会议策划与组织概论(共-36张PPT)

PowerPointDesignTemplateaddyoursubheading会议策划与组织会议策划与组织课程简介•项目一会议概述•项目二会议策划与准备•项目三会中组织与服务•项目四会议善后工作•项目五会议礼仪•项目六实训2会议策划与组织课程要求本门课程：18+18学习方式：课堂教学、课堂讨论、课外作业等考核办法：期末成绩（60%）、实训（课堂讨论、课外作业）30%、考勤（10%）实训分组：全班36人，分成6小组3项目一会议概说4会议策划与组织5课程内容1会议含义与要素2会议的功能与种类3会议的三个基本阶段4会议不良现象及解决对策会议策划与组织案例导入•王义大学毕业便应聘到一家大型企业做秘书。一天公司杨经理走进办公室，“明天上午酒店在三楼会议室开会，…”“唉，怎么又开会？”王义脱口说了一句。杨经理有点惊讶地反问道：“你认为开会是没有意义的事吗？”杨经理似乎看出了王义不以为然的样子，继续问：“你说说会议都有哪些价值或者为什么没有价值？”这个问题王义从来没有想过，对开会厌烦情绪淹没了他对会议的理性思考。杨经理见他语塞，递给他一份资料：“拿去看看，好好准备明天的会议”也许是因为在学校见多了一些无聊的会议，每次开会王义不是逃会就是在会场睡觉，而且想着自己刚来不久，没啥事会问道自己，开会嘛就是走走过场。所以王义打定主意，明天要到会场休息休息。第二天，当杨经理看到坐在角落、睡意朦胧的王义，就点名让他为讨论的方案献计。王义急忙站起来，两手空空，两耳空空，口中无语；看看四周，才发现大家手边都放着资料，而且都在记录着什么，他一下子涨红了脸，地下了头…杨经理见状，沉默了一会，对他说：“会后到我办公室来一趟。”王义开完会就来到杨经理的办公室，杨经理递给他一份文件：“下周有个新员工培训会，你来帮我办。”王义仔细看了文件上的要求，原来这么简单的一个会还有这么多的准备工作看来办会还不简单。6会议策划与组织•结合你平时所参加过的或者对会议的认识，谈谈会议的意义何在？•如何才能成功举办一次高效率、高质量的会议？7课堂讨论会议策划与组织任务一会议的含义与要素•一、会议的含义8•会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜，会议合在一起就是人们聚集在一起通过一定的形式和程序，协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者谓之会议。”会议策划与组织任务一会议的含义与要素•二、会议的要素9会议会议主题会议地点会议时间会议人员会议议程会议名称会议结果会议形式会议议题会议策划与组织•（一）会议名称•会议名称要能概括会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议时间、届次、地点、范围、规模等。•“2009界曹妃甸论坛”•“中韩秘书教育学术研讨会”•“深圳开发技术股份有限公司第二十次（2010）股东大会”10Back任务一会议的含义与要素会议策划与组织•（二）会议议题•会议议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。•单个议题•多个议题11Back任务一会议的含义与要素会议策划与组织•（三）会议主题•会议主题是根据会议议题概括出的主题性口号。如何确定会议的主题？•精确•简明•有号召力•“主题+副题”12主题：城市让生活更美好副题：城市多元文化的融合城市经济繁荣城市科技的创新城市社区的重塑城市与乡村的互动Back任务一会议的含义与要素会议策划与组织13议题与主题主题只有一个，议题确可以有多个如2013年APEC（亚太经合组织）领导人非正式会议主题为“亚太发展的新承诺”议题则包括“世界经济形势、粮食安全、能源安全、区域经济一体化、企业社会责任、气候变化、防灾减灾”等多个议题。Back会议策划与组织•（四）会议时间•如何选择合适的会议时间？•要避开的日期重大节日：国庆、春节、圣诞节重大事件：大选气候不好的季节其他同时举行的会议或活动期间•会议时间确定不要随便更改14Back任务一会议的含义与要素会议策划与组织•（五）会议地点•会议地点的选择首先要考虑会议的母的、主题和内容•常用的会议地点会议中心会展中心室内酒店远郊宾馆及度假村高校15Back任务一会议的含义与要素会议策划与组织•（六）会议议程•会议议程，是会议议事程序和整体安排。l议程内容：主题、主持人、议题、发言人、时间等•编制会议议程遵循的原则处理好轻重缓急预估和表示每个环节的时间16Back任务一会议的含义与要素会议策划与组织•（七）会议人员17主办者主持人参与人主办、协办、承办Back•主持人的职责：•宣布开会和闭会；•介绍或报告会议情况•控制盒调节会议的进程；•允许发言、组织超时、违规的发言；•维护会场秩序、执行会议纪律•选定会议纪律人员、验证会议记录的准确性；•督促会议决议的执行。任务一会议的含义与要素会议策划与组织•（八）会议形式18现场办公座谈会研讨会观摩会论坛辩论会Back任务一会议的含义与要素会议策划与组织•（9）会议结果•会议是以解决问题为目标的社会活动。因此，会议一定要尽可能达到预期结果，所有的会务工作都必须围绕着会议的结果展开，以使会议达到目标。19任务一会议的含义与要素会议策划与组织任务二会议的功能与种类•一、会议的功能20会议策划与组织•二、会议的种类21任务二会议的功能与种类•法定性或制度规定性会议：如党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会。•决策性会议：如常委会、党组会、理事会、行政会、董事会。•工作性质会议：动员大会、工作布置会、经验交流、现场办公会、总结会、联席会。•专业性会议：如研讨会、论坛、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。•告知性会议：如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会、命名会。•商务性会议：如招商会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会。•联谊性会议：如接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会、宴会。•信息性会议：如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会。（一）按会议性质分类会议策划与组织•二、会议的种类22任务二会议的功能与种类•按区域分类是按照会议代表来自的地区范围分类，可分为：国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议。（二）按会议区域分类（三）按会议规模分类•大型会议：500人以上•中型会议：200~500人•小型会议：200人以内会议策划与组织•二、会议的种类23任务二会议的功能与种类•定期会议与不定期会议（四）按会议是否定期分类（五）按会议阶段分类•预备会议与正式会议（五）按会议阶段分类•常规会议、电话会议、电视会议、网络会议会议策划与组织任务三会议的三个基本阶段•选择适合的参与者•制定会议议程•确定特殊角色•确定场地、器材•发出会议通知会议决定的执行•会内容传达•会议纪要及时发布•会议决定的执行会议准备成功的会议需三个阶段都很好的把握01会议过程控制02•掌握会议节奏•控制会议议题•调整会议气氛0301会议策划与组织会议准备确定参会者•专家型参会者,对于会议中涉及的问题可以给予专业解释评判•有决策权的人,对会议中提到的建议拍板，提高会议执行性•沟通协调能力强的人，有助于会议内容的传达和推进制定会议议程•同类议题放置一块，避免话题接近造成颠来倒去说同样内容•与个别与会者沟通议题是否合适确定会议特殊角色确定主持人、发言人、会议记录人确定会议地点、所需器材、会议时间会议时间选择原则，确保会议关键人物时间符合，尽量避开人疲倦时间。如避开刚上班的半个小时，下班前半小时通知与会者通知时需同步告知会议目的、议程，方便与会者提前准备，提高会议效率。•会议准备阶段任务三会议的三个基本阶段会议策划与组织掌握会议节奏•准时开始，按时结束•控制参会人员发言时间•根据议题对会议时间分块，方便把握控制会议议题•会议开始向与会人员明确会议目的和会议议程•对偏离主题的发言果断及时进行纠正•遵循会议议程，板块式进行调整会议气氛•节律性：各种议题搭配，主持人阶段性总结•开放性：职位高的人最晚发言，保护弱者•活跃性：会前小游戏•控制会议过程任务三会议的三个基本阶段会议策划与组织任务三会议的三个基本阶段会议结束后的执行与落实是会议效果的体现，也是会议目的的最终实现。规范传达会议决定，防止理解的偏颇会议中做的决定，专人在结束后立即推进落实会议纪要及时发布决定的执行与落实确定的问题需要及时传递给需要了解和执行的人确定问题的传达•会议决定的执行会议策划与组织【案例导入】•有一次，余世维先手主持公司会议，他把闹钟带到会场，对参会人员说：“各位，我今天带来闹钟来，十一点半散会。”大家都笑起来，谁也没有在意。到了十一点半，“叮铃铃”闹钟响起来了，会却只开到一半。余先生说：“哎呀，闹钟响了，我们散会”。这时有人说：“会还没开到一半呢。”“我不是告诉你们到十一点半散会吗各位主管，会议明天重新开，散会！”第二天他又把脑胀带到会场：“各位，今天我们重开，十一点半散会。”每个人眼睛都盯着闹钟，结果11:28分就结束了。28会议策划与组织29课堂讨论1、你参加过的会议中有没有拖延很长时间的，你的心情如何？2、根据你的经验，会议拖延的原因有哪些？如何有效控制会议时间？3、你认为还有哪些会议不良现象？会议策划与组织30任务四会议不良现象及解决对策•一、会议不良现象1.为交际而开会2.为惯例而开会3.为攀比而开会4.为表功而开会5.为推卸责任而开会6.为避免尴尬而开会会议缺乏意义会议上议而不决讲话滔滔不决1.推卸责任2.追求完美3.习惯推延4.信息阻塞会议不计成本态度自由散漫会议策划与组织•会议成本构成31时间成本：人数×（会议准备时间+会议持续时间）显性成本：会议资料费用+场地+劳务费用效率成本：不能处理其他事务的损失时间成本和效率成本又统称为隐性成本，其中：时间成本可直接换算成金钱成本=开会时间×参会人员平均工资，这部分成本很容易被忽略，确实实实在在存在着。会议策划与组织32问题一：会议太多•判断会议的必要性•减少不必要的例会•将会议的决策权上交•限定出席会议的次数问题二：会议散漫无效率•建立签到制度•强调开会纪律，避免干扰•减少开会人数•会议环境不宜过于舒适问题三：会议偏题•邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况•不能达成一致意见的议题，下次会议讨论•纠正误解和不相关的话题二、常见的问题及解决策略问题四：会议沟通不充分•会议目的、议程提前告知，事先发放材料•会前与主要发言人沟通•职位高的领导最后发言会议策划与组织33会议中常见问题及对策问题七：会议决定的执行•完善会议纪要，及时发布•表明不遵守会议纪律者•指定专人负责推进会议决定问题六：会议偏题•确定会议目标•按议程开会•邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况•纠正误解和不相关的话题问题五：会议延时•准时开始•严格控制时间，达成一致意见，果断结束，转入下个议题•及时打断、提醒过详的表达•准时结束会议策划与组织高效会议案例•谷歌会议的决策秘密——记录与投票34记录自行修改分享与记录分享与记录投票决策会议策划与组织高效会议案例•三星公司的开会流程与“会议文化”体系35一、凡是会议，必有准备二、凡是会议，必有主题三、凡是会议，必有纪律四、凡是会议，会前必有议程五、凡是会议，必有结果六、凡是开会，必有训练七、凡是开会，必须守时八、凡是开会，必有记录九、凡是散会，必有事后追踪十、最后请记住三个简单却很有意义的公式：①开会+不落实=零②布置工作+不检查=零③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实会议策划与组织高效会议案例•佳能：搬走所有会议室的椅子——站着开会36•大家围着“木屐”桌子站着开会•不发表自己的意见就请退场•激励学生学习的名言格言•220、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。•221、世界会向那些有目标和远见的人让路（冯两努——香港著名推销商）•222、绊脚石乃是进身之阶。•223、销售世界上第一号的产品——不是汽车，而是自己。在你成功地把自己推销给别人之前，你必须百分之百的把自己推销给自己。•224、即使爬到最高的山上，一次也只能脚踏实地地迈一步