02时间管理

时间管理TimeManagement建立积极人生态度，取得个人最大成就设定SMART目标，妥善计划以达成目标根据事情重要性和紧急度决定优先次序运用工具和技巧以减少22项时间浪费时间管理帮助制定成功策略，提高目标与时间管理技巧，引进新的工作方法和生活习惯，以提高效能和效率。课程目标认识时间管理目标与计划优先管理自我组织时间管理课程大纲第一代时间管理——备忘型第二代时间管理——规划型第三代时间管理——效率型第四代时间管理——重要型时间管理最新时间管理理论——求得内心的平静时间管理决定成功的因素有哪些成功是因为态度我是我认为的我我是一切的根源不是不可能，只是暂时还没有找到方法*山不过来我过去决心决定成功天助自助者每天进步一点点太棒了！时间管理•成功态度成功的规律时间管理忙茫盲时间=控制事件管理行为安排次序时间管理控制有序加倍产出时间管理•概念一系列事件时间管理自我调查*测试时间：10分钟时间管理弱项分析时间管理练习10观看影片——TIMEISLIFE从片中学到了哪些具体的时间管理技巧（请结合工作谈谈体会）简报时间：10分钟小组讨论时间管理片中的时间管理技巧列出目标及订下先后次序长远、短期（半月内）/工作、生活/头脑风暴/ABC（A重大价值）列出每天该做的工作项目早上或回家前/不用便条/放在显眼固定地方/随身携带/及时修补/不要过于频密/ABC/善用时间而不是划掉/委托/善用等待/不要成为奴隶由A开始而不是C二八法则/丢弃低价值/AC变化/时间花在思考而非习惯上我该怎样善用目前的时间问：“如果不做C会有什么结果”/上司交办不全是A/分类、C抽屉文件只处理一次减少订阅/不要搬弄文件/储存处理信件/速读、读标题/电话比较直接DOITNOW瑞士奶酪法/学会说不妥善计划优先管理有效授权自我组织时间管理•四大原则时间管理四大原则-有效工具-核心理念-管理手段-具体实践在你决定行动路线之前，需要知道目标是什么ABC时间管理•目标设定狮子该走哪条路线来抓取猎物时间管理•目标设定Specific具体明确的Measurable可衡量的Attainable,Achievable可达成的（Agreed,Actionable同意的，有行动计划的）Realistic,Reachable实际的（Relevant,Resultant有关的，以结果为导向）Timelimited/bound有时间限制的时间管理•目标设定目标设定的SMART原则SMART目标Who主语开头（我或责任人）使用动词（降低/发展/增加/赚）What结果（量/质/成本）When完成时间Where条件限制/（How计划）例：我要在35岁前赚到100万人民币时间管理•目标设定SMART目标的元素长期目标中期目标短期目标月/周/日/即时目标5~10年3~5年1~3年妥善利用每一天终极目标组织总目标分公司目标部门目标员工目标剥洋葱法时间管理•妥善计划目标金字塔锦囊的内容个人资料/年历/年计划表/月计划表/周计划表/日历/日计划页/备忘页/项目管理/收支记录/亲友喜庆备忘录/通讯录/网址录/国内主要城市电话区号及邮政编码/国家或地区代码及时差/度量衡换算表/地图/夹套…锦囊的特点系统活页夹/计划工作库/全局视觉化锦囊的优点计划性/整体观/可查核时间锦囊是自我组织管理和自律的重要实用工具，建议不用便条纸、只用一本、随身携带、经常翻阅、及时修补时间管理•妥善计划时间锦囊（Diary）妥善计划优先管理有效授权自我组织时间管理•四大原则时间管理四大原则20重要性紧急性[1][3][2][4]重要紧急不重要不紧急紧急不重要重要不紧急•干扰事项•不速之客•电话/会议•信件/电邮•救火救灾•危机处理•顾客投诉•严重冲突•故障停机•琐碎事务•重复工作•无谓争论•消磨时间•防止危机•战略规划•能力提升•激励士气•建立关系时间管理•优先管理轻重缓急的优先管理•原料短缺•产能不足•领导检查•员工离职•水管爆裂•流程再造•改进产能•赚钱理财•锻炼身体•修生养性在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系:80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出投入产出80%20%20%80%时间管理•优先管理20/80法则（帕列托Pareto法则）——最省力的企业成功与个人幸福法则80%的营业额（利润）出自于20%的客户（产品）80%的产量来自于20%的生产线80%的绩效来自于20%的员工80%的病事假是20%的员工请的80%的权利、金钱集中在20%的人手里80%的阅读时间化在20%的书报上80%被点中的是菜单上20%的菜80%的电视收视率来自于20%的频道……时间管理•优先管理20/80法则举例观看影片——要事优先从片中学会优先处理重要的事情平衡工作和生活时间管理列出工作/生活中优先处理事情的实例对“昨天的工作/生活”确定其事件属性练习60%15%25%15%25%60%事情价值实际消耗时间ACBA专心处理B授权C授权或清理时间管理•优先管理时间利用的价值分析（ABC分析）时间管理•优先管理专注于能产生80%效益的20%关键工作次要任务少花精力，放弃或降低工作成本常规作业流程不断简化和改善以提高工作效率十鸟在林，不如一鸟在手每位员工都应该谨防确定优先次序的误区你懂的事你喜欢的事叫得最响的人按先后发生次序容易或费时不多筹划好或排定时间知道如何最好进行还有一分钟到最后期限时间管理•优先管理1.是否能帮助我达成人生某些重要目标2.是否与我的事业密切相关，或对我的身心健康很重要3.是否可使我更上一层楼；不做，是否会阻碍我的前程4.是否能增进我的知识，帮助我发挥潜能5.是否是某个我无法忽视的人郑重交办的6.是否对我所关心的人很重要7.是否他人无法帮我完成假如得不到一个“是”的答案，就不值得列入重要事项时间管理•优先管理确定优先次序的七问DoTheRightThingDoTheThingRight有所不为才能有所为时间管理•优先管理时间管理•四大原则时间管理四大原则妥善计划优先管理有效授权自我组织1.贪求过多/追求完美2.承诺太多，没能说“不”3.犹豫决定/错误决策4.拖延耽搁/中途放弃5.欠缺明确目标/计划/控制6.缺乏系统7.缺乏自律8.事必躬亲，无效授权9.沟通欠佳/无谓争论10.缺乏技能11.不速之客时间管理•自我组织12.电话干扰13.会议过多/失效14.社交应酬15.信息庞大/不充分16.工作环境杂乱无章17.琐碎事务/文山书海18.人手不足/能人不够19.危机及缺乏处理方法20.缺乏政策/繁文缛节21.混淆责任/权力22.下午精神不振二十二种最大的浪费时间现象需求作祟没有系统组织能力时间估算不切实际授权问题讨好别人，不懂拒绝时间管理•自我组织贪求过多的成因不要凡事追求完美不是每件事都必须做一次只做一件事情训练准确估算时间克服授权障碍，尝试委派抑制自己，学会说“不”时间管理•自我组织贪求过多的解决方法记住：不能拒绝，就会受别人时间表的控制克服心理和情面障碍坏唱片法拒绝四部曲时间管理•自我组织积极倾听婉言回绝提出理由变通之计承诺太多，没能说“不”学会说“不”拖延的借口“它太难了!”“它太令人感到不愉快了!”“我现在没心情做这件事!”“期限未到，急什么？”“我在压力下工作绩效较佳!”“目前我很忙，匀不出时间做那件事！”“兹事体大，我怎么能贸然采取行动？”“在行动前，我要先休息一下!”时间管理•自我组织拖延耽搁/中途放弃分类，按事件等级立即处理（DoItNow）避免堆积有待解决的公文，今日事今日毕先做不喜欢的事（贾琪·华德定律）设定时限，公开，奖励机制减少闲聊和白日梦时间一气呵成时间管理•自我组织拖延耽搁/中途放弃拖延问题的解决措施日期今日主要目标：工作事项次序ABC所需时间何时处理处理情况注：•处理情况以符号说明：·进行中已完成X已取消已延期已授权•菜单要简单明了并定期检查时间管理•自我组织欠缺明确目标/计划/控制日工作执行清单成为“歧视主义者”把访客转交给别人善用非语言和谈话地点串通好的干扰预设时间限制迅速找出企图直截了当告之“没空”时间管理•自我组织应付不速之客的打扰时间管理•自我组织年收入（万元）年工作日（天）天工作时间（小时）每天价格（元）每小时价格（元）每分钟价格（元）2250880100.1732508120150.2542508160200.3352508200250.4262508240300.5072508280350.5882508320400.6792508360450.75102508400500.83时间值多少钱“嗨，Ｌｉｌｙ，终于抓到你了！你已经没办法避开我了！猜猜我是谁？再猜，给你三次机会。老公和孩子怎么样？今天上海的天气如何？你有没有听到那个XX消息？哇，真是令人震惊，不是吗？现在我讲到哪里了？啊，这个月的销售……”时间管理•自我组织电话告知可打时间过滤来电，使用留言暗示结束，预设时限发现需求，紧扣主题直截了当挂断电话时间管理•自我组织集合时间处理分类分批处理助理代劳，使用免提开门见山，目的明确话不过“三”电话处理宗旨：短时间达到目的，与会者满意时间管理•自我组织会前准备5W（whatwhenwherewhywho）主持会议1H—认清目标/紧扣主题/掌控进程/陈述发问/引起互动/维持秩序会议结束1A—总结评估，会议纪要，任务分工，检查行动开有效的会5S整理整顿清扫合理化清洁时间管理•自我组织职务说明书的要素基本信息工作关系工作目的工作职责绩效标准职务权限任职资格……时间管理•自我组织时间管理•自我组织时间精力曲线9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:00ACBABC平衡法有一些水和一堆大石头、黄沙、小石子，要装在一个容器内，如何装才能把容器装得最满？时间管理•自我组织游戏——装桶设定明确目标，进行有效分解计划每日活动，设定完成期限分清优先次序，重要工作优先尝试委托他人，放弃第四象限自我组织管理，避免时间浪费地理经济/比赛心情/创造时间区/逆势操作（5点俱乐部）/想法偷懒……时间管理时间管理基本技巧尽情休息发展兴趣奖励自己时间管理工作节奏合理安排工作狂人，并不推崇时间浪费，尽量避免每日行事，认真规划程度划分，重要优先适时委派，立刻放弃掌握时机，控制拖延专心致志，事务确切工作现场，保持整洁时间管理时间管理八大法则