商务礼仪之会务礼仪

商务礼仪——会务礼仪*****2016年11月•迎来送往、会议、接待是办公室工作的重要工作之一，也是体现办公室工作能力和水平的重要方面。•办会、接待中的礼仪，最能反映办公室工作人员的礼仪素质、办事效率。•在很大程度上也代表一个单位的总体形象。什么是礼仪？•礼仪包括“礼”和“仪”两部分。“礼”，即礼貌、礼节；“仪”即“仪表”、“仪态”、“仪式”、“仪容”，是对礼节、仪式的统称。•礼仪：人们在各种社会的具体交往中，为了相互尊重，在仪表、仪态、仪式、仪容、言谈举止等方面约定俗成的、共同认可的规范和程序。•礼仪的基础—尊重•礼仪的核心—给人舒适礼仪的类别礼仪内容礼仪着装礼仪仪容礼仪举止礼仪表情礼仪沟通礼仪接待礼仪电话礼仪会议礼仪商务礼仪——会议礼仪1、公司会议的工作流程2、会议准备内容3、会议座次安排的原则公司会议公司会议的工作流程会议的座次安排会议的工作流程安排•工作会议的会前工作流程•工作会议的会中工作流程•工作会的会后工作流程会务工作流程图（会前）确定会务主题与议题确定会务名称确定会务时间与会期明确会务所需设备和工具选择会务地点安排会务流程制发会务通知确定会务规模与规格布置会场准备会务所需纸张、笔安排食住行会务经费预算方案制作会务所需桌签、卡片会场检查明确会务人数确定与会者名单会务工作流程图（会中）专业的座位引导组织签到做好会务后勤保卫工作报到及接待工作保障会务过程流畅适时茶水供应做好会务保密工作PPT会务主题、流程会务记录同步工作会务工作流程图（会后）收拾会场安排与会人员离会会务总结会务资料的立卷归档会务准备工作•指导会务工作的原则准备充分协作严密服务周到确保流畅1、２、３、４、1、确定会议主题与议题要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。会前准备工作4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席；确定会期的长短应与会议内容紧密联系。3、确定会议规模与规格本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组：宣传组、物料组、设备组、接待组、保卫组等等7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。9、安排会议议程与日程会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。10、制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11、制作会议证件代表证、出席证、来宾证、会议工作证件等等。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。12、准备会议文件资料☆主要有流程表；☆会场座位分区表、会场座次表；☆主题报告、领导讲话稿、其他发言材料；（PPT等演示资料）☆开幕词和闭幕词（主持稿）；☆其他会议材料等。13、布置会场①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。②场内其他人员的座次安排横排法、竖排法、左右排列法。③会场内外的布置：会标、引领台、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉等。公司会议的座次安排•小型会议的两种尊位及位次排序的方法•大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排•小型会议室椭圆形回字形Ｔ字型长方形•中型会议室半圆型、课堂型。•大型会议室礼堂型、众星拱月型。座次安排•以右为上（遵循国际惯例）•尊左尚东（国内惯例）•面门为上（良好视野为上）•居中为上（中央高于两侧）•前排为上（适用所有场合）•以远为上（远离房门为上）会见时的座次安排•会议一般用长方形桌子，宾主相对而坐，以入门方向为准，主人位于左侧，客人位于右侧。•主谈人居中，其他参与会谈的人员按顺序依次向右排列。•如有译员，应安排于主谈人右侧。•记录员可安排在后面，也可安排在会谈桌一侧就座。•以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。会议主席台座次安排？•主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。•对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。•领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。•如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。•还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。主席台人数为奇数时领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在l号领导右手位置;主席台人数为偶数时领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在l号领导右手位置。领导人数只有两人时如何安排？••灵活掌握，不生搬硬套。•如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。合影图•1---主人2---主宾3---第二主宾4---客方人员（或主客插排）5---主方人员6---摄影师就餐图就餐图☆主持人/发言人应衣着整洁、大方庄重、精神饱满、步伐稳健有力；☆持稿时，右手持稿的底中部；双手持稿时，应与胸齐高；☆主持人/发言人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要；☆主持人应准备会议议程；熟悉发言人的背景、议题；准备主持稿件；☆主持人在会场时应控制时间进程，控制每个人的发言时间；☆主持人控制气氛；做好发言引子和总结；☆在小型会议中，主持人对晚来的参会者应该简单概括前面的会议内容；更注重眼神交流；☆发言者，如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场；发言完毕，应对听众表示谢意；仪态要落落大方；掌握好语速、音量。补充知识点：1、会务礼仪--主持人/发言人礼仪2、高效会议的八大特征•只有必要时才召集•好好策划过•拟定分发议程表•遵守时间•一切按部就班•请有发言权的人参加•作出了评论和归纳•记录所有决定、建议和负责人3、判断座次尊卑的基本原则•尊左与尊右按照国际惯例，“以右为尊”是普遍适用的次序原则。在我国，从古至今，“尊左”还是“尊右”不是一成不变的，有年代和地域的区别，至今仍存在争议。因此，不能简单地认为我国是“以左为尊”。在座次安排上，首先要看会议的性质。政务会议、国企内部的大型会议，一般仍然遵守“左为上”的原则；其他商务、社交、涉外活动一般遵循“以右为尊”的国际惯例。职业素质•组织能力•策划能力•协调能力•沟通能力