文书礼仪

第八章文书礼仪一、文书概述•（一）概念•文书礼仪是指在文书的写作中，在文字的表达、语气的运用、问题的掌握方面以及文字传输过程中，要注意体现礼仪的原则，遵守礼仪在文书中所具备的礼仪功能，符合相应的礼仪规范。•（二）文书礼仪的基本特点•1、礼节性•2、规范性二、信函文书礼仪•（一）一般书信的格式与礼仪•一般书信由两大部分组成：信封、信文。•1、信封的礼仪•保证书信准确无误地投递；•直观反映写信人的文化修养；•体现写信人对传递者的尊重程度。1）信封的书写有横式和竖式两种•横式信封的书写：•信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。邮政编码要填写在信封左上方的方格内，收信人的地址要写得详细无误，字迹工整清晰。发给机关、团体或单位的信，要先写地址，再写单位名称。•收信人的姓名应写在信封的中间，字体要略大一些。在姓名后空二、三字处写上“同志、先生、女士”等称呼，后加“收、启、鉴”等字寄信人地址、姓名要写在信封下方靠右的地方，并尽量写得详细周全一些。最后填写好寄信人的邮政编码。信件托人转交时•如果双方关系较熟悉，信封可以不写双方的地址和邮编，但必须有以下内容：•（1）拖带语，书写在左上方；•（2）收信人姓名、称谓，书写于信封中央；•（3）写信人姓名等信息，书写于信封右下方。•竖式信封的书写：•（1）收信人地址邮编在右上方；•（2）收信人姓名称谓在正中央；•（3）寄信人地址、邮编在左下方。2）信封书写须注意的礼仪•出于对传递者的尊重，收信人姓名后不能写带有亲戚的称呼，如•“张德书父亲收”、“陈婉姐姐收”。2、信文的礼仪•信文是书信的主体，格式一般由称谓、问候语、正文、祝颂语、署名、日期六部分组成。•1）称谓•称谓在信文的第一行起首位置单独成行，顶格，称谓后加冒号。•确定对收信人的称呼，应该考虑其性别、年龄、职业、身份及双方关系。•惯用的称谓主要有：•姓氏加称谓词，如张先生，王小姐、吴老等，一般地，男士可以统称先生，女士的话，未婚的称“小姐”，已婚的称“太太”、“夫人”，如果不清楚，统称“女士”；•姓氏加职衔或学衔、职称，如黄经理、李博士、刘教授等；中国人一般称呼职衔，欧美人一般称呼学衔；•名字加称谓词，如晓明姐、延松兄等；•可在称谓前加敬语，如尊敬的**，敬爱的**；•打听不到对方姓名，可用职务等中性名称代替，不清楚对方性别，可用敬语加全名代替，如“尊敬的**”。•2）问候语•称谓下方另起一行，空两格，单独成段书写，如“您好！”，“近好！”等；•问候可以是多种多样的，多与节日、年龄、职业、健康等相关，如“中秋好！”、“生意兴隆吧！”，等等。•3）正文•另起一行，空两格；•一般先寒暄一番再转入正文主体。如：•表思念：见信如面、分手多日、别来无恙、海天在望、不尽依依；•表钦佩：奉读大作，向往尤深；新作拜读，敬佩之至；•表情感：惠书敬悉，甚以为慰；久不通函，甚是为念；•表时节问候：春光明媚，想必阖家安康；天雨阴冷，起居如何；•表贺喜：喜闻足下新婚燕尔，特表祝贺；•表志哀：惊悉孙老不幸谢世，不胜哀悼。•4）祝颂语•写信人在书信结束时向对方表达祝愿、勉慰之情的短语。多用“此致、即颂、顺祝”等词紧接正文末尾。下一行顶格处，用“敬礼、近安、安康”等词与前面呼应。•以“此致敬礼”为例，祝颂语的正确格式有以下几种：•（1）可以紧接正文末尾写，如“*****。此致敬礼”•（2）祝词可以紧联正文末尾写，而颂词换行，顶格写，如：•******。此致•敬礼！•（3）可以另起一行，空两格写：******。•**此致敬礼！•（4）可以另起一行，空两格，将祝颂词分两段写，需注意颂词“敬礼”必须顶格书写：**此致•敬礼！常用祝颂语•用于平辈、朋友：顺致安好！，即此颂好！，祝进步！，等等；•用于长辈、尊者：恭颂、敬祝、福安、金安、大安、荣寿等；•用于晚辈：顺祝、即问、望；•用于夫妇、新婚：俪安、俪祉等；•用于病人：痊安、愈安、健康、早愈等；•根据职业不同：如教师：“教祺”、“教安”等；军人：“戎安”、“勋祉”；学生：“学祺”、“进步”；旅行者：“一路顺风”、“旅居平安”等。•针对四季、节日的：“春祺”、“夏祺”、“冬安”、“新禧”、“新年吉祥”、“国庆好”等。•5）署名与日期•在信文的最后，写上写信人的姓名和写信日期。•署名应写在敬语后另起一行靠右位置。•一般写给领导或不太熟悉的人，要署上全名以示庄重、严肃；•如果写给亲朋好友，可只写名而不写姓；•署名后面可酌情加启禀词，对长辈用“奉、拜上”，对同辈用“谨启、上”，对晚辈用“字、白、谕”等词。•6）附言•写完信发现有遗漏或需补充的内容，则可以在日期下方空几行左侧另加“补遗”，具体加写：“又及：”、“附：”、“再启：”等提示语，再补上遗漏的内容；•代人问候，在日期下一行左侧写上“**附笔致意”或“**嘱代笔问候”；•如需向收信人身边人问候，则可在同样位置写上“顺带问阖家安好”。•补遗性的附言最好少用！7）其他注意事项•（1）要根据不同对象选择恰当的语气、称呼、措辞；•（2）书信的语言应晓畅易懂，力求运用书面语表达，忌用口语；•（3）忌用彩色信笺，忌用红笔、铅笔、水彩笔书写。3、通信过程中需注意的礼仪•1）写信•五原则：礼貌、完整、清楚、正确、简洁。•2）发信•（1）折叠•姓名外露法、以低示己法、公函折叠法•（2）装封、（3）粘封、（4）邮资•3）收信•（1）仔细拆封•（2）妥善保存、保密•（3）及时回复：•及时启阅•及时回复•答复须明确•说明情况（二）专用书信的格式与礼仪•专用书信•是指应用在特定场合，有专门作用的书信。•一般说，专门书信内容单一，具有公开性质；•用于公关领域的专用书信主要有介绍信、证明信、感谢信、贺信、慰问信、邀请信等。1、介绍信、证明信•介绍信•1）适用范围•介绍信适用于单位与单位之间的工作来往所需，是一种较为正规的具有一定凭证作用的信件，主要适用于以下情况：学生到某单位实习或搞什么活动时，由所在院系开据介绍信。国家机关人员外出调查或前往其它单位商讨大事时要带上介绍信。一些商业单位在派人到别的单位推销宣传自己的产品时，也要带上介绍信。一些单位在同其它单位进行业务交流时，若派新手前往接洽，则需带上介绍信。推荐他人入学，为他人推荐工作或向他人求教问题而相互并不认识时，可写份介绍信。2）介绍信的特点•介绍信的特点一般来讲，具有以下几点。(1)证明的特性介绍信是机关团体必备的具有介绍、证明作用的书信。接介绍信的人，可以凭借此信同有关单位或个人联系，商量洽谈一些具体事宜，而收看介绍信的一方则可以从对方的介绍信中了解来人的职业、身份、要办的事情、要见的人、有什么希望和要求等。介绍信是联结双方关系的一个桥梁，其目的旨在证明来人的身份，以便防止假冒。(2)时效的特性介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件，它可以帮助对方了解你的身份、来历，同时也赋予了你一定的责任和权利，所以介绍信一般都开列出一定的时日期限，这是一种在限期内才具备有用性的一种专用文书。介绍信(存根)○○字第○○号兹介绍○○○等同志○人前往○○○联系○○○。○○○○年○月○日。第…号介绍信○○○○：兹介绍○○○等同志○人，前往你处联系○○○○，请于接洽并给予协助。此致敬礼!○○○○○(公章)(有效期○天)○○○○年○月○日介绍信×政介字()号兹介绍×××，×××等××名同志(系×××)，前往贵处联系×××事宜，敬请接洽并予以协助。此致敬礼！××县人民政府(章)年月日证明信•1）证明信的使用范围•证明信是证明某人身份、经历或事情真相的。一般由单位或熟悉情况的个人来写。具体来讲，证明信适宜于下列一些情况：某人要入党入团，组织在进行调查时，原单位或有关人员要为其写出证明信。有些真相模糊不清的历史事实或事件，由于被人歪曲，而当时亲身经历的人写出证明以澄清事实。在公安机关寻求某些案件的目击者时，当时在场的群众写出证明信，以说明案发时的真实情况。个人在为单位办理某些事项，或个人由于具体情况而必须向单位作出解释说明时，也可以请有关人员出据证明。2）证明信的特点•证明信通常具有以下一些特点。(一)凭证的特点证明信的作用贵在证明，是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证，所以证明信的第一个特点就是它的凭证的作用。(二)书信体的格式特点证明信是一种专用书信，尽管证明信有多几种形式，但它的写法同书信的写法基本一致，它大部分采用书信体的格式。证明信×××局党委：××同志，男，现年40岁，一九六四年九月考入我校学习，系×××教授的研究生，一九六七年九月毕业。由于历史原因，毕业时未能发给研究生毕业证书，现即将补发。特此证明。此致敬礼！××大学校长×××(签名)×年×月×日2、感谢信、慰问信、贺信•1）感谢信•感谢信侧重于对别人的关心、支持、帮助等表示感谢，只要写明为何事向何人（或单位）表示何种谢意即可。写给单位的，在信纸的正中写上“感谢信”三个字（给个人的则不必写）。致感谢之意时，应注意：•（1）尽量手写，用语真挚，内容简洁，繁简适度；•（2）致谢面易宽不宜窄；•（3）应及时，忌滞后；公开张贴须征得对方同意。2）慰问信•慰问信是一种对他人表示慰藉、问候、鼓励、关切的专用信件。慰问信的内容要根据事件和对象的不同有所区别。•如慰问灾区人民，在表示难过或哀痛的心情之后，要着重鼓励对方战胜灾害的勇气；•慰问节假日坚持生产的工农群众，则着重称颂他们的贡献等。•语言应当亲切、热情，富有感情色彩。3）贺信•贺信是表示庆祝的书信的总称。贺信是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。•贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。应注意：用红纸（或粉色）黑字书写，不能用白纸黑字，在允许的情况下，贺信可以公开张贴。3、邀请信、致歉信•1）邀请信•邀请信(LetterOfInvitation)是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。英文邀请信可分为两种。(1)请柬(InvitationCard)这是一种正规的邀请信。请柬的格式严谨而固定。一般适用于较庄重严肃的场合。(2)一般的邀请信一般邀请信通常适用于一些平常的事情的邀请，而且邀请人同被邀请人之间又很熟悉。一般邀请信具有简短、热情的特点邀请信的内容•第一，说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么。第二，将活动安排的细节及注意事项告诉对方。诸如时间、地点、参加人员、人数，做些什么样的准备及所穿的服饰等。第三，为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复看看能否应邀及还有哪些要求等。邀请信应注意的事项•邀请人和被邀请人要用第二人称，参加活动的时间地点也要写得清楚明确。•希望被邀请人收到请柬后给予答复的；则须在请柬上注明R.S.V.P或r.s.v.p.字样，意为“请答复”。有时为了方便联系，可留下自己的电话号码或地址。•对参加活动的人有什么具体要求可简单的在请柬上注明，比如对服装的要求，要求穿礼服时，须在请柬的右下角注明Dress：Formal；较随意时可用：Dress：Informal。致歉信•致歉信又称道歉信，是因为工作失误，引起对方不快，需要通过致歉信消除不满、化解矛盾，以示赔礼道歉，消除误会，增进友谊和信任；•为了及时消除不利影响，往往以公开的方式发表。•格式一般包括：标题、称谓、正文、落款四部分。•致歉信内容应包括三个部分：①道歉（apology）；②叙述原因或问题（reasonorproblem）；③后果及解决办法（coequenceandsolution）。