酒店销售部旅行团接待程序

第1页共4页接受预订确认并预留房间工作标准与程序STANDARDOPERATINGPROCEDURE属下酒店:SUBJECT工作任务：旅行团接待程序S/N序号：SG-S&M-SOP-SE014VERSION版本号：DEPARTMENT部门：市场营销部JOBCATEGORY职位：销售部所有销售人员ISSUEDBY签发人：APPROVEDBY批准人：SUMITION呈送：DISTRIBUTION抄送:EFFECTIVEDATE生效日期:REVISED修订日期:20XX-XX-XXPURPOSE目的：规范、完善旅行团接待程序，增加市场竞争力，从而开拓旅行团市场.工作流程图：开始通知有关部门并登记存档第2页共4页StandardOperatingProcedure操作标准与步骤：序号S/N步骤（做什么）（What）要点（如何做）（How）标准要求（Standard）1接受预订1.1接到由旅行社发来订房传真，其中写明团队人数、国籍、用房数、抵离日期、房价、付款方式、用房种类、航班号、陪同人数、姓名以及特殊服务。检查订房传真填写是否完整，有无遗漏，及时跟进。2确认并预留房间2.1查阅PDA预订情况，证实确有房间时，填写“团队订房确认单”传真给旅行社；回复及时、准确。2.2预订控制：根据酒店既定的方针，适当控制流量及房间；根据预订情况，灵活控制。2.3通过PDA预留房间；及时。结束检查准备工作接团送团第3页共4页3通知有关部门并登记存档3.1将“团队预订单”与旅行社订房传真(复印件)发给预订部、财务部及相关部门，并由接单人签字。在团队抵店前三天发文。3.2将“团队预订单”登记在当月团队订房统计表，按进店日期存档。按《资料档案管理制度》4检查准备工作4.1检查团队名称、旅行社、电脑编码、抵离日期、航班及房间价格等；无差错，无遗漏。4.2检查房间准备情况，包括团队房间数及人数；准确、无误。4.3各团队的特殊要求，对有重要客人和需特别照顾的客人的团队，应与客房部和餐饮部联络，检查是否已做好各项特殊安排；提前准备，考虑周详；4.4准备好自己的名片并记住领队姓名、电话，以便于交流与做好协调工作。准备妥当。5接团5.1团队到店时，亲自到前台与旅行社陪同进行联系，帮助办理团队入住手续，落实团队的用餐及其他特殊要求；热情细致，服务规范周到；第4页共4页5.2接待重要团队时，应提前检查客房，准备好入住单及钥匙。团队到达时同市场销售总监、销售部经理及有关人员到场欢迎。检查仔细，各项设施设备及房间卫生都符合标准。提前10分钟到场迎接。6送团6.1在团队办理结账手续前15分钟到前台协助结账，并确保团队客人已结清账项；无错帐、漏帐；6.2与各位客人道别。诚恳地向客人表示感谢。CROSS-REFERENCE相关资料：SG-S&M-P&P-SE015SG-S&M-P&P-SE045