LD-7时间管理和授权

6时间管理小故事•有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”《匆匆》——朱自清•“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他便从遮挽着的手边过去；天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞过。等我睁开眼和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来日子的影子，又开始在叹息里闪过了。”你的时间够用吗？美国专门研究时间管理的学者麦肯斯对100名经理人的调查结果表明：仅有1人认为有足够的时间，99%的企业家都处在巨大的时间压力之下；10人认为需要10%的额外时间；40人认为需要25%的额外时间；其余的人认为需要多于50%的额外时间。你的时间够用吗？据一位厂长统计，平均每天约有•36%的时间用于召开或参加会议；•20%的时间用于批阅处理各类文件；•30%的时间用于到一线检查工作、听取汇报和接待来宾；•14%的时间用于职工来访；•平均每天工作10个小时以上。•具体、繁琐的事情牵涉了他们太多的时间和精力，使他们疲于奔命，穷于应付。美国管理学家德鲁克：“高级主管能自由运用的时间，大概只有四分之一。就是说，他只有四分之一的时间用在重大的事务上，能用在有所贡献的事务上，能用在他应该做的事务上。”他们有四分之三的时间不能自行控制，他们往往身不由己，工作常常被他人打断。时间的价值◆达尔文的捍卫者，英国博物学家赫婿黎：“时间是最不偏私的，给任何人都是二十四小时，同时时间是最偏私的，给任何人都不是二十四小时。”◆时间具有有形和无形的价值。◆浪费自己的时间，等于是慢性自杀。◆浪费别人的时间，等于是谋财害命。事实上：●时间对每个人都是平等的；●每个人都有相同的时间；●但时间在每个人手里价值却不同。你的时间价值几何？你的时间价值是多少，你计算过吗？请根据下表来计算一下你的时间价值：年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83何谓时间管理？时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效地利用可以支配的时间。◆时间就是生命，时间就是金钱。◆人们往往是重视生命，乐于理财，而忽略了时间管理。◆善用时间，就是善用自己的生命!时间管理的目的•时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效,即效果、效率、效能。（1）效果——是确定的期待结果；（2）效率——是用最小的代价或花费所获得的结果；（3）效能——是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。时间管理理论的历史演进•第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。这一理论的最大缺点，是没有“优先”概念。虽然每作完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。所以，所完成的事必要而非重要的事。它是积极的，但却是被动的；它是一种良好的习惯，但未必是科学的方法。•第二代理论强调的是计划与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。这一代理论使人的自制力和效率有所提高，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。•第三代理论是目前最流行的，讲究优先顺序的观念，也就是依据轻重缓急设定短、中、长期部标目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这一代理论虽然有了很大的进步，讲究价值观与目标，但过分强调效率，把时间崩的死死的，反而会产生副作用，使人失去增进感情、满足个人需要及享受意外的机会；拘泥于逐日规划行事，视野不够广阔，纠缠于急务之中，难免因小失大，像是拾到芝麻丢了西瓜。•第四代理论是前三代理论的基础上，兼收并蓄，推出陈新，以原则为重心，配合个人对使命的认知。将事情分成重要紧急、重要不紧急、不重要紧急和不重要不紧急四类，当事情进来，先归类判断是属于哪一类，就知道要不要花时间或花多少时间是合宜的。每天的可运用时间段◆大块时间：◆零碎时间：◆固定时间：◆安静时间：◆弹性时间：◆交通时间：时间的划分（1）工作或学习时间时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。（2）休闲时间休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。（3）家庭时间家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。（4）个人时间个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。（5）思考时间思考时间就是思考未来的时间。思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。一个活到72岁的美国人一生的时间分配•睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅游6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年柳比歇夫时间管理法（时间管理的记录统计法）柳比歇夫时间管理法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日，对个人时间进行定量管理而得名的。这种方法建立在数字统计的基础之上，重点是对耗费时间的记录进行分析，使人们能正确认识自己的时间利用状况，并养成管理自己时间的习惯。要想管理自己的时间，首先要了解自己时间的消费状况，这就需要把自己的时间消费如实记录下来，经过分析，从中找出浪费时间的因素，对症下药，制订出消除这些因素的措施，达到管理时间的目标。柳比歇夫时间管理法的注意要点是：•保持时间记录的真实性、准确性。真实是指工作现场的记录，而不是补记的。准确是要求记录的误差不大于15分钟，否则记录就无使用价值。•切勿相信凭记忆的估计，人对时间这种抽象的记忆是十分不可靠的。•选择的时间记录区段要有代表性。•及时调整时间分配计划。在检查时间记录时，要找出上一时间计划时间与实耗时间的差，并以此为根据，对下一段的时间耗用予以重新分配。•坚持就是成功。优先顺序矩阵法柯维领导中心创始人史蒂芬·柯维：优先顺序=重要性※紧迫性重要的事ⅡⅣ1、危机事件2、顾客投诉3、出席重要会议4、接待贵宾5、拟订工作目标6、讨论人事任免事宜7、走访慰问客户8、体检9、接待不速之客10、未预约电话11、邀请列席某个会议12、同学临时宴请13、给学生调查问卷回复14、参加社区的游园活动15、阅读下属单位的月报16、视察厂区环境ⅠⅢ不重要的事紧迫的事不紧迫的事时间如何配置？•不合理的时间配置•明智的时间配置Ⅰ—45%Ⅱ—5%Ⅳ—15%Ⅲ—35%Ⅰ-20%Ⅱ-65%Ⅲ—15%Ⅳ1%80/20时间管理法80/20时间管理法的原理：通常情况下，重要的事物只占少数约20%，琐碎的事物或次要的事物占多数约80%。倘若能掌握并做好那些的只占20%的重要的少数事物，则能获得80%的成效；但若是将经历放在那些占80%的琐碎的或次要的多数事物上，那么，最多只能获得20%的成效。同样，只要把80%的时间和精力用在20%的工作上，往往能取得事半功倍的效果。80/20原理示意图：80%的时间20%的时间20%的成效80%的成效琐碎的多数事物重要的少数事物生产生产ABC时间管理法◆分类——分析自己要做的工作，对每项工作逐次提出三个问题：（1）能不能取消这项工作？（2）能不能与其他工作合并？（3）能不能用简单的东西代替？在前一天晚上将第二天工作划分为特殊工作和日常工作两类。特殊工作是那些必须做的工作分成，可分为ABC三类。A类约占工作的20-30%。列入A类的工作事项必须同时具备有效性、关键性、重要性、迫切性，这类工作完成与否事关重大，影响全局；B类约占工作的30-40%，在重要性和迫切性上不如A类，也不会产生严重后果；C类约占工作总量的40-50%，这类事项部重要也不迫切。一般来讲，处理A类工作应占全部工作时间的60-80%。◆排序：确定ABC类工作的进行顺序，填入ABC工作分类表中。◆实施：将全部精力先投入A类工作，直至完成或取得预期效果后，转入B类工作。C类工作不必亲自去做，可安排下属去做。如果这类工作属于催办事项，可列入B类。◆检查：定期或不定期检查一下自己制作的ABC分类表记录，发现问题，及时解决。浪费时间的内在与外在因素◆内在因素应付危机计划欠妥贪求过多事必躬亲条理不清欠缺自律无力拒绝做事拖延协调不力会议太多……◆外在因素电话干扰不速之客用人不当社交活动权责混淆沟通不良进度失控资料不全会议耽搁文件复杂工作搁置……错误的行事优先顺序先做（→后做）后做（→先做）·喜欢做的事·懂得做的事·容易做的事·已排定时间的事·已经筹划的事·别人的事·紧迫的事·花少量时间即可做妥的事·与自己有利害关系的人的事·先发生的事·不喜欢做的事·不懂得做的事·不容易做的事·未排定时间的事·未经筹划的事·自己的事·不紧迫的事·花大量时间才能做妥的事·与自己无利害关系的人的事·后发生的事时间管理法则：克服拖延的的习惯(1)要有良好的组织；(2)由重要的事情开始着手工作；(3)建立一个报酬时间表；(4)培养紧急的意识；(5)以快节奏工作；(6)一旦开始，不要停止；(7)订出一段特定的时间工作；(8)从最糟的事情开始；(9)详细的计划；(10)不可找借口；(11)设定截止期限；扁鹊医术最差？•魏文王问名医扁鹊说：“你家兄弟三人，哪位最善于医术？”•扁鹊答复说：“长兄最佳，中兄其次，我最差。”•魏文王说：“为什么会是这样，你能说明白一些吗？”•扁鹊答复说：“我长兄治病，是消除病症于未发生之前。别人根本察觉不到病症，所以他的名气只有我们家才知道，根本传不出去。我中兄治病，是治于病情初起之时。一般人以为只是小病，所以他的名气不大，只有本地人才知道他。至于我扁鹊治病，是治于病情最重之后。别人看到我割肉切骨、皮肤敷上毒药等大动作，因此闻名于天下。比起我长兄与中兄，我的医术是最差的。”•魏文王说：“你说得很有道理。”分析：最好的控制就是避免失去控制•长兄——事前控制；•中兄——事中控制；•扁鹊——事后控制。•杜邦公司前总裁CrawfordGreenwalt:“每花费一片刻时间做计划，可以帮你节约3倍或4倍的执行时间。”提高生产力（1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；（2）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；（3）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；（4）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；（5）工作中断时，要有“回去工作”的驱动力；（6）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；（7）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；（8）集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；（9）设定完成工作的期限；（10）达成对别人的承诺。韩非子：下君，尽己之能，中君，尽人之力，上君，尽人之智。•有效的项目管理组织和执行能力：(1)多重的工作计划：若您越能做多重的工作计划，即代表您的能力越强；(2)规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织；(3)定义理想的结果：譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果；(4)设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它；(5)列出完整的工作清单；(6)判定限制的步骤：看看哪些事情会影响结果，想办法解决；(7)多重工作计划的管理可依循序法或并行法进行；(8)指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；(9)检核：当事情指派给别人时，一定要记得检核，