新员工费用报销手册-(新员工入职培训)

财务部费用组2018年5月一、费用报销流程.....................................3二、销售人员报销编制................................6三、工程师、市场专员报销编制....................17四、内务人员报销编制...............................28五、费用报销注意事项...............................35六、EAS系统报销单录入操作........................39费用报销流程图复审总账会计DC：骆穗兰&周颖ICU：郑少丽初审郑孟娜&明妙&陈子雯&郑佳苗付款马丽君&张萍萍报销人每个月15号3个工作日3个工作日3个工作日终审罗晓川钟奇聂冬连刘贵堂艾华艳6个工作日3报销单流转环节初审终审付款初审1.发票合法性审核;2.发票合理性审核;3.报销单封面内容审核;4.报销单附件内容审核;5.EAS协同系统审核。复审1.发票合法性复核;2.发票合理性复核;3.报销单封面内容复核;4.报销单附件内容复核;5.EAS协同系统复核。与报销人沟通是否有合理解释，并剔除不合理费用。登入员工报销一览表（Debit-员工）。报销人根据报销单和借支单核对，15个工作日内可与财务查账，过期不再处理。复审费用类别解释一般费用（常规）：有周期性的报销（如：每月、每季、每年需报的费用）定额费用（常规）：每月报销，并且金额固定不变一般费用（非常规）：除常规、定额以为的报销，没有固定性、周期性展会费用（非常规）：与展会、会议相关的培训费用（非常规）：与培训相关的投标费用（常规）：与投标相关限额费用（常规）：针对内务人员的小报销报销单“费用科目”解释销售人员_报销单种类1.通讯费（限额内实报实销）2.CRM行程记录:城市间交通费住宿费餐费补贴业务招待费办公费投标、展会费等快递费市内交通费补贴自驾车补贴外地房租补贴定额费用常规费用非常规费用销售人员_定额费用收集发票:市内交通发票城市间交通发票住宿发票快递费发票机动车发票办公用品费用每月做报销每月15号前，交上月报销单按员工固定标准销售人员报销单表样——定额费用销售人员_常规费用-1.通讯费通讯费发票类型：城市间交通发票市内交通票住宿发票销售人员_常规费用-1.通讯费通讯费发票类型：城市间交通发票市内交通票住宿发票销售人员_常规费用-2.差旅费CRM差旅行程登记表发票类型：城市间交通发票住宿发票大巴发票市内交通发票按员工固定标准每月做报销每月15号前，交上月报销单注意!!!餐补：30元/天；有住宿有餐补，无住宿无餐补销售人员报销单表样——常规费用销售人员_非常规费用费用发票事先申请发票类型：正式餐饮发票娱乐发票办公用品发票住宿发票交通等发票按发票类别粘贴；发票按各消费场所整理粘贴好，发票和报销单上无须加任何注释；强调：销售人员_非常规费用单不同费用和类型分别做报销！业务招待费用每月单独做一张报销单1办公费（销售日常办公，非交际应酬）每月单独做一张报销单2展会会议投标等每月单独做一张报销单3快递费用（货物、文件）每月单独做一张报销单4销售人员报销单表样——非常规费用工程师、产品专员_报销单种类1.通讯费（限额内实报实销）2.CRM行程记录:城市间交通费市内交通费住宿费餐费补贴业务招待费工具、小配件运费外地房租补贴定额费用常规费用非常规费用工程师、产品专员_定额费用收集发票:市内交通发票城市间交通发票住宿发票快递费发票机动车发票每月做报销每月15号前，交上月报销单按员工固定标准定额报销示例工程师、产品专员_常规费用-1.通讯费通讯费发票类型：城市间交通发票市内交通票住宿发票工程师、产品专员_常规费用-1.通讯费通讯费发票类型：城市间交通发票市内交通票住宿发票工程师、产品专员_常规费用-2.差旅费CRM差旅行程登记表发票类型：城市间交通发票市内交通票住宿发票按员工固定标准每月做报销每月15号前，交上月报销单打的费标准!!!的士票必须是原票，如不能提供原票报销，需先给部门经理签字批准。出发时间（以下点数前）到达时间（以下点数后+途中正常路程时间）早（20元）9:008:00午（30元）13:0012:00晚（30元）19:0018:00例：出发时间：13:05无午餐餐补。例：出发时间：18:30有晚餐餐补。餐补划分标准餐补可用发票：差旅票、的士票、机动车等。不可以用餐票！常规报销示例工程师、产品专员_非常规费用单不同费用和类型分别做报销！业务招待费用每月单独做一张报销单1办公费（销售日常办公，非交际应酬）每月单独做一张报销单2工具、小配件每月单独做一张报销单3快递费用（货物、文件）每月单独做一张报销单4工程师、产品专员——报销单提交流程录单：在EAS系统/财务会计/费用报销单新增提交：提交EAS系统已录入费用报销单查询：找到已提交的单据号交单：交单给财务部-郑孟娜、明妙、陈子雯附件：发票、CRM差旅行程单等打印：打印EAS系统费用报销单EAS费用单据操作注意!!!EAS费用报销单，适用：广州组工程师，产品专员广州组外的工程师费用报销单，参照销售人员报销单编制内务人员_报销单种类外勤加班打的公司常规费用业务招待费出差费用新员工入职体检常规费用非常规费用加班至22:00后打车、外勤注：车票需凭原票实报实销，报销周期为一个月一次。附件纸上备注：日期；外勤：哪里到哪里；金额。内务人员——常规费用打的费标准新员工入职体检注：“费用支付部门”选择“管理中心”，特指新员工入职体检费用。内务人员——非常规费用内务人员出差内务人员——非常规费用注意：参加展会会议的，则费用类别选“展会费用（非常规）”参加培训的，则费用类别选“培训费用（非常规）”内务人员——报销单提交流程录单：在EAS系统/财务会计/费用报销单新增提交：提交EAS系统已录入费用报销单查询：找到已提交的单据号交单：交单给财务部-郑孟娜、明妙、陈子雯附件：粘贴相关附件，如：发票等打印：打印EAS系统费用报销单EAS费用单据操作发票报销基本要求_报销人注：普通发票抬头和纳税人识别号一定要填，缺一不可；专用发票全部开票资料都需提供。发票报销基本要求_报销人附件纸_贴票表样在绿色区域贴发票城市间交通费300元黄色区域(凭证装订区域)不要在此处贴票写备注区域同一类发票，粘在同一页注：附件纸使用白纸，不能用环保纸。附件数=附件纸的张数≠发票张数的士票粘贴规范关于广深火车票的注意事项：记得将IC卡换成报销凭证哦~费用报销相关制度(重点解读)EAS报销单录入操作1、登陆EAS录入：用户名:中文名密码:初始密码（首次登陆后可自行修改密码）2.1、切换组织菜单\系统\切换组织\信息提示窗口,,点击确定\组织切换窗口,点击确定.EAS报销单录入操作2.2、费用报销单新增财务会计\费用管理\费用报销单,双击“费用报销单新增”EAS报销单录入操作3、录入——费用报销单新增，页面字段说明⑴名称：报销单（由系统自动生成）⑵报销人：默认为登陆的用户名⑶申请日期：默认为系统当天日期⑷申请人部门：默认为登陆的用户名所在部门⑸紧急程度：默认为低⑹费用支付部门：默认为登陆的用户名所在部门⑺支付方式：默认为现金（一般个人报销选“现金”）⑻附件数：填写此份报销单的贴发票的附件数（CRM行程不计在附件内)⑼币别:人民币(报销单选人民币)⑽费用类别:按报销类型（常规、定额、非常规等）选择⑾业务类别：按实际报销事项（销售、管理等）选择⑿费用明细：按发票类型（市内交通费、差旅费等）选择EAS报销单录入操作进入“费用报销单”以新员工入职体检报销作示例EAS报销单录入操作录入——选择对应的：费用类别、业务类别、费用明细、日期、附件数、金额等选项EAS报销单录入操作完成录入EAS报销单录入操作点击“保存”后，再点“提交”系统自动给单据编号:EV01-201404-355EAS报销单录入操作在费用报销单查询中,找到已录好的报销单:EV01-201404-355EAS报销单录入操作点击:“打印”按钮选打印模板（写着“Print”字样,这个模板）点“确定”EAS报销单录入操作显示打印预览EAS报销单录入操作作废单据:点击“废弃”按钮EAS报销单录入操作点击待删除的单据所在任意一行再点击点击“删除”按钮EAS报销单录入操作