ERP50采购管理系统需求方案讲演稿

1 本源码下载地址：http://vip.hur.cn/采购管理系统需求方案介绍报告开场白：各位领导：大家好！今天由我来介绍****化学采购管理系统需求方案，本次报告讲解内容包括五部分：一、概述采购管理系统总体功能、系统目标。二、介绍****化学现行采购管理信息化应用情况和业务流程。三、分析****化学现行采购管理活动中存在的问题、形成原因，阐述日常经营活动中遇到的难点问题、重点问题以及期望目标。四、介绍****化学 ERP 采购管理系统的整体解决方案、业务流程、相关系统之间的业务联系和单据传递。五、介绍****化学 ERP 采购管理系统实施效果，给企业带来的管理变革和提升。首先我们讲述第一部分内容：第一个问题：采购管理系统总体功能：（打开需求规格说明书鼠标指向系统概述）：采购管理在企业中有很重要的作用。通过采购管理降低物料成本是企业增加利润的一个极有潜力的途径。采购也会影响库存，采购管理不当，会造成大量多余的库存，库存会占用企业的大量资金、加大管理成本。采购管理本身的好坏会影响供货的及时性、供货价格和供货质量，而这些都与企业最终产品的价格、质量和及时性直接有关。采购管理包括采购计划管理、采购订货管理、合同管理、价格管理、发票管理、供应商管理等内容。第二个问题：采购管理系统目标：（打开需求规格说明书鼠标指向系统目标）：采购系统帮助采购人员控制并完成从采购计划、采购合同直到合同跟踪全部过程管理，可有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最优秀的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本地执行，使企业具有最佳的供货状态。重点要实现的目标如下：l实现对供应商信息的动态管理和维护；l科学、准确、灵活地制定采购计划和采购策略，指导和规范企业日常的采购经营活动。l保证采购产品的及时准确，确保生产的持续进行；l实时动态地查询物资库存情况，避免盲目采购造成库存积压。l对企业采购计划的编制、审批、分配、下达进行监督和控制，对物资采购合同的编制、企业日常订货、到货检验、计量、入库、付款结算进行跟踪和追溯。接下来我们讲述第二部分内容：第一个问题：****化学现行采购管理信息化的应用情况：2 ****化学财务电算化工作开展以来，物资装备公司主要对日常的采购发票录入、审批以及采购结算工作实现了电算化，对企业中的采购计划管理、采购合同管理、采购订货管理、采购价格管理、采购计划和业务员的绩效考核管理以及供应商管理等大量的繁杂事务性工作依靠手工来完成，这种局面导致信息反馈比较缓慢，单据传递不及时、报表统计工作量大以及工作效率低下等现象，从一定程度上影响了企业的快速发展。结合****化学现行业务流程我们作如下具体阐述：第二个问题：介绍现行业务总体流程：（鼠标指向现行业务总体流程图）1.编制年度采购计划：生产管理部编制下年的生产经营综合计划——战研中心审批后下发给各个生产分厂——各个生产分厂依据下达的生产经营综合计划计算原料消耗数量，根据产量预算并编制全年采购以及资金使用计划上报战研中心——战研中心审批后下发给各分厂形成年度采购计划。物资装备公司依据下年的生产经营综合计划向财务资产部报次年采购计划及资金使用计划。 2.编制月份采购计划：⑴.各分厂材料员根据《下月产量生产计划》编制《物资月计划申请表》，记录材料名称、规格型号、单位、计划领用数量等信息。⑵.各分厂各工段向材料员申报领用物资，分厂材料员签字，先后由申报部门领导、归口部门、公司主管领导审批，签字后上报物资装备公司。⑶.物资装备公司计划员按照采购物资类别、规格型号、保管员以及采购业务员分类汇总成册形成物资月需求计划汇总表并与仓储保管员进行采购物资库存平衡工作确定净采购量。目前参与库存平衡的物资来源于动力分厂、氯碱分厂、树脂分厂、电仪分厂、检修分厂、质检环保中心和仓储中心申报的部门月物资计划。⑷.物资装备公司计划员依据物资采购的金额划分成不同的类别，采购金额在5万元以下的直接安排业务员进行零星采购；采购金额在5万元以上50万元以下的进行采购合同评审；采购金额超过50万元以上的交付战研中心组织项目招标、议标和项目合同评审。⑸.分配采购任务并下发业务员采购。对于月需求计划所采购物资，大多属于市内采购，业务员在一周之内将月计划所需物资采购完毕，填写采购清单，经过库管员点货、验货后签字，将货物入库。 3.对于临时采购计划。主要为项目、技措、大修计划。包括日常随时所需，月计划内未考虑的各类物资，主要为新增设备、工矿配件、仪器仪表、安装钢材、水暖阀门、电器材料、轻化建材等以及根据项目进度所需的各类项目材料，目前占临时计划的 2/3 量。l分厂各工段向材料员申报领用物资——各分厂材料员根据各工段申报物资情况，编制临时采购计划，填写申请单位、名称、型号、单位、数量、用途、供货时间，报仓库保管员签字————各工序将所需物资反馈给分厂负责申报计划的材料员处——材料员汇总审核签字——申报部门领导签字——归口部门领导签字——公司主管领导签字——物资装备公司计划员将审批通过的临时采购计划交付业务员采购。4.合同管理（鼠标指向子流程）当采购合同签定之后，物资装备公司档案管理员根据采购合同原件中的一些重要信息进行备3 查登记——归类——支付货款时进行合同查询。⑴.当支付供应商货款时，由物资装备公司采购员查阅合同档案，确定收款单位、付款方式、付款金额等信息，填写用款申请单，一式2份，一份留财务资产部备查，一份在办理完毕报销手续之后退回用款人。⑵.用款申请单填写完毕，由申请用款人签字，上报用款单位负责人（物资装备公司部长）签字，用款单位主管领导签字。⑶.采购员将签字的用款申请单和货物发票上报战略研究中心，由战研中心部长查阅合同档案，审批合同各项条款的执行情况。若审查无误，则由战研中心部长在货物发票上签字，表示同意付款；否则退回。⑷.采购员将用款申请单和货物发票上报财务资产部门进行审批，由财务资产部查阅合同档案，审批付款方式、付款能力以及财务结算等内容。若审查无误，则签字表示同意付款，通知出纳人员办理付款手续。 5.供应商管理（鼠标指向子流程）⑴.考察供应商。需要开发新的供应商时，由采购员对供应商的基本信息进行调查，了解其真实合法生产经营资格如营业执照、税务登记证、企业法人代码证或组织机构代码证、供应商提供产品名称、规格型号、技术参数、质量等级、年生产能力、质量认证情况以及售后服务情况、价格情况等信息，填写《供应商能力调查表》和《物资采购比较选择登记表》。⑵.供应商评估。物资装备公司负责对供方资格进行评定，负责组织设备机动部、生产管理部、质检环保中心、战略研究中心召开A类物资供方评审会议并作好记录。⑶.根据供应商评审记录和物资供方评审规则，由供应商评审委员会确定是否合格，对于不合格的供应商取消其供应货物的资格，对于评定合格的供应商，由物资装备公司档案管理员建立合格供应商档案。 6.采购发票管理签收货物发票和运费发票。⑴.供应商与采购员联系定期将货物发票、费用发票送达物资装备公司。⑵.采购员陪同供应商去仓储中心，由保管员在发票上签字，采购员填写采购清单。仓储中心填写采购入库单。⑶.物资装备公司专人负责将货物发票和费用发票输入计算机并进行审批。⑸.采购员凭审批之后的发票等原始单据去财务资产部办理报销手续，财务资产部将报销完毕的结算单（即申请用款单的第二联）交付采购员。⑹.物资装备公司专人根据仓储中心审批后的采购入库单和采购发票进行钩稽核对，完成采购结算工作并登记材料明细帐。通过以上现行业务的阐述，我们为****化学的勤奋、严谨和吃苦耐劳的敬业精神所感动，同时也发现了日常采购管理活动中存在的一些问题，发现了部门业务开展过场中面临的一些困惑和难题，各级领导关心的重点问题以及期望目标。这就是我接下来讲述的第三部分内容。第三部分：第一：日常采购管理活动中存在的问题：（鼠标指向管理中存在的问题）在前期现行业务详细调研过程中，我们发现日常采购管理活动中存在的问题如下： 1.物资月采购计划依靠手工汇总，工作量大、效率比较低，采购物资库存平衡方式比较落后，时效性比较差。4 2 各种采购计划（年度计划、月需求计划、临时计划）执行效果比较差，临时采购计划数量过多，缺乏强有力的监督和控制体系。 3.采购合同的执行状况缺乏可追溯性，表现在合同的编制—采购订货—货物检验计量—入库—结算—付款不具备可追溯性，缺乏监督和控制。 4.编制采购资金的付款计划缺乏依据。 5.物资装备部的采购结算工作职责划分不合理，发票的审批缺乏有效的监督和控制。 6.现行采购活动中，缺乏对采购计划的执行状态进行跟踪考核，缺乏对采购员的绩效考评体系，缺乏对采购员物资采购工作进度的信息反馈和管理。 7.在现行业务中，供应商评估方案缺乏科学性、可操作性，供应商评估指标比较粗放，没有量化，考核不够准确。 8.供应商管理和物资采购价格管理相对比较薄弱。第二、期望目标：l加强采购资金的管理。针对物资装备公司日常管理中存在的问题，面临的困惑以及期望目标，我们经过详细分析、充分讨论，结合我们以前的项目的成功经验，我们为****化学 ERP 采购管理系统提供了一套先进、科学、实用的解决方案。为实现预期目标，我们对现行的业务流程进行的一定的优化，并设计出相应的模块结构、相关的业务单据以及报表查询和统计分析功能。第四部分内容：介绍****化学 ERP采购管理系统的整体解决方案、业务流程、相关系统之间的业务联系和单据传递。第一个问题：整体解决方案建立完善的采购合同管理机制。l对各种订货合同的执行情况进行全程跟踪，以醒目标识标记合同的当前执行位置。l实时查询和统计企业对所有供应商付款的情况。l按日期、客户、业务员、采购部门、币别等多种条件查询应付帐款的明细和汇总数据，追踪每笔明细对应的发票等信息l按多种条件实时查询和统计所有供应商的最新应付帐款数据。实现对供应商动态管理的有效机制。l建立供应商档案，对供应商的产品结构、产品价格等进行分析。l采用多目标多级群体模糊评价法对供应商进行评估，群体的选择应考虑到智能个体；权重的分配应考虑不同个体的关注点。随着 ERP 系统运行稳定后，逐步加大智能个体的权重。l建立原材料从使用→领用→入库→质检→采购→供应商的追溯流程。采用科学的方法控制采购成本。l对 A 类原材料采用 MRP 经济批量定期订货法进行控制，对 B、C 类原材料采用 MRP 经济批量订货法进行控制。l对 A 类备品备件采用定期订货法进行控制，对 B、C 类原材料采用定量订货法进行控制。l建立科学合理的采购人员业绩考核评估指标体系，采取层次分析法进行考核。第二个问题：规划后的业务流程采购管理系统包括：采购计划管理、合同管理、采购订货管理、采购发票管理、供应商管理、5 付款计划管理等功能。现在我们看一下规划后的业务流程：（鼠标指向规划后的功能彩单） 1.采购计划的编制：（鼠标指向规划后的采购计划编制子流程）⑴.对于大宗原料或A类物资，由生产管理系统根据下月产量计划结合产品的配方结构展开计算出物料需求计划，进而由物料需求计划自动生成采购计划传递到采购管理系统。⑵.对于B、C类物资，由各分厂部门在生产管理系统中录入物资月计划申请表和临时采购计划，经过审批之后自动生成采购计划传递到采购管理系统。⑶.对于生产经营活动中的紧急计划或追补计划可以在采购管理系统中直接手工录入完成。各类采购计划的汇总和采购物资库存平衡在生产管理系统中自动完成，这样一来解决了我们现行业务中大量的采购计划依靠手工汇总，工作量大、效率比较低，采购物资库存平衡方式比较落后，时效性比较差的问题。原来从每月 18 日各生产分厂申报采购计划，到物资月计划的汇总、库存平衡，直到最终分配给业务员进行采购，需要一个周的时间才能完成。实施 ERP 系统之后，采购计划的汇总、平衡完全依靠计算机系统瞬间即可自动完成，为企业赢得了时间，节省了大量的人力、物力和财力，大大缩短了采购周期，采购计划的编制更加科学、有效。 2.合同追溯管理。（光标指向采购合同录入、合同列表）⑴.付款查询。帮助采购员随时掌握合同的执行状态