公司采购管理内部控制全流程(详细可修改版)

公司采购管理内部控制图表4-1：采购管理流程控制矩阵流程编号及名称控制目标风险描述风险归类控制点编号控制活动执行部门和岗位控制行为出现的频率控制方式控制属性控制证据控制制度手工系统关键控制一般控制供方准入管理规范供方引入管理，确保供方综合能力和产品品质符合要求缺乏完善的供应商管理办法，新供方考核未有效策划和执行，导致供应商选择不当，影响企业利润。物资采购风险、供应商管控风险采购部、技术部/研究院根据采购需要推荐拟引入供应商，或由供应商自愿申请，供方资源管理部门先行与供应商进行商务沟通供方资源管理部门不定期√√供方准入评价、退出管理办法供应商提交资料（资质证书复印件、配套申请表、体系证书、设备清单、产品报价表）到供方资源管理部门供应商不定期√√资质证书复印件、配套申请表、体系证书、设备清单、产品报价表1.1采购部初审供应商提交的资料供方资源管理部门不定期√√资质证书复印件、配套申请表、体系证书、设备清单、产品报价表1.2由公司领导确认是否进行下一步现场评价公司领导不定期√√评价意见采购部门按《供方准入评价、退出管理办法》组织评价组评价供方现场，对评价中的不符合开具《现场评价问题跟踪表》评价小组不定期√√《供方现场评价表》、《现场评价问题跟踪表》评价小组评价供方按要求整改闭环情况评价小组不定期√√《现场评价问题跟踪表》评价小组根据评价结果在现场评价报告中作出是否引入建议评价小组不定期√√现场评价报告评价小组提交现场评价报告、供应商提交资料复印件、供方变更申请表评价小组不定期√√现场评价报告2.1采购部负责人审核评价小组提交的评价报告采购部负责人不定期√√现场评价报告、审核记录2.2公司分管领导审核评价小组提交的评价报告公司分管领导不定期√√现场评价报告、审核记录2.3总经理审核评价小组提交的评价报告总经理不定期√√现场评价报告、审核记录2.4集团企管部审核评价小组提交的评价报告集团企管部不定期√√现场评价报告、审核记录2.5集团企管部分管领导审核评价小组提交的评价报告集团企管部分管领导不定期√√现场评价报告、审核记录2.6总裁批准供方引入申请总裁不定期√√现场评价报告、审核记录初物送样规范采购过程，确保所采购的产品满足要求，保证公司生产正常运行需求计划不合理，采购流程存在内控缺陷，或对到货物资质量把关不严格，控制证据缺乏可追溯性等原因，可能导致采购支出失控，所采物资质次价高，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营,甚至在采购过程中出现舞弊行为，使缺陷物资进入生产领域，给公司的安全生产与成本控制带来的不确定性。物资采购风险供应商新增资源（新供方准入、合格供方新增规格）由供方资源管理部门出具价格初审表，供应商生产条件变更初物采购部不定期√√价格初审表、审核记录走样样件管理办法1.1采购部负责人审核价格初审表采购部门负责人不定期√√价格初审表、审核记录1.2总经理审批价格初审表总经理不定期√√价格初审表、审核记录供应商提交样件以及出厂检测报告到供方资源管理部门采购部不定期√√检测报告检验室负责样件检测，出具零配件样品检验报告单检验部门不定期√√零配件样品检验报告单2.1检验室负责人初审零配件样品检验报告单检验部门不定期√√零配件样品检验报告单、审核记录2.2品技部部长负责审核零配件样品检验报告单品技部负责人不定期√√零配件样品检验报告单、审核记录2.3分管副总负责审批零配件样品检验报告单分管副总不定期√√零配件样品检验报告单、审核记录3.1供方资源管理部门审批采购采购部不定√√采购计划员下达的小批试装计划期生产部门负责装配并确认小批试装零件的装配性能装配车间不定期√√小批试装单生产部门负责测试小批试装发动机的性能测试车间不定期√√小批试装单3.2分管副总负责审批测试完毕的小批试装单分管副总不定期√√小批试装单签订产品购销合同供方资源管理部门在OA系统中提交合同审批流程采购部不定期√√产品购销合同无1.1采购部负责人审核采购部提交的合同审批申请采购部负责人不定期√√产品购销合同、审核记录1.2采购部分管领导审核采购部提交的合同审批申请采购部分管领导不定期√√产品购销合同、审核记录1.3企业管理部门负责人审核采购部提交的合同审批申请企业管理部门负责人不定期√√产品购销合同、审核记录1.4企业管理部门分管领导审核采购部提交的合同审批申请分管领导不定期√√产品购销合同、审核记录1.5法务审核集团法务不定期√√产品订货合同、审核记录1.6总经理审批采购部提交的合同审批申请总经理不定期√√产品购销合同、审核记录采购部与供方签订产品购销合同采购部不定期√√产品购销合同采购计划与订单采购员根据销售月度预示计划，每月25日前向供方下达书面次月零部件备货指导计划采购员每月√次月产品需求预示计划采购控制程序生产部编制主生产计划及MRP解算，SAP系统根据设定的参数，自动转成采购计划和备货计划，并分解到供应商采购员每天√√SAP系统中的采购计划采购员根据指定件信息，在SAP中调整采购计划采购员每天√√SAP系统中的采购计划采购员于17点前通过中摩联下达采购计划到供应商处，供应商通过中摩联或书面回执确认采购价采购部负责人不定期√√中摩联平台中的采购计划1.1采购员评审排产计划采购员不定期√√排产计划生产部根据评审结果调整主生产计划装配车间不定期√√主生产计划供应商按照采购计划准时供货，备货计划转为正式计划后，按正式采购计划供货供应商不定期√√备货计划采购员根据装配车间清理出的差缺计划下达临时采购计划采购员不定期√√SAP系统中的采购计划采购员填写调拨单采购员不定期√√调拨单2.1采购部负责人审核调拨单采购部负责人不定期√√调拨单、审核记录2.2财务管理部门审核调拨单财务管理部门不定期√√调拨单、审核记录采购员在SAP下达委外销售单采购员不定期√√SAP系统中的销售单采购员在OA中提交现金采购零部件需求采购员不定期√√现金采购申请表3.1采购部负责人核对现金采购申请采购部负责人不定期√√现金采购申请表、审核记录3.2财务管理部门分管领导审核现金采购申请财务分管领导不定期√√现金采购申请表、审核记录3.3总经理审批现金采购申请总经理不定期√√现金采购申请表、审核记录采购定价技术部门出具相关技术通知品技部、研究院不定期√√技术通知、业务联系单、全店部品表、成本推移明细表采购价格管理办法供方资源管理部门依据技术部门出具的相关技术通知进行成本核算，并要求供方报价供方资源管理部门不定期√√供方报价单供方资源管理部门依据供方提供的正式报价表进行成本核算和商务谈判，与供方达成共识后，签订价格协议供方资源管理部门不定期√√价格协议对需要签订浮动价格的产品，供方资源管理部门与供方协商达成共识后签订会议纪要约定价差计算方式供方资源管理部门不定期√√会议纪要1.1采购部负责人审核价格协议、会议纪要采购部负责人不定期√√审批记录1.2总经理审批供方资源管理部门与供应商签订的价格协议、会议纪要总经理不定期√√价格协议、审核记录供方资源管理部门每月关账前将当月价格协议和会议纪要提供财务管理部门，并将按照会议纪要计算的浮动价差在当月关账前导入SAP系统供方资源管理部门、财务部不定期√√价差表供方资源管理部门建立零部件价值分析表，进行成本推移供方资源管理部门不定期√√零部件价值分析表1.3总经理负责采购成本的控制并按预定目标开展成本推移工作总经理不定期√√零部件价值分析表、审核记录供应商提出涨价申请供应商不定√√期价格员接到涨价应对通知应在规定的工作日内完成调价零部件成本分析，作出对供方是否调价的判断，并提出调价方案报批供方资源管理部门不定期√√调价方案2.1总经理审批价格员编制的调价方案总经理不定期√√调价方案、审批记录供方资源管理部门根据公司总经理的批示，与供方进行谈判，达成协议后签订会谈纪要供方资源管理部门不定期√√会议纪要供方资源管理部门根据与供应商签订的会议纪要提交涨价审核流程供方资源管理部门不定期√√2.2采购部负责人审核价格员编制的零部件涨价协议的申请采购部负责人不定期√√涨价协议、审核记录2.3总经理审核零部件涨价协议的审核及审批涨幅不大于5%的零部件涨价报告/协议总经理不定期√√涨价协议、审批记录2.4总裁审批涨幅大于5%的零部件涨价报告/协议总裁不定期√√涨价协议、审批记录供方资源管理部门根据批准后的涨价流程与供应商重新签订《零部件价格协议》供方资源管理部门不定期√√零部件价格协议供方资源管理部门须在每月挂帐日前将当月经公司领导审批后的价格协议和有关价差补偿的浮动价传递至财务管理部门，并且将相关数据导入SAP系统供方资源管理部门不定期√√零部件价格协议配额管理采购部编制年度配套体系格局以及配套份额调整审批表供方资源管理部门不定期√√年度配套体系格局、配套份额调整审批表供方配额管理办法1.1采购部负责人审核年度配套体系格局以及配套份额调整审批表采购部负责人不定期√√年度配套体系格局、配套份额调整审批表、审核记录1.2总经理审批年度配套体系格局以及配套份额调整审批表总经理不定期√√年度配套体系格局、配套份额调整审批表、审核记录采购部根据年度配套体系格局以及配套份额调整审批表在SAP中调整配套份额供方资源管理部门不定期√√年度配套体系格局、配套份额调整审批表、审核记录采购部采购员按照SAP系统中的配额分配比例下达采购计划采购员不定期√√SAP系统中的采购计划供方资源管理部门检查采购员比例执行情况供方资源管理部门不定期√√比例执行控制情况分析表2.1采购部负责人审批比例执行统计报表采购部负责人不定期√√比例执行控制情况分析表、审核记录物资挂账管理合理利用公司的流动资金，减少库存积压资金，规范挂账行为价格、数量不准确，导致挂账数据的不正确内控管理风险1.1财务课每月中旬核对系统中的应付暂估明细表与挂账表数据的一致性财管部财务课定期√√核对记录供方管理手册、物流关账通知1.2财务课每月24日核对价格协议与系统维护的价格是否一致财管部财务课定期√√价格协议采购部、物资部负责挂账量的确认采购部、制造部定期√√入库单据和投料单据财务课负责物资的挂账数据生成和发放财管部财务课定期√√挂账金额表、挂账数量表、历史未挂数量表配套款支付管理合理调度、使用资金，保证资金正常流动；有效提高资金使用效率，防付款建议清单手工编制错误，导致应付账款错误；提前付款，会造成资金某一阶段的紧张；退出体系或无尾款的供应商退货可能造成坏账，使公司造成损失内控管理风险财务应付会计编制付款建议清单财管部财务课定期√√付款建议清单配套款支付管理1.1财务课课长审核付款建议清单明细是否正确财管部财务课课长定期√√付款建议清单1.2财务应付会计上传正确的付款申请明细到OA流程财管部财务课定期√√付款建议清单1.3采购部价格室复核OA系统中的付款建议清单是否正确采购部定期√√付款建议清单止呆账、坏账、死账等现象的发生，保障公司合法权益不受损失1.4财务分管领导审核OA系统中的付款建议清单财管部分管领导定期√√付款建议清单1.5总经理审批OA系统中的付款建议清单公司总经理定期√√付款建议清单财务应付会计接收OA系统中审批完成的付款建议，并通知采购室打印财管部财务课定期√√付款建议清单采购室打印付款申请单采购部定期√√付款申请单1.6采购部领导对付款申请单签字确认采购部定期√√付款申请单1.7财务应付会计对付款申请签字确认财管部财务课定期√√付款申请单1.8财务课课长对付款申请签字确认财管部财务课定期√√付款申请单供应商根据授权委托书、对账函领取签字完成的付款申请单，并办理付款手续供应商定期√√付款申请单√授权委托书√对账函1.9财务应付会计复核供应商手续是否完整财管部财务课定期√√付款申请单√授权委托书√对账函出纳根据付款申请单上的金额付款财管部财务课定期√√付款申请单√授权委托书√对账函财务应付会计根据付款记录进行记账处理财管部财务课定期√√付款回单采购部提交付款申请单采购部不定期√√付款申请单2.1预付款、提前付款是由采购部创建付款申请单，提前支付货款100万元且按规定收取资金成本，由集团财务部部长审