出现的异常问题。(3)导游职能。根据客户要求，合理配备导游员，具体做好接待工作。(4)散客职能。主要为海外游客提供小包价为主的旅游服务(区别于团队)。(5)交通职能。负责联系车辆运输部门，准时出票和团队行李的运送。(6)计调职能。做好接待团队计划，具体落实旅游中的票、房、车、餐等内容。(7)财务职能。负责对企业的财务核算、决算以及经济活动分析等事务。(8)综合业务职能。主要是管理各种价格信息，负责对价格的审批、检查、监督，并对旅游市场进行调研和分析。(9)办公室管理。主要处理日常办公事务，如文件、档案的管理，经营协调的处理等。(10)人事管理。主要处理人事方面的事务，如培训记录、晋升记录、奖励记录等，也包括工资管理等内容。(11)外联管理。主要处理和协调旅游服务中需要其他单位配合的一些事务，记录有关外联的一切数据信息。一个典型的旅行社，其业务作业流程如图5—1所示。旅行社的组团中心根据旅游团(者)组织情况编制自联计划和组团核算，而后将它们分别送至计调部和财务部；计调部接到计划后，需要逐项落实其中的票、车、房、餐、导游各项内容，同时根据旅游者人数情况将计划告知接团中心或散客中心，并将计划流量通过综合业务部上报至经理办公室；接待中心与散客中心在完成接待工作的同时需将接团核算以费用结算单的形式送至财务部进行统计、核算。4.旅行社管理信息系统的结构任何一个信息系统都具有一定的结构，旅行社管理信息系统也不例外，由于旅行社管理信息系统的软件不是很多，尤其在许多中小型的旅行社，还没有真正开展信息化的经营管理，所以在这里只能从原理性的角度讨论旅行社管理信息系统的结构形式。一般来说，旅行社管理信息系统的结构是指各部件构成的框架。对部件不同的理解就构成了不同结构方式，一般可以分为概念结构、功能结构、软件结构和硬件结构等4种方式。(一)概念结构概念结构对信息系统的理解是：系统是由信息源、信息处理机、信息用户、信息管理者等4个部件组成。它是从理论概念的角度看待信息系统的组织结构。(二)功能结构功能结构是从系统使用者的角度看，认为系统有一个目标，有多种功能，各种功能之间又有各种信息的联系，构成一个有机结合的树型结构整体。因为系统可以由子系统构成，子系统还可以由各功能模块组成，形成完整的TAMIS系统功能结构。(三)软件结构软件结构是从软件开发技术人员的角度看，认为系统由许多软件模块和各种数据文件组成，它把各个功能模块和文件数据组合起来，构成一个功能矩阵图，就形成了系统的软件结构。从软件结构的角度，一个信息系统是有许多个功能模块文件、共享文件和数据文件构成的。(四)硬件结构旅行社管理信息系统有硬件部分和软件部分，硬件结构就是系统的硬件组成及其连接方式，其核心是网络硬件结构，包括硬件的物理结点安排、网络设备配置、网络布线以及各办公室的计算机分布规划等。二、旅行社管理信息系统的信息流程在业务上，旅行社的各部门是由计划数据流和财务数据流串接起来的。从发生的时间顺序上来看，计划数据流(即订单产生)在前，财务数据流在后。现实中旅行社一般业务信息流程如图所示：从旅行社管理业务信息流程可见，旅行社的业务开始于根据游客需求(出游、订票、送等)形成的计划订单。这是数据流的源点。在确认订单之后，根据业务的不同做出不同的处理，若是国内业务则确认游客名单并组成旅游团，然后交计调部门做盯房、订车、订票等处理，接着转到接待部门，接待部门按照订单的要求安排导游人员和派发物品，从而完成整个接待工作。在此过程中，还必须完成财务收款、财务付款，成本利收入的核算，核算的结果最终作为财务部的凭证，进行账务报表部分处理．因此数据流终点是财务部门，并在综合业务部门进行各种数据统计，以便未来旅游产品的开发与完善。若是海外业务或港澳业务还必须先办好各种证件和护照后再做处理c此外，旅行社还将处理一些单项的业务，其处理过程较团队业务简单，在确定订单后交由计调部门，并最终在财务部门完成财务处理I作。1.组团业务的信息流程组团业务由组团报价与织团核算2个部分组成。其中，组团报价的业务过程为：根据客户(如游客、海外或异地旅行社)的需求，对旅游线路和旅游日期进行预算，将报价反馈给客户；客户同意方案后，编制旅游计划并确认订单，然后将计划下发到接待部门或旅游线路上的各个地接旅行社：并将报价及团队人数进行核算。图5—2中，加工P1订单输入是输入客户的订单意向；P2报价是根据订单意向，计算住房费、服务费、交通费、门票、车费、餐费等，合计每一个单价，生成确认的报价，经客户同意后生成确认的订单；P3统计是将报价汇总进行组团结算，并生成组团汇总文件；P4查询是提供根据人数、国籍、日期等进行组团情况查询的服务。图5—2中D1是计划书文件，内含订单编码、旅行社代码、旅行社名称国籍、团队名称、团体人数、妇女人数、儿童人数、团队用房、预计到达日期、预计离开日期、旅行线路等数据；D2为价格文件，用于保存营业项目、单价等信息；D3为确认订单文件，保存的数据内容同D1。在实际业务上组团核算应属于财务部，但由于组团核算业务是核算销售部(或外联部)所组团队的收支情况，所以很多旅行社将组团核算业务置于销售部的行政管理下，流程为：根据组团报价11食预提成本，并做销售收入及预提成本凭证，记入应收账款。对各地送达的团队费用结算单，根据订单进行审核，审核内容一般为旅游线路与计划是否相符、费用支出是否合理等。审核结束后进行核算，记实际成本凭证送财务并记人应付账款。对财务部支付给各地旅行社的账款和回收客户的营业款制作凭证，冲减相对应的应收或应付款项。根据组团核算业务绘制的数据流程图如图5—3所示。图5—3中Pl将报价单按客户的不同分别进行汇总；P2根据汇总结果制作收入凭证，同时挂应收账款；P3对结算单进行合理、合法性审核；P4将审核后的单据做支出凭证，并挂应付账款；P5对应收或应付款根据条件进行查询和打印各客户应收或应付款信息。图5—3中Dl应收账款文件保存收入账号、费用编码、数量、金额、日期等信息；D2应付账款保存支出账号、费用编码、数量、金额、日期等信息。2.接待业务的信息流程旅行社接待业务的工作主要是接待旅游消费者。其中接团核算是其主要环节，而且核算过程比较复杂，因此，我们重点介绍接团核算的信息流程。接团核算业务的主要职能是审核各接待部门接待团队时发生的费用单据，核算接待团队的收人情况，并与各组团社进行结算；根据接待中心各接待部门送达的接团单据与订单进行审核；根据订单和费用单据制作向上结算单，送达至各组团社，并以之做凭证送财务部记应收账款；根据财务部送来的银行汇款通知单，冲减应收账款；根据各种实际发生的费用单据，如餐单、房单、车单做向下结算，送达财务部作为向餐点、景点付款的依据。接团核算业务的数据流程图如图5—4所示。图5—4中，Pl是根据订单(或计划书)、费用单、行车千米数据，对计划执行情况及发生费用进行审核；P2对订单和费用单据进行核算，根据各种收入价格表制作向上结算单，并送各组团社，同时，根据各种成本价格表制作向下结算单．并送财务部；P3根据向上结算单汇总制作收入凭证送财务部．并记应收账款明细账。图5—4中D1费用单文件保存费用单编码、日期、费用编码、单价、数量、金额等数据；D2向上结算单文件保存对方单位名称、团号、日期、费用编码、数量、金额、备注等数据；D3应收账款文件保存收入账号、费用编码、数量、金额、日期；D4价格文件主要保存费用编码、单价等数据。3.计调业务的信息流程计调的主要业务是接收本社或其他组团社的计划书，安排订车船票和电机票，下达用车计划，负责订餐、订房，制定接待计划，接待完成协助财务部审查报销凭据等。计调业务的数据流程图如图5—5所示。图5—5中的Pl是把收到的各种计划书输入到计划汇总文件中；P2根据各接待部收到的订单变更修订计划汇总文件，并通知票务部或车队；P3可根据组(接)团名、旅行社名、日期、国籍、人数、流量、用房数、接待方式、地陪抵离则司、游览内容等查询有关计划，P4根据计划及调度情况打印登记表、流量表、机票预订单等；P5根据计划汇总文件内容及调度方案生成计划调度文件。图5—5中D1保存接待部门或人员名称、旅行社代码、旅行社名称、国籍、团队名称、团队人数、女性人数、儿童人数、预计到达日期、预计离开日期、用房、旅行线路等数据；D2保存已安排的计划。其数据内容同D1。4.综合业务的信息流程在旅行社经营管理中，通常设置综合业务部处理综合业务。与综合业织业务往来的部门比较多，而且该部门与本地区的景点、饭店等联系也比较多。综合业务部通过统计、价格确定及检查等方式，完成各旅行社的总体情况报表，把这些报丧提供给有关主管部门或经理。综合业务的数据流