合同审批及管理流程

1合同审批及管理流程一、目的为了规范公司合同的管理，有效防范合同法律风险及保障公司对外经济活动的正常开展，制定本流程。二、范围本流程适用于有限公司及其下属公司。三、内容及规定（一）签约准备1.签订合同时，合同呈报部门应选择合适的我方公司签约单位（此项事务可向行政中心法务部咨询确认）。2.合同呈报部门应准备以下材料：2.1对方相关材料证明，合同呈报部门负责核对，并保证材料与原件相符：2.1.1最新的、已年检的工商营业执照复印件；2.1.2如对方是分公司等不具备法人资格的机构，必须得到总公司授权，授权其与我司签约；2.1.3如对方是自然人或个体工商户或个人独资企业，应提供该自然人或投资者的身份证复印件；2.1.4如果对方是上述2..1.3所指的主体，且与我方合作开办的为可能涉及预收费的项目（如餐饮、票务、美容美发、儿童游乐等），因风险较高，对方应提供一家公司作为与我方合作的担保方，并提供该担保的公司的营业执照复印件；2.1.5行政中心法务部综合考虑后，认为需要提供的其它相关的证照或支持材料。2.2《订约审批笺》（见附件）（由呈报部门负责组织合同的呈报、审核）。2.3《华润万家供应商行为守则》（对方为我方供应商，需承诺并盖章确认守则的各项条款）。2.4合同呈报部门应以签约说明的形式，对签约背景进行说明。（二）合同审核及盖章1.合同呈报部门将相关合同交由《天津华润万家生活超市有限公司合同明细表》中列明的对应审核部门进行审核。在由各审核部门审核并确认后，报送财务中心和行政中心法务部，由财务总监指定的财务部门经理（经济类合同须由财务中心税务部经理审核）和法务部经理进行审核（不涉及付款条款的合同，可以只经行政中心法务部审核）；如果合同涉及我方预付款，须报总裁审批后报送华润万家总部CFO审批。22.若审核部门对合同持有意见，相关审核人应将意见反馈至呈报部门，由呈报部门根据审核意见对合同进行修订。若相关审核部门之间持不同审核意见，则由《天津华润万家生活超市有限公司合同明细表》中列明的对应合同审批人根据实际情况确定最终的调整意见。3.合同经各审核部门审核并经合同审批人审批后提交合同签署人（授权签署人）签署，具体签署人见《天津华润万家生活超市有限公司合同明细表》。4.合同签署人需在合同中我方委托代理人或代表一栏签名。5.在合同上签名的对方单位/公司人员必须是该单位/公司的法定代表人或有签约权限的委托代理人（签约对方系自然人的必须是其本人或有签约权限的委托代理人），且签约日期必须填写。6.对方单位/公司在合同上所盖印章必须是该单位/公司的公章或者合同章。7.我方在签署合同时印章的使用须按照《印章管理程序》的相应规定进行审批。8、如合同需要上报华润万家总部审批的，由行政中心法务部报送总裁审批后报送华润万家总部审批。（三）合同保管、抄送及调阅1.合同经各方签署完毕后，合同原件由合同呈报部门保管（注：商品采购合同由全国联采、大区采购中心对应统一保管，劳动合同由各级人力资源部门对应统一保管，房屋、土地类合同、设计合同、施工合同、资产采购合同由发展中心合同管理部统一保管）。2.合同呈报部门须将签署完毕的合同复印件报送行政中心法务部进行备份（劳动合同和商品采购合同除外），并将合同复印件抄送合同履行时所涉及的公司相关部门。3.有关部门或个人因工作需要借阅合同，需填写《合同借阅、借出申请表》，持经单位负责人审批后的《合同借阅、借出申请表》至合同保管部门方可调阅合同。4.有关部门或个人因公务需要借出合同原件，需填写《合同借阅、借出申请表》，持经单位负责人及法务部经理审批后的《合同借阅、借出申请表》至合同保管部门方可借出合同。5.合同保管部门应做好合同借阅、借出登记工作，并跟进合同原件归档。（四）注意事项1.员工劳动格式合同的审核、审批工作可不按此流程操做，按人力资源中心制订的《劳动合同管理规定》相关条例执行。2.合同应使用我方制定的格式合同，对于格式合同需要更改部分，应以补充协议形式进行变更，不允许直接在格式合同上进行删除、修改。3.任何部门、门店不得以本单位名义对外签订任何合同/协议，必须以相应的子公司或总公司的名义对外签订合同/协议。4.行政中心法务部应根据业务需求会同相关部门对合同签署工作制定相应的《签约指引》。对合同签署、填报的执行过程以《签约指引》为依据。35.本流程所指的合同还包括任何形式的协议、备忘录等任何需要我公司承担责任或义务的双方或多方书面文件。6.本流程由行政中心法务部负责解释。（五）附件