Excel高效办公技巧培训(完整版)

1Excel高效办公2课程大纲1EXCEL基本操作与数据处理EXCEL数据分析23EXCEL公式与函数4EXCEL图表与图形3提高篇启动与退出EXCEL创建工作簿、界面介绍工作表操作单元格操作数据有效性打印设置设置表格边框和底纹设置单元格格式、行高和列宽数据录入选择性黏贴窗口冻结单元格分列基础篇第一章.EXCEL基本操作与数据处理4⑴利用“开始”菜单启动Excel2010。⑵利用桌面上的快捷图标启动Excel2010。⑶直接利用已经创建的文档⑴双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。⑵选择“文件”菜单中的“退出”命令。⑶单击窗口右上角的“关闭”按钮。⑷按快捷键Alt+F4。2．退出1．启动启动与退出EXCEL创建工作簿桌面→右键→新建excel档第一章.EXCEL基本操作与数据处理5界面介绍5快速访问工具栏后台视图自动填充柄单元格名称隐藏选项卡功能区/选项/组/命令编辑栏状态栏工作表视图微型工具栏/常用菜单工作表区/标签第一章.EXCEL基本操作与数据处理6工作表（重命名、移动和复制、删除）单元格（插入、删除、移动和复制、清除)从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作（快捷键ctrl）1、重命名：光标移至sheet名→双击2、移动和复制同一文档内移动：左键+拖移，复制：ctrl+左键+拖移。不同文档间移动：右键→选择移动或复制工作表3、删除：选择sheet→右键→删除1、插入：选择单元格→右键→插入、删除2、移动和复制：(ctrl+C/ctrl+V)3、清除：（delete)第一章.EXCEL基本操作与数据处理7第一章.EXCEL基本操作与数据处理设置表格边框和底纹选中需设置的单元格→选择边框/底纹设置单元格格式、行高和列宽单元格格式：选中单元格→右键→在数据栏选择格式行高和列宽：光标移至表格顶端→选择单元格(行/列)→设置行高/列宽批量调整：选择批量行/列Excel2010自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦~奇偶行填充：“开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=0并选取一个填充颜色,即可将所有行号为偶数的行添加颜色。8第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练1：制作通讯录（练习：启动/新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色）步骤提示：1、新建或者启动excel文档；2、将文档命名为“制作通讯录”；3、去掉虚网格线：“视图”“网格线”前√去掉；4、设置边框：选中10×6单元格，“开始”边框“其他边框“，外黑，内灰；5、设置行高：选中行，右键行高，256、填充颜色：选中区域，开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=1并选取一个填充浅蓝色。步骤5步骤6步骤4效果图9第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）输入文本后设置单元格格式(一般使用格式刷更快捷些)自动填充：光标移至单元格右下角→出现“+”（自动填充柄）→拖移小提示：如需增加新序列，路径：EXCEL2003中：工具-选项-自定义序列EXCEL2007中：Office按钮-选项-常规-编辑自定义列表EXCEL2010中：文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表开始-排序和筛选-自定义排序-自定义序列使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。不会自动刷新。10数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生任务：“部门”列用下拉菜单选择代替手工输入。操作步骤：数据→数据有效性→设置→允许中选择”序列”→来源栏中输入允许输入的值(销售部,企划部…)中间用英文逗号隔开。第一章.EXCEL基本操作与数据处理11第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生12第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练2：制作通讯录（练习：插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行）④②①③⑤步骤提示：1、插入行：选中四行，右键“插入”；2、合并单元格：选中A1:D1单元格，开始合并单元格后居中；3、输入时间：按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；4、序列填充：选中区域数据数据有效性设置允许序列来源（录入跟上一个单元格同样的内容：ctrl+D或ctrl+'）5、设置单元格样式：选中区域右键设置单元格格式自定义6、强制换行：alt+enter；自动换行：enter13第一章.EXCEL基本操作与数据处理打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）除了设置页边距、打印区域…等，如分页符&标题打印也是很好用的哦~Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择，我们需要对上图的功能进行巧妙应用。14第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作案例：制作通讯录-打印等同2003版的页面设置菜单设置标题打印后，以后打印的每一张都会带有相同的开头。不同的通讯组间插入分隔符①②打印设置选择打印份数，单击打印。15操作案例：制作通讯录-打印通过”另存为”将档案转换为2003版本或PDF格式，供没有装2010版的同事分享。若打印机液晶屏显示，“纸张错误，无法打印”，点击打印机属性，将稿纸设为“A4”试验双面打印功能第一章.EXCEL基本操作与数据处理16第一章.EXCEL基本操作与数据处理不少人对选择性粘贴没有重视，其实选择性粘贴的功能很强大，用好了，可以事半功倍的哦~粘贴方式常用功能了解：【公式】：只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式（字体、对齐、文字方向、数字格式、底纹等）、边框、注释、内容校验等；（当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。）【数值】：只粘帖文本，单元格的内容是计算公式的话只粘帖计算结果，这两项不改变目标单元格的格式；【图片】：将表格以图片形式复制，可以较好的保持原有的形状。选择性粘贴这3个太有用了~带实时预览的粘贴功能17第一章.EXCEL基本操作与数据处理粘贴方式区域各项功能了解（自学）：【格式】：仅粘贴源单元格格式，但不能粘贴单元格的有效性，粘帖格式，包括字体，对齐，文字方向，边框，底纹等，不改变目标单元格的文字内容。（功能相当于格式刷）；【批注】：把源单元格的批注内容拷贝过来，不改变目标单元格的内容和格式；【有效性验证】：将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他不变；【除边框外的所有内容和格式】：粘帖除边框外的所有内容和格式，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；【列宽】：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽，不改变内容和格式；【公式和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项；【值和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；【置换】：行列进行互换选择性黏贴带实时预览的粘贴功能18第一章.EXCEL基本操作与数据处理窗口冻结当我们在制作一个Excel表格时，有时会遇到行数和列数都比较多，一旦向下或向右滚屏时，上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题，这时就可以利用EXCEL的冻结窗格这一功能来解决这个问题。效果：始终显示标题栏操作：选中开始冻结的单元格→视图→冻结窗口19第一章.EXCEL基本操作与数据处理分列Excel中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。关键是分列的规则，有固定列宽，但一般应视情况选择某些特定的符号，如空格、逗号、分号等。效果：件號20100SU10084975SU10084975SU11096910SU1UA14023MP10014024MP10114026MP10014950MP100件號20100SU10084975SU10084975SU11096910SU1UA14023MP10014024MP10114026MP10014950MP10020插入形状/超链接/文本框/对象①②③④⑤插入形状/超链接/文本框按导向进行即可插入对象在日常使用频率较大，操作步骤对象→有文件创建→浏览→更改图标→更改标题→确定第一章.EXCEL基本操作与数据处理21基础篇提高篇数据的排序与筛选数据分类汇总与数据透视第二章.EXCEL数据分析22数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能方便地管理数据，在进行数据排序时可以按照默认排序顺序，也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。排序时，Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。excel2010较早前版本多了依背景色筛选功能第二章.EXCEL数据分析数据的排序与筛选23第二章.EXCEL数据分析操作步骤：添加筛选鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→筛选使用单击下拉菜单钮→选择颜色或勾选需要显示的内容部门数据筛选24第二章.EXCEL数据分析操作步骤：鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→自定义排序→选择是否带扩展(带扩展同行数据联动换位子，否则不联动)→添加筛选条件X3次→点选部门、职务、工号、升序/降序→勾选包含标题（很关键）数据排序25第二章.EXCEL数据分析对重复数据中的值进行分类汇总①②③数据分类与汇总26第二章.EXCEL数据分析数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据①②③④数据透视27第三章.EXCEL公式与函数基础篇提高篇★单元格引用•相对引用•绝对引用•混合引用★常用函数•基础运算函数•COUNT函数•日期和时间函数★进阶函数•IF函数•VLOOKUP函数•SUMIF函数•DATEDIF函数•字符串截取函数★嵌套函数•SUMPRODUCT函数•多重IF函数28第三章.EXCEL公式与函数单元格引用绝对引用（$C$1）；相对引用(C1)；混合引用($C1、C$1)“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”的区别在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。29第三章.EXCEL公式与函数分类函数名称作用说明基础运算函数SUM求和AVERAGE求平均MAX取最大值MIN取最小值ROUND对数字四舍五入的保留指定位数的小数点位数LEN统计单元格内的字符数COUNT函数COUNT统计数值类单元格个数（只有数字类的单元格才被统计）COUNT