瑞特管理咨询--职务说明书的制作方法

2019/9/21职位说明书的制作方法北京瑞特管理咨询有限公司2019/9/22议程企业职能设计与职能分解组织结构设计与工作设计工作分析：目标/内容/程序/方法职位说明书：重要性/用途/格式/编制案例解析与摹拟演练2019/9/23过程框图职能设计基本职能/关键职能职能分解机构设置工作设计工作分析职位说明书工作规范2019/9/24职能设计什么是职能设计？对企业的经营和管理业务进行总体设计，确定企业应当从事哪些生产经营活动和管理业务，并规定其合理的结构比例。职能设计是企业组织设计的第一道“工序”思想是：因事定机构因机构配人员2019/9/25职能设计的作用使企业的战略任务和经营目标在管理组织上得到落实为企业管理组织的框架设计提供依据管理组织的各个层次、部门、职务和岗位，只是企业各项职能和业务的载体。先有职能才有结构（不能先给病人吃药，后诊断病情）2019/9/26职能设计的内容基本职能设计关键职能设计职能分解2019/9/27基本职能设计目的：对人、财、物、信息等经营资源研、供、产、销等经营环节进行系统、有效的管理。参考国内、国外较先进同类企业应考虑的权变因素：环境战略技术规模案例一：2019/9/28某投资管理公司基本职能经营发展战略财务（审计）投资管理资产运营管理人力资源行政办公经营计划公关与宣传2019/9/29建筑公司的基本职能采购管理：设备管理：成本管理：施工管理：质量管理：安全管理：2019/9/210房地产开发公司项目前期资金设计市场分析与营销策划工程监理销售2019/9/211练习一写出你所在公司的基本职能2019/9/212关键职能设计各项职能——砖瓦材料/构件关键职能——承担负荷量最大的构件关键职能应配置在组织结构中心地位2019/9/213关键职能的确定如何确定？由企业经营战略决定确定关键职能应思考三个问题：？为达到企业战略目标，什么职能必须得到出色履行，取得优异成绩？什么职能履行不佳，会使企业遭受严重损失，甚至危及企业生存？对体现企业经营宗旨具有重要价值的活动是什么2019/9/214练习二投资管理公司总部的关键职能？你所在子公司的关键职能？你所在部门的关键职能？2019/9/215职能分解（一）定义：将基本职能、关键职能逐步分解化为独立、可操作的具体业务目的：将各项职能具体化可执行、可落实如：生产、营销、财务分解具体业务分派不同部门/人来负责为后续组织设计工作提供前提条件部门划分和组合；纵向：集权、分权；横向：协调方式选择；部门/岗位责任制；职务设计等2019/9/216职能分解（二）基本要求业务活动的独立性（举例）不能把性质不同的业务活动混合为一项活动业务活动的可操作性（举例）避免重复和脱节（举例）2019/9/217职能分解（三）职能分解的方法：逐级分解法一级职能---基本职能设计列出的职能二级职能---为完成一级职能必须开展的几方面管理工作三级职能---由二级职能分解的具体业务活动•案例二：某公司职能分解示例2019/9/218组织结构设计纵向组织结构设计——管理层次/幅度；集权/分权；横向组织结构设计——部门/专业分工；横向协调方式；横向制约机制职责与权限设计2019/9/219工作设计方法：1、事件流法：把相互密切关联的事件或活动归并在一起形成一个工作2、归类法：把性质完全相同或相似的活动归并在一起，形成一个工作3、目标分解法：把一个部门职能的总体目标分解为各个分目标，以分目标为中心设定工作。原则：1、相对独立，避免工作关系复杂化。2、工作结果易于衡量/考核3、避免任务重叠、交叉4、有一定的深度和广度5、相对稳定，避免频繁调整6、避免资格要求过高，找不到合适的人选2019/9/220工作分析工作分析（职务分析）：是以工作为对象，观察和分析其内容、责任、特征、必要的资格条件等，将其结果载入工作说明书（职位说明书），判断与其他工作的性质差异的过程。为管理活动提供信息——7W工作分析技术是现代人力资源管理的基本技术和核心技术2019/9/221工作分析术语任务：为达到某一特定目的所进行的一项活动。职责：一个人担负的一项或多项任务组成的活动。职位：由特定人所担负的一个或数个职责组成，=岗位工作：由一组主要职责相似的职位所组成工作=职务工作簇：由两个或两个以上的相似的工作组成。职业：由不同时间内不同组织中的相似工作组成。2019/9/222工作分析的目标组织管理人力决策聘用管理绩效考核人力资源开发薪资管理工作评价2019/9/223工作分析项目（一）一般资料分析1.工作名称：2.工作代码：3.工作地点：工作实体分析1.主要目的2.工作任务分析3.工作责任分析4.督导与组织关系5.工作量分析2019/9/224工作分析项目（二）工作环境分析1.工作的物理环境2.工作的安全环境3.人际与社会环境4.聘用备件任职条件分析1.教育培训情况2.必备知识3.经验4.心理素质2019/9/225工作分析设计选择有代表性、典型性的职位确定工作分析项目和调查方法制订工作分析规范包括工作分析规范用语；工作分析项目标准选择信息来源：包括：任职人、管理者、客户、工作分析人员、有关工作分析资料选择工作分析人员来源：顾问公司专家培训内部人员2019/9/226工作调查方法观察法：运用感觉器官或其他工具，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字、图表、图象记录下来访谈法：与任职人员面对面谈话来收集信息和数据（访谈问题举例）问卷法：由任职人员填写经过特别设计的调查问卷方法选取：三种调查方法各有利弊，根据实际情况选择使用。2019/9/227工作分析工具—职位问卷职位问卷是收集工作信息的基本工具职位问卷框架基本资料——姓名、性别、年龄、职称、部门、学历、职务、直属主管、职等、职级、入职日期工作时间调查——正常工作时间、休息时间、加班时间、出差情况、工作均衡2019/9/228工作内容调查——工作目标、工作概要、工作程度工作事项、各事项占全部工作时间的百分比，工作权限和结果工作责任调查——风险控制责任、成本控制责任、协调责任、指导监督责任、组织管理责任、工作结果责任、决策范围任职资格调查——最低学历要求、知识多样性、熟练期、工作复杂性、工作经验、文字知识、数学知识、工作灵活性、综合能力2019/9/229工作强度调查——工作压力、精力集中程度、体力要求、创新与开拓、工作紧张程度、工作均衡性工作环境调查——工作环境舒适性、工作环境危险性等•问卷设计要点问卷应简短、填写起来简单、方便调查项目应为具有操作性的具体问题用语规范、准确、通俗易懂，不能模棱两可不能面面俱到，应突出重点2019/9/230•问卷形式开放式问卷封闭式问卷开放式与封闭式相结合•工作问卷实例分析开放式问卷实例封闭式问卷实例2019/9/231工作说明书又称职务说明书，是根据工作分析得到的资料对工作的职务、条件以及责任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些条件限制下确认工作的职责，并说明工作的范围和内容。工作说明书是人力资源管理中最为重要的文件之一。2019/9/232工作说明书的重要性阐明在公司内谁应该负责什么工作有助于在职者了解该职位的责任帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础2019/9/233工作说明书的用途人力规划人员招聘及甄选人员任用及配置薪资调查薪资结构员工培训与发展职业规划工作评价职位分类绩效评估目标管理计划工作流程分析组织研究2019/9/234工作说明书格式依情况不同而异，基本由五大部分构成：——职位基本资料——主要目的——工作描述——工作环境——任职资格2019/9/235职位基本资料职位名称直属主管所属部门工资等级工资标准所辖人数工作性质工作地点职务分析日期职务分析人2019/9/236工作描述工作概要：用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任工作活动内容：逐项说明工作活动内容；各活动内容所占时间百分比；活动内容权限；执行依据工作职责：工作结果：最好定量工作关系：受谁监督，监督谁；此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可以升迁至此的职位；与哪些职位发生关系运用设备和信息说明2019/9/237任职资格所需最低学历所需培训时间/科目从事本职工作和其他相关工作的年限和经验一般能力：如计划、协调、实施、组织、控制、领导、公关等及需求程度兴趣爱好个性特征：如情绪稳定性、责任心、外向/内向、支配性、主动性等职位所需的性别、年龄特征体能：视力、听力、反应、耐力、体力2019/9/238工作环境工作场所：室内/室外/其他特殊场所工作环境的危险性：发生可能性；伤害程度；发生频率；原因职业病：可能性/轻重程度等工作时间特性：正常工作时间、加班时间工作的均衡性：是否忙闲不均及经常性程度工作环境舒适程度：温度、湿度、粉尘、噪声等2019/9/239编制基本要求内容可依据职务分析目标加以调整，可繁可简可以用表格形式，也可采用叙述型（见范例）使用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可评分等级的设定也要依实际情况尽可能准确职位说明书应运用统一的格式，注意整体协调，做到美观大方2019/9/240工作说明书范例简单型标准型完整型2019/9/241工作说明书制作练习编制过程中请大家注意运用所学的知识和方法注意工作说明书的几项基本要求时间：25分钟2019/9/242总结回顾所学的内容如何应用所学内容对培训内容还有何问题2019/9/243非常感谢大家！