如何组织一场会议

如何组织好一场会议会前——沟通、准备会中——协调、执行会后——跟进、总结成功因素组织会议流程五个“确定”（主题、时间、地点、流程、大致人数）做预算、发会议通知、成立会前筹备小组文案及物品准备、成立会务组志愿者管理培训会议召开沟通与协作•与兄弟部队沟通•与公司沟通（财务）•与酒店沟通•住宿：房间数（会务组、VIP、参会人员）•餐饮：地点、用餐要求、菜单、时间、人数•会议室：（主会议室、分会议室）使用时间、应配备设备•与外协公司沟通(广告公司、复印公司、摄影公司)•制作手册、彩页，制作横幅、挂旗、易拉宝，制作胸卡、徽章，合影留念•与演讲者沟通•收集演讲者本人背景资料、确认其行程，并给予适当接待•告知其时间、地点、形式、内容、参会人员大致资料五个“确定”一、会议主题A、招商会（产品、事业）通过参会人数等条件制定合理目标（例：业绩提升）B、培训会培训对象通过培训最终达到状态（例：市场精英、讲师精英）C、表彰会通过表彰部分人群达到最终目的（例：激励市场）二、会议地点三、会议时间四、会议预计人数五、会议流程（流水账）做预算（拉清单）•一、交通费用（场地较远，集体接送）•二、场地费用•三、食宿费用•四、物资费用•会场：桌牌、横幅、挂旗、易拉宝等•人员：胸卡、胸花、领导人用绸带•会议资料：宣传单页、资料汇编、笔、笔记本等•备用药品：速效救心丸、降压药、邦迪、药水等急救或外伤处理药品•会议奖品：试用装产品、手机、电脑、旅游等（制作奖品牌）发会议通知一、报名通知a、时间、会议大致内容、大致地点b、人员限额、费用c、报名截止日期d、负责人员例：尊敬的市场领导人您好，本公司（内容）××会议将于×月×日——×月×日在石家庄召开，本期会议由于场地等诸多原因限制人数为×人，食宿费用×元，各体系领导人请您尽快统计人数将报名人员的详细信息（姓名、性别、联系电话、所属体系）于×月×日前报给××。二、会议通知a、时间、会议名称、地点b、注意事项(当地气候、着装要求、交通路线等)例：亲爱的伙伴您好，本公司（内容）××会议将于×月×日——×月×日在石家庄召开，地址：×××××，×日×点——×点报道，×日×点结束。注：如需参会者准备资料，请给予详细说明，在报名通知、或会议通知中酌情添加。成立会前筹备组•一、信息收集负责人•（参会人员相关信息等文案准备）•二、物资采购负责人•（物品准备）•三、外联负责人•（场地、车辆、外协公司）•四、接待负责人•（受邀人员的接待）姓名：性别：所属体系：联系电话：…….成立会务组•一、大会总指挥（总协调）•二、负责人•交通、（签到）住宿、餐厅、会场、礼仪、物资、财务、医疗•三、其他•音响师、照相摄像、主持人（热场主持人）晚会负责人•四、志愿者志愿者的管理与培训•志愿者明白要做什么，并且会做。是培训的结果•一场会议的成功离不开大会总指挥的管理与协调会议前准备•一、会前筹备组与会务组的交接•二、确定会议前的最后安排•会场、会议日程、时间、住宿房间数、餐饮、接送车人数及时间•三、会议用品的准备•会场、人员、会议资料、备用药品、会议奖品•四、会议场地的准备（提前一天）•场地设备的检查、会议用品的准备、会场的布置、安排房间的物品发放会议召开一场大会的成功总是伴随着无数个代表沟通和提前量的小会！！会前会：对将要召开的会议进行商议、安排会中会：确定第二天的流程和准备程度，对第二天的工作进行安排会后会：总结报到日•按体系或地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能迅速安排入住；•发房间钥匙、胸卡、资料、物品等；•房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；•将会议的具体安排（用餐及会议地点等）标出；以便参会人员了解会议日程•登记返程时间，并协助确认机票/订火车票；会后追踪一、汇总参会人员的建议、费用二、分摊三、总结四、反馈五、跟进