超市管理信息系统

超市管理信息系统系统设计说明书班级：财务管理0903小组成员：徐海平、黄俊文、钱彦霖、何计明、张成组长：徐海平时间：2011.5.11一：系统需求分析1.1：开发背景株洲某超市，成立于20世纪90年代初期。该超市连锁店采用统一采购，统一核算，统一配送的低成本经营方式。我研究的对象是该超市连锁店的一个分店，其规模属于中型超市。它占地面积约六百多平方米，拥有管理人员及职员八十人左右。主要提供日用百货、烟酒食品、各种肉类、蔬菜、水果等商品，品种上千种。因其经营规模的扩大，业务的扩张，必须引进先进的管理思想、方法和技术，以提高企业的管理水平，使该店实现在五年内发展成为一个大型综合超市的目标。为此，该连锁店提出，近期内要运用信息技术，建立起包括库存、人事管理的管理信息系统，以提高商品库存效率，简化人事管理，增加公司年度利润。如下图为超市目前的组织机构图图1－1超市组织机构图经过对超市整体信息、人员信息及工作状态信息的了解，分析超市现有的信息资源和设备及相关的信息需求，通过初步调查，可行性分析，详细调查后，重点是对采购管理业务、库存管理业务、销售管理业务的流程进行描述，我们拟出小型超市的业务流程图如下：经理前台收银人员采购管理人员库存管理人员销售理货人员系统内部实体系统外部实体业务处理表格/报表制作数据/文件数据传递过程功能描述存档图2－1业务流程图图例图2－2系统业务流程顶层图采购库存销售顾客主管资金管理供货商图2－3采购业务流程图图2－4库存业务流程图1.2：系统分析系统开发的目标是实现超市管理的系统化、规范化和自动化。这是在用户要求的基础上提出来的，经过对超市管理人员和业务人员的接触，我们了解到用户的要求：（1）．进销衔接：利用小型超市管理系统后，要求能够对整个经营过程进行有效监控，特别是一些自销产品的销售和总销售额的监控，能够及时地把销售情况反馈给进货部门，以便及时组织货源，满足顾客的消费需求，（2）．库存管理：通过本系统，能够清楚地看到企业库存的产品数量、存放地点等信息，对于库存减少或增加到一定量时能及时提出警告，提醒及时增加或减少库存。能够自动统计库存情况，使得采购部门和销售部门能够根据库存信息作出决策。从而减少和避免人工统计带来的统计误差和繁重的盘点工作。超市进货部顾客采购员主管报价单采购员采购员采购单采购单采购单统计表供应商财务库存供应商供应商主管询价报价单比价表审核库管员采购员出库缺货统计汇总缺货单销售员主管到货单还库入库月报表（3）．订单管理：围绕采购部门输入的订单能够通过管理信息系统一直跟踪下去，监控物流的各个过程。超市能够做到以销定购，合理分配采购资金。（4）．采购管理：根据销售情况和超市现有库存及资金分配计划，制订出相应的采购品种数量、采购顺序等计划。（5）．销售管理。能够根据商品销售情况及时汇总销售收入，对资金的回笼和分配做到决策人员心中有数、有的放矢。（6）．资金管理。能够根据商品销售情况及时汇总销售收入，实现资金快捷配置。1.3：系统可行性分析.管理上的可行性本系统采用基于Windows的图形用户界面，而该系统是大家熟悉的操作系统，对于那些有一般的计算机知识的人员就可以轻松上手。而整个超市管理系统采用最友好的交互界面，简介明了，不需要对数据库进行深入的了解。由此，该系统的操作是可行的，有必要开发该系统。技术上的可行性要求系统开发人员能够熟练运用VB、VF等编程语言，并需要计算机一台。目前技术人员已经掌握这些编程语言，学生实验室由多台电脑供学生使用。因此，本此系统开发在技术上是可行的。经济上的可行性现在已有一部分计算机等所需设备，可以充分发挥作用，节约不少设备资金，其余开发人员费用由连锁店支付。综合以上三方面，该系统具有很高的开发可行性，无论是从技术上或者经济上还是操作上。因此，可以设计该系统的数据流程图，建立数据字典。1.4：系统开发应用的关键技术及软件说明本系统开发混合采用结构化系统开发方法与面向对象的开发方法，结合两种开发方法各自的优势进行系统开发。对原来的库存管理系统进行改进，使之能为公司提供强大的管理支持和查询服务，具体完成以下功能：·库存输入·库存修改·库存查询·库存处理系统实现后，由计算机系统代替原来烦琐的人工档案管理，能完成以下功能：·档案查询·档案更新·档案输出二：系统功能设计2.1系统功能：本系统的逻辑模型主要是以系统的数据流离转徙和数据词典为主要描述工作。即在对超市信息管理和业务流程进行分析和研究的基础上，超越现有组织机构和业务分工所造成的信息障碍，完全从业务管理功能和管理对象出发，按信息系统中应有的数据流和数据结构来勾画系统的概貌，把收集到的数据调查表，利用数据分析方法和工具，如U/C矩阵法等，加以汇总、整理、分析，得到系统的逻辑功能、数据资源和数据流程的情况。上述讨论的数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总框架而缺乏详细、具体的内容。数据字典通过对数据流、数据元素、数据存储、加工、外部项的描述，对数据流图的各种成分起注解、说明作用，给这些成分赋以实际的内容举例说明如下：表2－1数据元素字典数据元素系统名：超市信息系统编号：条目名：供货商别名：属于数据流：存储处：D1存档文件数据元素值：代码类型：字符取值范围：1-100简要说明：供货商提供给超市商品修改记录：编写日期审核日期表2－2数据流字典数据流系统名：超市信息系统编号：条目名：采购别名：来源：供货商去处：采购部门数据流结构：采购={商品编号+商品名+供货商名称+采购员工号}简要说明：采购部门根据请购单向供货商采购商品。修改记录：编写日期审核日期表2－3数据存储字典数据存储系统名：超市信息系统编号：条目名：入库清单别名：存储组织：二维表记录数：50条/月主关键字：商品号数据流结构：入库商品号，入库商品名称，入库日期简要说明：当入库商品入库时打印入库清单修改记录：编写：日期审核日期表2－4数据加工数据加工系统名：超市信息系统编号：条目名：定购单制作别名：输入：输出：加工逻辑：将主管领导批准的请购单，制作成定购单，以提供给库存、财务部门及供货商简要说明：由采购部根据请购内容制定定购单修改记录：编写日期审核日期2.2系统流程图：（1）根据系统分析的结果，按照结构化的系统设计方法，对系统的数据流图采用变换中心法或事务中心法进行分析，对系统功能进行层层分解，得到系统的总体功能模块图及各模块功能结构图(HIPO图)图3－1系统总体功能模块图超市管理信息系统前台POS销售后台进销存管理基础数据录入商品流转经理查询图3－2基础数据录入模块图图3－4采购管理功能模块图图3－3商品流转功能模块图商品代码管理基础数据录入录入维护部门编码供货商档案商品信息查询商品档案商品信息修改商品信息更新商品流转采购管理库存管理销售管理资金管理计划管理采购管理分级进货一次进货进货查询三级账录入合同确认物价确认仓储员确认一次入库仓储员确认进货统计汇总商品综合查询库存管理出库管理盘点管理库存盘点报告单供货商库存明细帐库存查询库存盘点情况库存盘点报告表库存分布情况库存余额统计图3－5库存管理功能模块图有了HIPO图，接下来便要进行IPO图的编制，IPO图实际上是一张图形化的表格，它描述了分层图中每一个模块的输入输出关系、处理内容、本模块的内部数据和模块的调用关系。在系统设计中，每一模块必须有相应的IPO图作为设计结果的描述。下图给出了询价管理模块的IPO图，以做示范。IPO图系统名：超市信息管理系统制图者：梁卓勋模块名：询价管理日期：2004-11-13备注：图3－6询价管理IPO图由下列模块调用：采购管理调用下列模块：询价单新增询价单修改询价单查找询价单打印询价单删除输入：请购文档数据供应商文档数据询价文档数据输出：处理内容：如要发新的询价单，则调用询价单新增模块；如要修改存盘的询价单，则调用询价单修改模块如要打印当印当前或已存在的询价单，则调用询价单打印模块如要删除已存在的询价单，则调用询价单删除模块内部数据元素：（2）系统硬件设计：为了提高系统的可靠性、可扩充性和可维护性，及目前成熟的组网技术，我们设计该网络为局域网模式。基于10M/100M双绞线以太网（或者10M/100M细缆以太网）的客户/服务器系统。该局域网设计有6台PC机、4台打印机和UPS电源设备若干分别提供给采购单元、库存单元、销售单元、财务单元和经理办公室做相关工作，5个POS机提供线销售单元做前台销售，一台高配置的服务器做中心服务器，一个32口100M带宽的集线器做网络集线器和四个8口10M带宽的集线器做各单元内部网络集线器。计算机之间连接的传输介质全部用5类双绞线。网络物理结构为星型结构．如图3－7（3）系统实体关系图系统涉及到的实体商品：{商品号、商品名称、规格、单位、价格}商品分类：{商品分类号，商品分类名称、规格、单位}供应商：{供应商编号、供应商名称、传真、电话、联系人、地址、邮编}报价单：{报价单号、报价日期}报价细则：{报价单号、商品名称、规格、单位、单价、产地}询价单：{询价单号、供应商名称、传真、联系人、询价日期、报价截止日}询价细则：{询价项次、商品名称、规格、单位、交货期、交货地点}请购单：{请购单号、请购部门、请购日期、备注}请购细则：{请购单号、请购项次、商品名称、规格、单位、请购数量、需求日期}订购单：{订购单号、订购日期、供应商名称、传真、联系人、付款条件、交货地点、交货期、备注}订购细则：{订购项次、商品名称、规格、单位、订购数量、单价、金额}库存单元财务单元终端WS终端WSHUBHUB销售单元HUB经理办公室交换式HUB中心服务器打印机POS机WSWSWS采购单元POS机POS机POS机图3－7超市信息管理系统的物理结构图采购员：{工号、姓名、性别、职务}应付账：{付账编号、付账总额、商品号}折扣规则：{商品号、折扣率}入库单：{入库单号、入库日期、入库员工名称、库管员名称}入库明细：{商品名称、规格、单位、入库数量、单价、金额、入库时间、供应商名称}库存信息：{商品号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、警戒库存、存放位置}还库单：{还库单号、还库日期、还库员工名称、库管员名称}还库明细：{商品号、商品名称、规格、单位、还库数量、单价、金额、还库时间}领货员：{工号、姓名、性别、职务}出库明细：{商品号、商品名称、规格、单位、入库数量、单价、金额、出库时间}出库单：{出库流水号、出库日期、领货员工名称、库管员名称}库管员：{工号、姓名、性别、职务}（4）概念设计图3－8采购管理和仓储管理单元基本E－R图入库定购报价询价组成组成出库单库管员输出组成出库明细供货商订购单应付账组成报价细则回复询价细则询价单请购细则组成请购单订购细则入库明细报价单合计提供提出领货领货员还库明细库存信息输入还货输入1N1N11N1N1N11N1NNN1N1NN11N1N1NN11参照折扣规则商品NN1N1入库单组成N还库单组成1NN采购员NN组成商品分类组成1N(5)逻辑设计采购管理和仓储管理的基本E－R图经过转化、关系模式的规范化，消除关系中的函数依赖和传递依赖，得到如下关系：商品：{商品号、商品分类号、商品名称、规格、单位、价格、供应商编号}商品分类：{商品分类号，商品分类名称、规格、单位}供应商：{供应商编号、供应商名称、传真、电话、联系人、地址、邮编}部门：{部门编号、部门名称、员工编号、备注}员工：{员工编号、员工名称、职务、部门编号}报价单：{报价单号、供应商编号、报价日期}报价细则：{报价单号、报价项次、询价单号、询价项次、商品号、供应商编号、产地}询价单：{询价单号、供应商编号、采购员工号、询价日期、报价截止日}询价细则：{询价单号、请购单号、请购项次、商品号、交货期、交货地点}请购单：{请购单号、采购员工号、请购日期、备注}请购细则：{请购单号、请购项次、商品号、请购数量、需求日期}订购单：{订购单号、订购日期、供应商编号、采购员工号、付款条件、交货地点、交货期、备注}订购细则：{订购单号、订购项次、请购单号、请购项次、商品分类号、商品号、订购数量